Wer sollte einen Bewerbungsbrief an einen Stellenbewerber unterschreiben?

Sehr geehrte Frau Susan,

Apropos Angebotsbriefe: Welcher HR-Mitarbeiter oder -Manager wird voraussichtlich einen von einem HR-Assistenten erstellten Angebotsbrief prüfen und wie viele Monate sollte dieser Prüfungsprozess fortgesetzt werden? der Personalassistent ist ein neuer Mitarbeiter? Wenn der Personalassistent ein erfahrener Mitarbeiter ist?

Wer sollte der Unterzeichner eines Angebotsbriefs sein? Soll es der Personalassistent sein, der das Angebotsschreiben erstellt, oder der übergeordnete Mitarbeiter oder Manager, der das Angebotsschreiben überprüft (falls eine Überprüfung erwartet wird)?

Vielen Dank für die Hilfe, die Sie bei der Beantwortung dieser Fragen leisten können.

Lieber Belinda,

Meine Antworten auf diese beiden Fragen sind strikt meine Meinung, da keine rechtlichen Fragen in den Antworten enthalten sind. Als ich als interimistischer Personalleiter für eine Kundenfirma arbeitete, schickte der Personalassistent zwischen dem ehemaligen Personalchef und meiner Übernahme einen Angebotsbrief mit dem falschen Gehalt. Ich wusste es sofort, als ich es aus dem Dokumentenstapel holte, der mich bei meiner Ankunft begrüßte, weil es für den Job zu niedrig war.

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Ich erkenne zwar an, dass in einigen Organisationen der HR-Manager, Direktor oder VP - nach meiner Erfahrung niemals ein HR-Assistent - die Stellengesuche unterschreibt, die an Kandidaten gehen, dies ist jedoch in der Privatwirtschaft schlecht. Es ist nicht die HR-Person, die das Angebot macht. Die HR-Person konsultiert den Einstellungsmanager, der die endgültige Entscheidung über einen Kandidaten trifft und den Angebotsbrief unterschreibt.

Das Angebotsschreiben ist das Engagement des Managers gegenüber dem neuen Mitarbeiter. Mit dem Angebot bestätigt er sein Engagement für den Erfolg des neuen Mitarbeiters. Die Aufnahme eines neuen Mitarbeiters ist Teil des gesamten Rekrutierungs-, Auswahl- und Einstellungsprozesses. Sie alle sind Komponenten im Onboarding-Prozess.

Das Stellenangebot ist ein weiterer Teil der Begrüßung des neuen Mitarbeiters in Ihrer Organisation und der Wunsch des neuen Mitarbeiters. Es sendet eine stärkere Nachricht, wenn es vom neuen Chef des potenziellen Angestellten kommt.

Ausnahmen von empfohlenen Praktiken

Im öffentlichen Sektor, bei Fortune-500-Unternehmen und bei von der Gewerkschaft vertretenen Arbeitsplätzen weiß ich, dass sich diese Praxis unterscheiden kann. Wenn eine Organisation groß ist und die Mitarbeiter logistisch über viele Standorte verstreut sind, führt dies zu mehr Zeit und Verwirrung bei der Erstellung von Stellenangeboten.

Größere Organisationen haben die zusätzliche Herausforderung der Kohärenz über mehrere Standorte hinweg, so dass ein Großteil der Systematisierung von Beschäftigungspraktiken bei HR liegt.

An einem gewerkschaftlich vertretenen Arbeitsplatz, insbesondere im öffentlichen Sektor, hat der Manager möglicherweise nicht das letzte Wort in der Person, die den Job erhält.Sie kann vertraglich durch Faktoren wie Seniorität und Bildung bestimmt werden. In diesen Fällen ist es auch sinnvoll, dass der Papierkram aus dem HR-Personal stammt. Sie sind dafür verantwortlich sicherzustellen, dass die Arbeitsbedingungen und Praktiken dem Vertrag entsprechen.

In jedem dieser Fälle sollte die Personalabteilung ihren Anwalt bitten, das Angebotsbriefformat und -verfahren zu überprüfen, um sicherzustellen, dass sie ordnungsgemäß, rechtlich und vom Arbeitgeber geschützt sind.

Sofern das Angebotsschreiben nicht vom Standardformat abweicht, ist es normalerweise nicht erforderlich, einen Anwalt zu bitten, jeden einzelnen Brief zu prüfen.

Sollte ein Personalmanager oder ein Direktor alle Stellenangebote prüfen?

Meine Schlussfolgerung aus der Erfahrung, die ich zuvor in diesem Artikel erwähnt habe, ist, dass jedes Dokument, das das Unternehmen rechtlich oder finanziell verpflichtet, von einem HR-Manager oder Direktor überprüft werden muss. Hier ist der Grund:

• Ein Angebotsschreiben und viele andere Dokumente, die von HR-Mitarbeitern versandt werden, verpflichten das Unternehmen rechtlich. Sicher, wenn ein Fehler von $ 10, 000 gefunden wird, können Sie das Angebot zurückziehen und erklären, dass es ein Tippfehler war, der von einem unerfahrenen Mitarbeiter gemacht wurde, aber warum eröffnen Sie dem Unternehmen eine Situation, in der ein geändertes Gehaltsangebot verlängert werden muss. unglückliche neue Mitarbeiter könnten immer noch den Job übernehmen, oder Sie könnten einen perfekt geeigneten Kandidaten verlieren, der aufgrund eines Fehlers deflationiert und verwundet ist. Darüber hinaus könnte es Ihre Firma für rechtliche Schritte öffnen.
• Um das falsche Jobangebot mit dem gleichen Beispiel zu honorieren, ist es ebenso unattraktiv. Bevor das Unternehmen das Angebot ausweitete, recherchierte jemand in der Personalabteilung den Markt, überprüfte, was andere Mitarbeiter in ähnlichen Jobs machen, und schloss mit einem entsprechenden Stellenangebot ab. Die Auswirkungen sind also noch größer, wenn andere Mitarbeiter die Gehaltsdifferenz erfahren.
• Unabhängig von der Erfahrung eines Personalassistenten, der in einem HR-Büro das Angebot für den Versand vorbereiten sollte, ein zweites Augenpaar, das alles prüft, was das Unternehmen möglicherweise finanziell verpfänden oder die Tür für eine Klage öffnen könnte, ist schlau. Unternehmen erwarten mehr Wachsamkeit und Aufsicht von Mitarbeitern, die Manager oder Direktor sind.
• Ein Kommunikationsfehler könnte zu falschen Arbeitsbedingungen führen, die nicht ausgehandelt oder einem Kandidaten versprochen wurden. Zum Beispiel weiß der Personalassistent möglicherweise, dass der Job 40.000 Dollar zahlen würde, aber im Verlauf des Verhandelns wurde dem Kandidaten mehr plus ein Unterzeichnungsbonus angeboten und im täglichen geschäftigen Zustand hat der Manager dem Personalassistenten nicht mitgeteilt.
  Wenn ein Bewerber ein falsches Angebot erhält, wertet er die Integrität Ihres Unternehmens neu aus. Sie schaffen eine Barriere für die Akzeptanz, die unnötig war, da der Kandidat sich um den Umgang mit der Situation sorgt.
• Dokumente, die an Personen gehen, die Sie für Ihre Firma gewinnen möchten, müssen fehlerfrei sein. Sie signalisieren dem potenziellen Mitarbeiter eine Botschaft über die Kultur Ihres Unternehmens. Selbst ein Tippfehler kann einem Kandidaten eine Pause geben. Eine Kopie des Dokuments wird ebenfalls jahrelang in Ihren Firmendateien gespeichert.In den meisten Fällen ist ein zweites Augenpaar, das das Dokument überprüft, eine kluge Vorgehensweise.

Ich sehe keine Überprüfung von Dokumenten, die das Unternehmen finanziell oder potentiell rechtlich als Kritik an Wissen, Erfahrung oder Sorgfalt eines HR-Assistenten verpflichten. Aus all diesen Gründen ist es eine kluge Geschäftspraxis.

Hinweis zu Stellenangeboten: Die Personalabteilung sollte ihren Anwalt bitten, das Angebotsbriefformat und -verfahren zu überprüfen, um sicherzustellen, dass sie ordnungsgemäß und legal sind und dem Arbeitgeber rechtlichen Schutz bieten. Sofern das Angebotsschreiben nicht vom Standardformat abweicht, ist es normalerweise nicht erforderlich, einen Anwalt zu bitten, jeden einzelnen Brief zu überprüfen.

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