Was ist eine Rechnung und was beinhaltet sie?

Was ist eine Rechnung?

Eine Rechnung, manchmal als Verkaufsrechnung bezeichnet, ist eine Rechnung, die von einem Anbieter eines Produkts oder einer Dienstleistung an den Käufer gesendet wird. Die Rechnung begründet eine Verpflichtung des Käufers zur Zahlung einer Forderung. Mit anderen Worten ist die Rechnung eine schriftliche Überprüfung der Vereinbarung zwischen dem Käufer und dem Verkäufer der Waren oder Dienstleistungen.

Rechnungen sind ein wichtiger Teil des Buchhaltungs- und Buchhaltungs-Aufzeichnungssystems Ihres Unternehmens, da sie Verkaufstransaktionen aufzeichnen.

Was beinhaltet eine Rechnung?

Die üblichen Abschnitte in einer Rechnung enthalten:

• Datum , für das die Rechnung erstellt wurde. Vergiss das nicht! Das Datum der Rechnung startet die Uhr, die der Kunde ankreuzt. Wenn Sie Bedingungen haben (eine Zahlungsfrist), möchten Sie das Datum angeben, damit jeder weiß, wann die Zahlung fällig ist.
• Namen und Adressen von Kunde und Lieferant. Wenn Sie die Rechnung in einer Buchhaltungssoftware erstellen, benötigen Sie möglicherweise nur die E-Mail-Adresse des Kunden, aber es ist immer noch eine gute Idee, die physische Adresse zu erfassen und anzugeben, falls Sie einen echten Brief oder ein Dokument senden müssen.
• Kontaktpersonen von Einzelpersonen in den beiden Unternehmen (oder Unternehmen und Einzelpersonen). Es ist eine gute Regel für Kundenbeziehungen, um sicherzustellen, dass Sie Namen korrekt buchstabieren.
• Beschreibung der gekauften Artikel , entweder Produkte oder Dienstleistungen, einschließlich Preise und Mengen. Oft haben Sie Standardartikelbeschreibungen und Inventarnummern. Seien Sie jedoch so genau und detailliert wie möglich, wenn Sie die Rechnung erstellen. Dies vermeidet Verwirrung und "ich wusste es nicht" Probleme.

• Zahlungsbedingungen. Zum Beispiel könnte der Anbieter "netto 30 Tage" angeben, was bedeutet, dass der gesamte Betrag innerhalb von 30 Tagen fällig ist.

So können Sie einen Kunden in Rechnung stellen

Sie verwenden möglicherweise eine Online-Buchhaltungssoftware für Unternehmen oder verwenden möglicherweise eine vorgedruckte Rechnung, die Sie ausfüllen werden. Der Prozess funktioniert für beide Fakturierungsprozesse auf die gleiche Weise.

Sie erstellen eine Rechnung erst, nachdem Sie das Produkt oder die Dienstleistung an den Kunden geliefert oder geliefert haben.

• Beginnen Sie mit und identifizieren Sie den Kunden . In einigen Fällen möchten Sie möglicherweise auch einen Unterkunden oder Job in der Datei dieses Kunden identifizieren.
• Schließen Sie frühere Dokumentennummern ein, die sich auf diesen Verkauf beziehen, einschließlich einer Bestellung oder eines Verkaufsvertrags oder einer Schätzung.
• Identifizieren Sie die Artikel, die verkauft und geliefert wurden . Normalerweise würden Sie den Namen des Produkts oder der Dienstleistung, die Menge (oder Zeit für Dienstleistungen) und die Rate (pro Artikel oder pro Stunde) angeben. Wenn Sie Online-Software verwenden, wird die Summe für jedes Element berechnet. Dies ist der Ort, an dem Sie möglicherweise einen Artikel als "Rückstand" klassifizieren müssen."
• Jedes Element erhält eine eigene Zeile und die Summe aller Zeilen wird hinzugefügt.
• Als nächstes werden Sie alle vom Kunden bereits vorgenommenen Einzahlungen oder alle Rabatte < Auf diese Rechnung angewendet. Möglicherweise möchten Sie den Kunden verschiedene Zahlungsmethoden anbieten und möglicherweise einen Rabatt für die Zahlung in bar gewähren.
• Geben Sie die
• Versandbedingungen für die versendeten Produkte an. : FOB-Versandstelle oder FOB-Destination (FOB steht für "free on board") Wenn die Bedingungen FOB-Versandstelle sind, zahlt der Versender (das ist der Verkäufer) den Versand Wenn die Bedingungen FOB-Destination sind, bezahlt der Käufer den Versand Es ist auch eine gute Idee zu bemerken, wenn der Kunde den Artikel oder die Artikel abholt, falls es irgendeine Frage über den Artikel gibt, der erhalten wird. Geben Sie die
• Verkaufsbedingungen ein. Das heißt, wann Sie möchten, dass der Käufer zahlt, und geben Sie einen Rabatt für die vorzeitige Zahlung? Die Bedingungen lauten wie folgt: 2/10 Netto / 30. Das bedeutet, dass Sie 2% Rabatt gewähren, wenn Sie zahlen. innerhalb von 10 Tagen erhalten, und der gesamte Saldo ist in 30 Tagen fällig. Rechnungen können an einen Kunden gesendet, per E-Mail versandt oder gefaxt werden.

Wenn ein Kunde zahlt, sollte die Rechnungsnummer auf dem Kaufbeleg vermerkt und mit dem Buchungsbeleg in Ihrer Buchhaltungssoftware abgeglichen werden, damit klar ist, dass die Rechnung bezahlt wurde. Die Zahlung nimmt den ausstehenden Betrag aus Ihrem Debitorenkonto.

Rechnungen vs. Bestellungen

Rechnungen werden manchmal mit Bestellungen verwechselt. Bestellungen (POs) liegen vor der Transaktion und Rechnungen nach der Transaktion. Bestellungen erfassen einen Auftrag eines Kunden an einen Lieferanten oder Lieferanten. In einer Rechnung wird dagegen der Eingang des Produkts oder der Dienstleistung erfasst und, wie oben erwähnt

Einige Beispiele für Rechnungen

Susan Ward, Small Business-Canada Expert, hat eine Beispielrechnung Dies schließt kanadische Informationen ein, aber es gibt Ihnen eine Vorstellung davon, was eine Rechnung enthält . Allena Tapia, Freelance Writing Expert, verfügt über eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen einer Rechnung.