Jahresabschluss Lohnsteueraufgaben für Arbeitgeber

Frage: Welche Jahresabschlussaufgaben muss ich beachten?

Zusätzlich zur Steuerplanung ist der Dezember auch die Zeit, um die Lohnabrechnungsaufgaben am Jahresende abzuschließen und sich auf das neue Abrechnungsjahr vorzubereiten. Hier sind ein paar Erinnerungen, um Ihnen zu helfen, Ihre Gehaltsabrechnung für dieses Jahr zu schließen und sich für die Lohnsteuern im nächsten Jahr vorzubereiten.

Mitarbeiter W-4 Formular - Einbehaltungszertifikat des Mitarbeiters

Mitarbeiter können W-4-Formulare jederzeit ausfüllen, und das Ende des Kalenderjahres ist ein guter Zeitpunkt, um sie daran zu erinnern, ihren W-4 zu überprüfen, um sicherzustellen, dass die Informationen korrekt sind und der Betrag sie wollen von Bundessteuern abgezogen werden, ist genau.

Wenn Ihr Staat eine Einkommenssteuer verlangt, sollten die Mitarbeiter auch das Einkommensteuer-Quellensteuerformular ihres Landes auf Änderungen und Quellensteuer prüfen. Nur eine Erinnerung daran, dass Mitarbeiter ihre W-4-Formulare das ganze Jahr über so oft ändern können, wie sie wollen, natürlich nicht mehr als einmal für einen Gehaltsscheck.

Nicht-Mitarbeiter W-9-Formular - Antrag auf Steueridentifikationsnummer und -bescheinigung

Ein W-9-Formular ähnelt dem W-2-Formular, ist jedoch für Nicht-Angestellte bestimmt. Das W-9-Formular wird verwendet, um die Adresse und Steueridentifikationsnummer der Person zu überprüfen. Die Steueridentifikationsnummer ist die wichtigere Information, weil der IRS dies verwendet, um 1099 von Steuerzahlern mit 1099 von den Arbeitgebern eingereicht eingereicht übereinstimmen.

Bestellen Sie W-2 Formulare und 1099-MISC Formulare

Wenn Sie Ihre eigenen W-2 Formulare (die Jahressteuerübersicht für Mitarbeiter) und 1099-MISC Formulare (Jahresende) versenden Steuerübersicht für unabhängige Auftragnehmer), ist jetzt die Zeit, Formulare für dieses Steuerjahr zu bestellen.

Wenn Sie einen Gehaltsabrechnungsdienst haben, stellen Sie sicher, dass sie im Januar über die erforderlichen Informationen für die Erstellung dieser Formulare verfügen. Denken Sie daran, dass W-2-Formulare und 1099-MISC-Formulare vor Ende Januar bei Einzelpersonen eingereicht werden müssen.

Sie können W-2-Formulare aus Bürobedarfsgeschäften oder vom IRS erhalten. Sie können kein W-2-Formular verwenden, das Sie aus dem Internet herunterladen, da die rote Tinte auf Kopie A speziell ist und nicht kopiert werden kann.

Sie müssen das offizielle Formular verwenden.

Weitere Informationen zu W-2s und 1099s

Verifizieren von Mitarbeiternamen und Sozialversicherungsnummern (SSNs)

Bevor Sie W-2-Formulare vorbereiten, wenden Sie sich an die Social Security Administration, um sicherzustellen, dass Angestellte und Sozialversicherungsnummern korrekt sind. Übereinstimmung und sind genau. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Business Services Online der SSA.

Überprüfen Sie Informationen, die keine Mitarbeiter sind, bevor Sie 1099-MISC-Formulare senden.

Bevor Sie einen Nichtangestellten, wie einen Vertragspartner oder ein Unternehmen, das Sie bezahlt haben, entsenden, müssen Sie die Steuernummer für diese Person überprüfen. Wie oben erwähnt, müssen Sie ein W-9-Formular senden, um die Adresse und Steuernummer zu erhalten.

Andere Jahresabschluss-Lohnsteueraufgaben

• Stellen Sie sicher, dass Arbeitnehmerlöhne im richtigen Jahr erfasst werden. Entscheidend ist die Verwendung des Buchhaltungskonzepts des konstruktiven Zugangs als Datum, an dem die Person uneingeschränkten Zugang zu den Geldern hat. Also, setzen Sie den Lohn in das richtige Jahr, indem Sie das Gehaltsscheckdatum verwenden. Wenn Sie in der letzten Dezemberwoche die Löhne der Angestellten zahlen, der Gehaltsscheck aber im Januar datiert ist, dann zählt das Einkommen im Januar. Die Ausnahme ist, wenn Sie aus irgendeinem Grund Löhne im Dezember für Angestellte vorauszahlen, für Löhne sind sie für Januar geschuldet. Lesen Sie mehr über die zeitliche Staffelung der Gehaltsschecks für Mitarbeiter am Jahresende sowie andere Zeit- und Ertragsprobleme am Jahresende.
• Legen Sie fest, wie Sie mit Gehaltsabrechnungen von Mitarbeitern umgehen, die für längere Zeit nicht eingelöst wurden . Sie müssen sich ernsthaft darum bemühen, den Mitarbeiter zu finden (verwenden Sie zertifizierte Briefe, damit Sie zeigen können, dass der Brief nicht zustellbar war). Wenn Sie den Mitarbeiter nicht finden können, sind Sie gesetzlich verpflichtet, nicht ausgezahlte Gehaltsschecks an Ihre staatliche Finanzabteilung zu übergeben. Sie werden weiter daran arbeiten, das Individuum zu finden. Sie müssen auch die Gehaltsverbindlichkeit für den ungezahlten Gehaltsscheck in Ihrem Buchhaltungssystem berücksichtigen. Die Art und Weise, wie es gehandhabt wird, hängt von der Wahrscheinlichkeit ab, dass der Mitarbeiter den Scheck einlösen wird.
• Bestimmen Sie steuerpflichtige Beträge für Mitarbeiter W-2s für bestimmte Leistungen, einschließlich Prozentsätzen für die persönliche Nutzung von Firmenfahrzeugen und Mobiltelefonen durch Eigentümer und Angestellte sowie vom Arbeitgeber gezahlte Ausbildungskosten, die steuerpflichtig sein können. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Steuerberater nach den Meldepflichten für diese Leistungen.