Schreiben von Fähigkeiten - Kommunizieren mit Worten

Von all den Klassen, die ich in der Schule und im College absolviert habe, waren die beiden, die mir am meisten in meiner Karriere geholfen haben, Englischkomposition und Wirtschaftsenglisch. In diesen Kursen lernte ich effektive Schreibfähigkeiten, die ich bei jedem Job, den ich je hatte, angewandt habe. Keine andere Arbeit als meine Arbeit auf dieser Website beinhaltete das Schreiben als Teil meiner Stellenbeschreibung. Trotzdem musste ich bei jedem Job schreiben, und es war selbstverständlich, dass ich das tun konnte.

Dies ist bei den meisten Aufträgen der Fall - unabhängig davon, ob Sie interne Memos schreiben, mit Kunden korrespondieren oder Vertriebsmaterialien entwerfen müssen. Schöne Prosa und Poesie zu schreiben ist ein Talent. Effektives Schreiben ist jedoch eine Fähigkeit, die erlernt werden kann.

Organisieren Sie Ihr Schreiben

Ob Sie Ihrem Kollegen ein Memo oder einen Bericht für Ihren Chef verfassen, Sie sollten entscheiden, welche Informationen Sie übermitteln möchten. So geht's:

1. Listen Sie alle Elemente auf, die Sie in Ihrem Memo oder Bericht diskutieren müssen.
2. Ordne sie in Ordnung - von den meisten bis zu den unwichtigsten.
3. Schreiben Sie eine kurze Zusammenfassung Ihres gesamten Memos - dies wird Ihr erster Absatz sein.
4. Erweitern Sie alle in Schritt 1 aufgelisteten Elemente.
5. Wenn vom Empfänger eine Aktion ausgeführt werden muss, geben Sie dies in Ihrem abschließenden Absatz an.

Einige Tipps

Vermeide Wortlichkeit. Sag laut, was du zu schreiben versuchst. Hören Sie, wie die Worte klingen. Zum Beispiel könnte der Satz "Ich habe herausgefunden, dass ich einen Blick auf unsere vergangenen Verkaufszahlen werfen sollte, um einen Plan zu entwickeln, der uns hilft, unsere Verkaufstechnik neu zu bewerten", einfacher gesagt werden: "Ich muss ein Schauen Sie sich unsere vergangenen Verkaufszahlen an, um unsere Verkaufstechnik neu zu bewerten. "

Schreiben Sie für Ihre Zielgruppe.

Verwenden Sie eine einfache Sprache. Sie möchten nicht, dass der Leser ein Wörterbuch benötigt, um zu entschlüsseln, was Sie sagen wollen. Sie sollten nicht versuchen, Ihren Leser mit Ihrem riesigen Vokabular zu beeindrucken. Wahrscheinlich werden Sie Ihren Leser stattdessen frustrieren. Die meisten Menschen jonglieren mehrere Aufgaben gleichzeitig und sind daran interessiert, nur die notwendigen Informationen zu erhalten.

Sie sind dafür verantwortlich, dass dies geschieht. Anstatt zu sagen: "Seine gesellige Natur bescheinigt ihm einen Superlativkandidaten für den Job", sagt er. "Seine Freundlichkeit macht ihn zu einem Spitzenkandidaten für den Job."

Haltet euch vom Jargon fern, den euer Leser vielleicht nicht versteht. Wenn Ihre Arbeit sehr technisch ist, aber die Person, an die Sie schreiben, in diesem Bereich nicht gut bewandert ist, halten Sie sich an Wörter, die diese Person versteht. Wenn Sie beispielsweise ein Website-Designer sind, macht dieser Satz in einem Memo an Ihren Kunden, einen Psychologen, keinen Sinn: "Was möchten Sie, dass ich als BGCOLOR für Ihre Website verwende: # ADD8E6 oder #FFFFFF?" Jeder, der sich mit Webseitendesign auskennt, weiß, dass diese Frage übersetzt werden kann zu "Was wünscht Ihnen die Hintergrundfarbe Ihrer Seite: Hellblau oder Weiß?"Erwarten Sie jedoch nicht, dass Ihre Klientin mit diesem Fachjargon vertrauter ist als mit ihrer Diskussion über einen psychologischen Begriff wie Trichotillomanie.

Ein Klischee am Tag hält den Leser fern - oder zumindest nicht Erinnere dich daran, was du sagst, du willst, dass dein Schreiben einprägsam bleibt, weil wir oft Klischees hören, werden wir für sie desensibilisiert. "Die Worte sind also nicht eindeutig mit deinem Schreiben verbunden.

Anstatt zu sagen" Verschiebe nicht auf morgen, was du heute tun kannst "in einem Memo an einen Untergebenen, den du versuchst zu motivieren. Sag einfach:" Hör auf zu zögern. Jetzt die Arbeit erledigen. "

Wenn möglich, benutze die aktive Stimme. Die aktive Stimme macht deinen Satz stärker und kürzer. Versuchen wir es mit diesen Beispielen. Passive Stimme:" Der Umsatz stieg aufgrund der Vernetzung. "Aktive Stimme : "Meine Vernetzung hat den Umsatz gesteigert."

Seien Sie nicht überflüssig. Es ist nicht notwendig zu sagen "2 p. m. am Nachmittag "oder" die werdende schwangere Frau. "Sagen" 2 p. m. "oder" 2 am Nachmittag "oder" die werdende Frau "oder" die schwangere Frau "vermitteln alles, was Sie sagen wollen und sind weniger wortreich.

Achten Sie natürlich auf Grammatik. Verwenden Sie Strunks und White's > Elements of Style , verfügbar im Web Ein gutes Wörterbuch sollte in der Nähe stehen, zusammen mit einem Thesaurus. Mit einem Thesaurus können Sie Ihre Texte frisch halten, indem Sie eine Vielzahl von Wörtern finden, die Sie verwenden können. Diese Ressourcen sind online verfügbar.

Korrekturlesen ist eines der wichtigsten Dinge, die Sie tun können. Da Sie wahrscheinlich den Großteil Ihres Schreibens auf einem Computer schreiben, haben Sie Zugang zu automatisierten Rechtschreib- und Grammatikprüfprogrammen. im falschen Kontext verwendet wird, kann von computergestützten Rechtschreibprüfern übersehen werden, zum Beispiel der Satz "An die Mitarbeiter nahmen auch zwei Sitzungen über die Gnu-Software teil" würde die Rechtschreibprüfung ohne Rechtschreibfehler durchlaufen. wenn möglich, wenn die Zeit es zulässt, setzen Sie Ihre compositi weg, und Korrekturlesen es später, oder noch besser, am nächsten Tag.