Was Sie über Projekt-Governance-Strukturen wissen müssen

Wissen Sie, was Projekt-Governance ist und wie es aussieht? Oder was tun, wenn Sie in einer Umgebung arbeiten, in der es nicht existiert? Beginnen wir mit einer Definition.

Project Governance: Eine Definition

"Governance" in Projektmanagementbegriffen bezieht sich auf die Richtlinien, Prozesse, Standards, Verfahren und Richtlinien, die bestimmen, wie Projekte in Ihrer Organisation geführt, ausgeführt und kontrolliert werden.

Governance kann umfangreich und "schwer" sein, mit viel Bürokratie oder skizzenhaft und "leicht" (in diesem Fall ist sie wahrscheinlich ineffizient).

Manager sollten die richtige Governance für ihre Umgebung und Kultur anstreben. Sicherstellen, dass Ihre Governance-Richtlinien zweckmäßig sind, ist ein Schlüsselfaktor, um sicherzustellen, dass sie effektiv sind.

Governance beginnt oben. Der Vorstand des Unternehmens sollte sich der Idee einer guten Unternehmensführung und der Tatsache verpflichtet fühlen, dass die Projekte innerhalb der festgelegten Richtlinien ordnungsgemäß verwaltet werden sollten. Diese Einstellung und die Standards, die erwartet werden, werden auf Projektteams und Projektleiter (und Programmteams, wo diese existieren) herunterfallen.

Warum Projektsteuerung wichtig ist

Ihr Projektsponsor und andere wichtige Interessengruppen möchten wissen, dass Sie das Projektbudget auf die richtige Weise ausgeben. Sie möchten sehen, dass Sie den Fortschritt Ihres Projekts effektiv verfolgen und sich einarbeiten, um das Projektrisiko nach Bedarf zu steuern.

Aber die Gründe für eine gute Regierungsführung bei Projekten gehen noch weiter.

Governance wird von Kunden gefordert, insbesondere von denen im öffentlichen Sektor.

Regierungen und Aufsichtsbehörden fordern (und setzen in einigen Fällen bestimmte Standards durch) für bestimmte Projekte. Governance ist nicht nur eine interne Angelegenheit: Viele Unternehmen, die in geregelten Märkten tätig sind, müssen sich an Vorgaben externer Gesetze wie Sarbanes-Oxley halten. Die Projekt-Governance macht einen kleinen Teil davon aus, dass Sie nachweisen können, dass Ihr Unternehmen effektiv und innerhalb der festgelegten Richtlinien und Vorschriften für Ihre Branche arbeitet.

Die Projektsteuerung hilft Ihnen auch dabei:

• Verbessern Sie Ihre Kapitalrendite und verfolgen Sie diese Investitionen effektiv
• Gewinnen Sie Buy-in für Projekte
• Vermeiden Sie die üblichen Gründe, warum Projekte scheitern
• Effizienter kommunizieren
• Standardisierung über Projekte hinweg einführen, Leistung leichter vergleichen
• Risiko minimieren
• Mitarbeiter in einer strukturierten Umgebung entwickeln und motivieren

Wie Projekt-Governance aussieht

Jetzt wissen wir, was Projekt-Governance ist, was macht sie wie bei einem Projekt aussehen? Hier sind die Arten von Aktivitäten, die Governance in einer Projektumgebung demonstrieren:

• Es gibt einen disziplinierten Projektmanagement-Lebenszyklus, der definierte Punkte für die Genehmigung enthält.Dies sind Punkte, an denen die Tragfähigkeit des Projekts diskutiert wird und eine Entscheidung getroffen wird, ob die Arbeit fortgesetzt werden soll oder nicht.
• Projekte haben einen eindeutigen Geschäftsfall und Geschäftsfälle verfügen über genügend Informationen, um Managementteams in die Lage zu versetzen, die richtigen Entscheidungen zu treffen.
• Diese Entscheidungen werden angemessen dokumentiert und kommuniziert.
• Personen, die an Projekten arbeiten, haben Rollen und Verantwortlichkeiten definiert.
• Es gibt eine Kultur des kontinuierlichen Lernens, die es den Projektteams ermöglicht, sich kontinuierlich zu verbessern und die gewonnenen Erkenntnisse in einer schuldfreien Umgebung zu diskutieren.
• Es gibt Prozesse und Verfahren, die Projektteams in die Lage versetzen, ihr Projekt zu überprüfen und bei Bedarf um unabhängige Unterstützung zu bitten.
• Stakeholder sind engagiert und vertrauen dem Prozess.
• Projektteams bestehen aus Personen, die in den relevanten Rollen erfahren und qualifiziert sind.

Die Governance von Projekten ist mit den Governance-Strukturen in der gesamten Organisation verknüpft. Wenn Sie glauben, dass das Hauptziel der Projektsteuerung darin besteht, sicherzustellen, dass Projekte auf die richtige Art und Weise durchgeführt werden, können Sie sehen, wie sie sich auf Corporate Governance, Corporate Risk Management und vieles mehr beziehen.

Projektsteuerung sollte sich nahtlos in Ihre aktuellen organisatorischen Prozesse einfügen. Mit anderen Worten, erstellen Sie keinen brandneuen Finanzmanagement-Prozess, wenn Sie bereits einen haben, der in anderen Bereichen funktioniert! Verwenden Sie das, was derzeit vorhanden ist, und optimieren Sie Unternehmensprozesse, um sie für die Verwendung in einer Projektumgebung geeignet zu machen.

5 Schwerpunkte für die Projektsteuerung

Wenn Sie anfangen, sich damit zu befassen, werden Sie feststellen, dass die Projektsteuerung durch alle Elemente des Projektmanagements hindurchgeht.

Es gibt jedoch einige Schlüsselbereiche, in denen Governance besonders relevant ist.

1. Methoden und Prozesse: Diese helfen Ihnen, zuverlässig und nachhaltig Arbeit zu liefern.
2. Wissensmanagement: Dies ist entscheidend für das Gelernte und dafür, dass die Organisation von der Projekterfahrung profitiert. Wissensmanagement ist wichtig, wenn Sie die gleichen Fehler mehrmals hintereinander vermeiden wollen.
3. Projektmanagement-Fälligkeit: Mit zunehmender Reife Ihres organisatorischen Projektmanagements erhöht sich auch Ihre Fähigkeit, erfolgreich zu liefern.
4. Senior Buy-in: Das Engagement für die Projektsteuerung beginnt an der Spitze. Wenn Sie Managementunterstützung haben, wird dies auf allen Ebenen des Unternehmens nach unten kaskadieren und der Ansatz zur Governance wird nachhaltiger sein.
5. Unterstützende Kultur: Eine Kultur der Unterstützung, nicht der Schuld, wird sicherstellen, dass Projektmanager die richtige Umgebung haben, in der sie sich entwickeln können. Eine unterstützende Kultur unter der Leitung des Projektmanagementbüros oder des Projektleiters wird den Projektmanagern dabei helfen, ihre Ziele und die des Projekts zu erreichen.

Was zu tun ist, wenn es keinen Corporate Standard gibt

Viele Projektmanager in kleineren Organisationen finden Projekte in einer Umgebung, die unterstützend ist und in der das Konzept des Projektmanagements berücksichtigt wird, aber ohne die formale Organisationsstrukturen, von denen aus sie sich ernähren können.

In dieser Situation - und nicht nur in kleinen Organisationen - werden Sie Ihr Projekt-Governance-Modell von Grund auf neu gestalten. Wenn es keinen Projekt-Governance-Ansatz gibt, den Sie aus dem Regal nehmen und an Ihr Projekt anpassen können, müssen Sie Ihren eigenen erstellen.

Das ist nicht so schwierig, wie es scheinen mag!

Beginnen Sie mit der Einrichtung der Grundlagen:

• Erstellen Sie ein Rollen- und Verantwortungsdokument
• Vergewissern Sie sich, dass Sie einen Projektsponsor haben
• Stellen Sie sicher, dass Sie ein Projektboard oder eine Steuerungsgruppe haben und ordnen Sie regelmäßige Besprechungen. und Verteilen von Protokollen
• Einrichten eines Risikomanagementprozesses
• Einrichten eines Änderungsverwaltungsprozesses
• Erstellen von Punkten in Ihrem Projektplan, in dem Sie die Realisierbarkeit des Projekts anhand der ursprünglichen Ziele des Geschäftsfalls überprüfen (Ende Jede Phase der Phase ist der natürliche Punkt, um diese Kontrollen durchzuführen.

Letztendlich ist es Aufgabe des Projektträgers sicherzustellen, dass es eine angemessene Governance gibt, aber Projektmanager können auch eine aktive Rolle dabei spielen.

Governance ist vielleicht eines der trockeneren Themen im Projektmanagement, aber es ist eines der wichtigsten. Es ist die Art und Weise, wie die leitenden Managementteams wissen, dass Sie gute Arbeit leisten, und es beruhigt sie, dass sich das Projekt so entwickelt, wie es sollte. Es liefert auch die erforderlichen Kontrollen und Bilanzen, damit die Manager wissen, dass das Geld auf eine Weise ausgegeben wird, die angemessen und auf den Geschäftsfall ausgerichtet ist.