COBRA Versicherungsleitfaden für Arbeitgeber

Die vom Arbeitgeber bereitgestellte Krankenversicherung ist ein großer Vorteil für Ihre Mitarbeiter, aber was passiert mit den gesundheitlichen Vorteilen des Mitarbeiters, wenn er oder sie ein Unternehmen verlässt? Für größere Arbeitgeber ist es eine Verantwortung, diese Leistungen in irgendeiner Form für eine gewisse Zeit nach der Beendigung des Mitarbeiters fortzusetzen. Diese Vorteile werden gemäß dem COBRA-Gesetz gewährt.

Wie beeinflusst COBRA mich als Arbeitgeber?

Wenn Sie ein größeres Unternehmen (mit mehr als 20 Mitarbeitern) sind und eine betriebsinterne Krankenversicherungsdeckung haben,

• müssen Sie COBRA-Deckung für Mitarbeiter anbieten, die gekündigt werden.
• Sie müssen die Kosten für die Krankenversicherung für gekündigte Mitarbeiter nicht bezahlen, aber Sie müssen sie für einen bestimmten Zeitraum auf Ihrem Gesundheitsplan halten, und zwar zu den gleichen Tarifen wie die Mitarbeiter.
• Zum Zeitpunkt der Kündigung müssen Sie den Mitarbeitern Informationen über COBRA geben, damit sie eine Entscheidung treffen können.

Das ist Ihre Verantwortung in aller Kürze. Nun, die Details.

Was ist COBRA?

COBRA steht für das Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act, ein Teil des ERISA-Gesetzes (Employee Retirement Income Security Act) von 1974. Da die Gesundheitsleistungen der Mitarbeiter an das Unternehmen gebunden sind, für das sie arbeiten, wurde das COBRA-Gesetz erlassen, um den Mitarbeitern im Falle einer Kündigung weitere gesundheitliche Vorteile zu verschaffen.

Die COBRA-Gesetze werden vom US Department of Labor durch die Employee Benefits Security Administration durchgesetzt.

Dieser Artikel enthält allgemeine Antworten auf häufig gestellte Fragen von Arbeitgebern zu den COBRA-Gesetzen und ihren Verantwortlichkeiten.

Es handelt sich nicht um einen detaillierten Bericht, sondern um Ihnen einen Überblick über Ihre Aufgaben als Arbeitgeber zu geben. Jede Situation ist anders, und wenn Sie spezifische Fragen haben, wenden Sie sich an Ihren Sachbearbeiter oder wenden Sie sich an das Arbeitsministerium. Wenn die Krankenversicherung Ihres Unternehmens über einen Planadministrator verfügt, erhalten Sie Informationen zu dieser Regelung.

Muss mein Unternehmen die COBRA-Vorschriften einhalten?

Wegen der Kosten für die Fortführung der Gesundheitspläne für die Arbeitnehmer sind kleinere Arbeitgeber nicht verpflichtet, diese einzuhalten. Es gilt nur für gewinnorientierte Unternehmen, die mindestens 20 Mitarbeiter an mehr als 50 Prozent ihrer typischen Geschäftstage im vorherigen Kalenderjahr haben. In dieser Berechnung werden sowohl Vollzeit- als auch Teilzeitangestellte gezählt. Teilzeitbeschäftigte werden basierend auf dem Prozentsatz ihrer Zeit für einen Vollzeitbeschäftigten gezählt.

Wenn zum Beispiel ein Teilzeitangestellter 20 Stunden pro Woche arbeitet und Ihre Vollzeitangestellten 40 Stunden pro Woche arbeiten, zählt der Teilzeitbeschäftigte als 50 Prozent einer Vollzeitkraft. Fügen Sie alle Vollzeit- und Teilzeitmitarbeiter hinzu, um zu sehen, ob Ihr Unternehmen das Mindestmaß für die Anforderung erfüllt.

Muss ich COBRA-Leistungen nur dem Mitarbeiter anbieten? Was ist mit Ehepartner und Kindern?

Sie müssen gedeckte Mitarbeiter, ehemalige Mitarbeiter, Ehepartner, ehemalige Ehepartner und unterhaltsberechtigte Kinder in die von Ihnen bereitgestellte COBRA-Deckung aufnehmen. Die Person, die die Leistungen erhält, muss "qualifiziert" sein. Der DOL sagt: "Ein qualifizierter Begünstigter ist eine Person, die am Tag vor dem Eintritt eines qualifizierenden Ereignisses von einem Gruppengesundheitsplan erfasst wurde, der dazu führte, dass sie die Deckung verlor."

Natürlich ist es komplizierter. Der Employer's Guide to … COBRA Benefits enthält eine Tabelle, die mehr über das Qualifying erklärt.

Wann muss ich Mitarbeitern COBRA-Vorteile bieten?

Sie müssen COBRA-Deckung beim Tod eines Mitarbeiters (bei unterhaltsberechtigten Ehegatten und unterhaltsberechtigten Kindern) oder bei Kündigung oder "Verkürzung der Arbeitszeit" anbieten. (Dieser Begriff bedeutet wahrscheinlich, dass der Mitarbeiter vom Vollzeit- in den Teilzeitstatus wechselt und Leistungen verliert.)

Möglicherweise müssen Sie auch unterhaltsberechtigten Kindern die COBRA-Deckung anbieten, wenn Ihr Gesundheitsplan die Deckung in einem bestimmten Alter abbricht.

Aber Sie müssen COBRA-Abdeckung nicht anbieten:

• für einen Mitarbeiter, der wegen "groben Fehlverhaltens" (DOL-Definition) oder
• gekündigt wurde, wenn der Mitarbeiter Anspruch auf Medicare hat.

Welche Art von Vorteil muss ich durch diese Deckung anbieten?

Die COBRA-Deckung, die Sie den Mitarbeitern zur Verfügung stellen, muss mit derjenigen übereinstimmen, die den derzeitigen Mitarbeitern im Rahmen Ihres Gesundheitsplans gewährt wird.

Wenn die Person die COBRA-Deckung wählt, muss sie in Ihrer Gruppenversicherung verbleiben.

Woher weiß ich, ob einer meiner Mitarbeiter Anspruch auf COBRA-Deckung hat?

Die Employee Benefits Security Administration legt die drei grundlegenden Anforderungen fest:

• Der Plan Ihres Unternehmens muss durch COBRA abgedeckt sein,
• Es muss ein qualifizierendes Ereignis eingetreten sein (z. B. Tod eines Mitarbeiters oder Kündigung) und
• Die Person, die den Vorteil erhält, muss qualifiziert sein , wie oben beschrieben.

Was passiert, wenn der Mitarbeiter die Abdeckung nicht übernimmt? Muss ich etwas bezahlen?

Einige Mitarbeiter haben möglicherweise eine alternative Form der Krankenversicherung durch einen Ehepartner oder durch das Affordable Care Act. Diese Personen können sich entscheiden, sich nicht für die von Ihrem Unternehmen bereitgestellte COBRA-Deckung anzumelden.

Wie lange muss ich für diese COBRA-Deckung bezahlen?

Im Falle einer Kündigung oder Reduzierung der Stunden müssen Sie die COBRA-Abdeckung bis zu 18 Monate lang aufrechterhalten und bezahlen. In anderen Fällen kann eine COBRA-Deckung bis zu 36 Monate erforderlich sein. Dies ist eine der komplizierten Diskussionen, die es am besten ist, mit einer qualifizierten Leistungsperson zu haben.

Wie und wann muss ich den Mitarbeiter über diese COBRA-Abdeckung informieren?

Wenn Sie mit einem Mitarbeiter über Kündigungs- oder Kürzungsstunden sprechen, müssen Sie diese Informationen und die Möglichkeit zur Registrierung angeben. Das DOL nennt dies ein "Qualifying Event". Die gleiche Gelegenheit muss den Angehörigen eines verstorbenen Mitarbeiters gewährt werden. Es ist eine gute Idee, Informationen über die COBRA-Abdeckung zu sammeln und diesen Punkt zu Ihrer Beendigungs-Checkliste hinzuzufügen.

Es gibt spezifische Benachrichtigungsdokumente, die Sie dem Mitarbeiter geben müssen. Ein gutes Dokument ist der Employee Guide to Health Benefits unter COBRA (PDF).

Wer bezahlt COBRA-Abdeckung?

Der Mitarbeiter muss für die Deckung bezahlen, muss diese jedoch zum Gruppenversicherungssatz Ihres Unternehmens bereitstellen. Es wird immer weniger üblich für Mitarbeiter, COBRA Abdeckung zu wählen, weil sie andere Optionen haben, wie eine der staatlichen Marktplänen durch das Affordable Care Act (Obamacare). Die Person mit der Deckung muss auch alle Selbstbehalte zahlen und alle Mitversicherungszahlungen leisten. Etwaige Kostenerhöhungen für die Deckung müssen von der versicherten Person bezahlt werden.

Was mache ich, wenn ein Mitarbeiter COBRA-Abdeckung wünscht?

Nehmen wir an, Sie haben einem gekündigten Mitarbeiter die Informationen zur COBRA-Deckung vorgelegt. Wenn der Mitarbeiter Deckung wünscht, sollten Sie die Informationen bereitstellen, damit die Person die Versicherungsgesellschaft Ihres Unternehmens kontaktieren kann, um sich anzumelden.

Der ehemalige Mitarbeiter hat eine bestimmte Zeitspanne, in der er sich für diese Berichterstattung anmelden kann, eine so genannte "Wahlperiode". Wenn sich die Person während dieses Wahlzeitraums nicht anmeldet und die erforderlichen Prämien zahlt, können sie aus der Deckung gestrichen werden.

Sind Mitarbeiter für die COBRA-Deckung während Abwesenheitstage berechtigt?

Eine Beurlaubung ist kein qualifizierendes Ereignis für die COBRA-Abdeckung; Mitarbeiter sind während der Abwesenheit des FMLA (Family Medical Leave Act) nicht berechtigt.

Muss ich jemandem Bericht erstatten?

Sie als Arbeitgeber müssen Ihren Administrator des Gesundheitswesens über eine qualifizierende Veranstaltung informieren, wie die Kündigung eines Mitarbeiters. Sie müssen das Arbeitsministerium nicht benachrichtigen.

Wird COBRA durch Obamacare ersetzt?

Das COBRA-Gesetz ist immer noch in Kraft, aber gekündigte Mitarbeiter haben jetzt mehr Möglichkeiten, nach Beendigung eine eigene Krankenversicherung zu finden. Diese Optionen umfassen jetzt die Deckung nach dem Affordable Care Act (Obamacare).