Was passiert, wenn Sie Geschäftsunterlagen im Katastrophenfall verlieren?

Wenn Ihr Unternehmen mit einer Katastrophe wie einem Hurrikan, Tornado oder Schneesturm in Mitleidenschaft gezogen wurde, müssen Sie sofort wieder ins Geschäft kommen. Eine wichtige Sache, die Sie bei der Planung von Business-Katastrophen berücksichtigen sollten, ist das Speichern und Wiederherstellen Ihrer Geschäftsdaten.

Was passiert, wenn Sie Ihre Geschäftsunterlagen im Katastrophenfall verlieren? Es ist ein Doppelschlag. Sie haben zwei Probleme hier:

Erstens haben Sie nicht die Datensätze, um Steuerabzüge im Allgemeinen zu unterstützen, und

Zweitens haben Sie keine Aufzeichnungen, um Verluste aufgrund der Katastrophe zu unterstützen.

Unterstützung von Steuerabzügen bei Nichtverfügbarkeit von Dokumenten

Die IRS verlangt von Unternehmen (und Einzelpersonen), Unterlagen zur Unterstützung ihrer geschäftlichen oder persönlichen Steuerabzüge bereitzustellen. Wenn Sie keine Geschäftsunterlagen zur Unterstützung von Abzügen haben und Sie auditiert werden, haben Sie ein Dilemma. Die Steuerbestimmungen besagen, dass "die Nichtverfügbarkeit der Unterlagen eines Steuerpflichtigen den Steuerzahler nicht von der Last befreit, seinen Anspruch auf die geltend gemachten Abzüge nachzuweisen."

Sie müssen versuchen, diese verlorenen Geschäftsaufzeichnungen zu rekonstruieren. Aber wenn Sie die Aufzeichnungen verloren haben oder in einer geschäftlichen Katastrophe zerstört wurden, was tun Sie?

Unterstützung von Katastrophenschäden bei Nichtverfügbarkeit von Dokumenten

Im Falle einer Katastrophe, die Ihre Geschäftsunterlagen beschädigt, führen Sie einen zweistufigen Prozess durch.

Dokumentieren Sie zuerst, dass die Katastrophe aufgetreten ist. In einem kürzlich (2014) vor dem Finanzgericht anhängigen Fall beklagte das Gericht den Steuerzahler, weil er die Katastrophe nie gemeldet hatte.

In diesem Fall hatte ein Steuerpflichtiger behauptet, dass ein Hochwasserschaden seine Geschäftsunterlagen uneinbringlich gemacht hätte, aber er dokumentierte den Hochwasserschaden nicht mit einem Versicherungsfall oder anderen Beweisen. Wenn Sie nicht beweisen können, dass die Aufzeichnungen verloren oder zerstört wurden, kann der IRS annehmen, dass Sie diese überhaupt nicht hatten.

Der beste Weg, eine Katastrophe zu dokumentieren, besteht darin, einen Versicherungsfall einzureichen. Selbst wenn Sie in einem Katastrophengebiet leben, kann der IRS nicht wissen, ob Ihr Unternehmen einen Verlust erlitten hat, es sei denn, Sie haben den Verlust schriftlich festgehalten.

Dokumentieren von Geschäftsverlusten

Sie benötigen Ihre Bestandsaufzeichnungen, um die Verluste an Betriebsmitteln zu dokumentieren, einschließlich Fahrzeuge, Ausrüstung, Möbel und Vorrichtungen. Melden Sie Unfallverluste auf Ihre geschäftliche oder persönliche Steuererklärung. Die IRS-Veröffentlichung 547 beschreibt das Verfahren zur Bestimmung von Abzügen für Verluste, einschließlich der Verringerung des Marktwertes.

Sie können auch Unterstützung bei der FEMA (der Bundesnotfall-Katastrophenhilfe-Agentur) beantragen oder einen Antrag auf Katastrophenhilfe bei der Small Business Administration einreichen.

In dem oben erwähnten Fall des Steuergerichts müssen Sie, wenn Ihre Geschäftsunterlagen verloren gehen oder zerstört werden, eine "ernsthafte und überzeugende Anstrengung" unternehmen, um Ihre Geschäftsunterlagen zu rekonstruieren.

Rekonstruktion von Datensätzen nach einer Katastrophe

Die IRS verfügt über eine ausgezeichnete Veröffentlichung, in der beschrieben wird, wie Sie Ihre Datensätze im Falle eines Schadens aus einer Katastrophe rekonstruieren können.

Auf diesen Formularen müssen Sie die "Kostenbasis" und die "angepasste Basis" für jede Immobilie angeben, die Ihr Unternehmen besitzt.

Kannst du das tun? Hast du Aufzeichnungen, die zeigen, was du für dieses Zeug bezahlt hast?

Schutz von Geschäftsunterlagen vor Katastrophen

Der beste Weg, um sicherzustellen, dass Ihre Geschäftsunterlagen eine Katastrophe überleben, besteht natürlich darin, sie vor der Katastrophe zu schützen.

Sichern Sie Datensätze und bringen Sie sie an einen sicheren Ort, weg von Ihrem Unternehmen. Sichern Sie sie auch online.

Weitere Informationen zum Schutz von Geschäftsunterlagen vor Katastrophenschäden

Was Sie jetzt tun müssen, bevor ein Disaster Ihr Unternehmen in Mitleidenschaft zieht

1. Richten Sie Ihr Geschäftsaufzeichnungssystem so ein, dass Sie alle Aufzeichnungen haben, die Sie für Steuerzwecke benötigen.

2. Machen Sie Ihre Geschäftsunterlagen so sicher wie möglich vor Katastrophen.

3. Sichern Sie Ihre Datensätze.

Weitere Informationen

Quelle: T. C. Summ. Op. 2014-75 (PDF)

IRS-Referenzen, die Sie möglicherweise hilfreich finden:

IRS-Publikation 547: Opfer, Katastrophen und Diebstähle

IRS-Publikation 584-B: Arbeitsunfall-, Katastrophen- und Diebstahlverlust-Arbeitsbuch