Sechs Schritte zur Stärkung des Managements Ihres Unternehmens

Wenn Unternehmen wachsen und sich verändern, müssen sich die Prozesse für die Geschäftsführung natürlich weiterentwickeln. Ich beschreibe alle Prozesse und Ereignisse, die notwendig sind, um Ergebnisse zu teilen, zukünftige Pläne zu besprechen, Probleme zu identifizieren und Führungskräfte und Mitarbeiter zu beschäftigen, die sich auf die richtigen Themen konzentrieren, wie die Betriebsroutine eines Unternehmens.

Eine definierte Betriebsroutine, die von einer konstanten Kadenz der richtigen Meetings und Aktivitäten getragen wird, ist für das Funktionieren und Wachsen eines gesunden Geschäftsbetriebs unerlässlich.

Dieser Artikel enthält Anleitungen zum Erstellen einer Betriebsroutine für Ihr Unternehmen oder Team, unabhängig davon, ob Sie Geschäftsführer, General Manager oder Functional Line Manager sind.

Wenn das Wachstum den Wechsel zur Betriebsroutine erfordert: Eine Fallstudie

Die Mitglieder dieser kleinen Softwarefirma waren stolz darauf, der Gelegenheitskultur, die der Gründer während der frühen Starttage geschaffen hatte, treu zu bleiben. Sie schrieben diese lockere Umgebung frei von Prozess und Bürokratie, indem sie ihre Firma zu einem großartigen Arbeitsplatz für machten und den Ingenieuren der Firma maximale Kreativität ermöglichten.

Diese lockere Art des Betriebs funktionierte gut, während das Geschäft klein blieb. Dank einiger dieser fantastischen Kreativität und einem daraus resultierenden Erfolgsprodukt konnte das Unternehmen jedoch einen Aufwind im Verkauf verzeichnen und die Belegschaft explodierte in einem Meer von Neueinstellungen. Also taten die Probleme. In einer Mitarbeiterbefragung wurden folgende Punkte als schwerwiegende Bedenken hervorgehoben:

• Schlechte Kommunikation und Koordination zwischen den Funktionen.
• Mangelnde Zusammenarbeit für die tägliche Problemlösung.
• Verwirrung über Schlüsselprojekte und strategische Prioritäten.
• Mangel an Verständnis für die Unternehmensleistung und zukünftige Ziele.
• Prozessengpässe, die für längere Zeiträume nicht aufgelöst wurden.
• Keine Verbindung zwischen einzelnen Zielen und organisatorischen Zielen.

In der Erkenntnis, dass die lockere Kultur vergangener Tage in einem schnell wachsenden Unternehmen nicht mehr funktionierte, begannen die Manager und Hauptverantwortlichen, eine Routine zu schaffen - eine Reihe von Meetings und Prozessen zur Verbesserung der Kommunikation und Zusammenarbeit.

Während die Idee des Hinzufügens von Prozessen zu ihrer kreativen Umgebung unbequem war, trug die Hinzufügung genau der richtigen Art von Prozessen und Ereignissen dazu bei, die Kommunikation und Koordination innerhalb der Organisation drastisch zu verbessern . Nachfolgende Mitarbeiterbefragungen spiegelten weniger Krisen- oder Brandbekämpfungstöne wider und konzentrierten sich darauf, das zu stärken, was wieder als ein großartiger Arbeitsplatz angesehen wurde.

Sechs Schritte zum Erstellen einer Betriebsroutine, die Ihre Firma stärkt:

Die oben beschriebene Softwarefirma hat ihre Betriebsroutine in Etappen konzipiert und sich zunächst auf die Verbesserung der Kommunikation und Zusammenarbeit konzentriert und sich später darauf konzentriert, mehr Menschen in die Strategiearbeit einzubeziehen. ..Hier sind die sechs Schritte, die die Manager dieses Unternehmens unternahmen, um ihre Firma zu stärken:

1. Finden Sie den richtigen Ausgangspunkt. In Anbetracht der Kommunikationsherausforderungen entschied das Team der Softwarefirma, dass Manager in allen Funktionen sich wöchentlich treffen würden, um wichtige Probleme oder Gelegenheiten, in denen Hilfe benötigt wurde, zu identifizieren und auszutauschen.

Anstatt als Statusmeeting zu dienen, bei dem jeder Teilnehmer seine aktuellen Aktivitäten beschreiben würde, würden die Teilnehmer mit Herausforderungen oder Möglichkeiten ihre Situation und Bedürfnisse beschreiben. Die Menschen meldeten sich freiwillig oder wurden angewiesen, zu helfen, und die Initiative wurde in einem Bericht für alle Mitarbeiter abschließend verfolgt. Letztendlich übernahm das Team den Namen Probleme und Chancen für dieses wöchentliche Treffen.

Da sich die Koordination und Zusammenarbeit in Bezug auf die in der Themen und Chancen Sitzung identifizierten Punkte verbessert hat, wurde die Dauer der wöchentlichen Besprechung auf weniger als 30 Minuten reduziert. Die Teilnehmer waren sich einig, dass dies eine kleine Zeitinvestition mit einem großen Gewinn war.

2. Bauen Sie auf Erfolge. Ermutigt durch die positiven Fortschritte, die durch das Issues and Opportunities Meeting geschaffen wurden, versuchten die Manager der Softwarefirma als Nächstes, das Bewusstsein für finanzielle Ergebnisse und die Ausrichtung auf wichtige Ziele zu verbessern. Sie gründeten ein Forum für die monatliche Ergebnisdiskussion , das per Webinar stattfand.

Der CEO und die Führungskräfte würden die Ergebnisse des Vormonats beschreiben, Fortschritte und Probleme mit den wichtigsten Leistungsindikatoren identifizieren und die übergeordneten Ziele für den Quartals- und Jahresabschluss überprüfen. Mitarbeiter wurden ermutigt, Fragen per Instant Messaging zu stellen und alle Fragen und Antworten wurden in einer Follow-up-E-Mail bis spätestens am nächsten Tag verteilt. Die Aufzeichnungen wurden archiviert, damit die Mitarbeiter, die nicht an der Live-Sitzung teilnehmen konnten, problemlos angezeigt werden konnten.

Als diese neue monatliche Ergebnisdiskussion an Schwung gewann, reduzierte sich die Zeit für die Vorbereitung und Durchführung auf weniger als eine Stunde, abhängig von der Anzahl der Mitarbeiterfragen. Mitarbeiter, die sich daran gewöhnt hatten, nie zu hören, wie das Unternehmen auftrat, wurden die größten Cheerleader für diese neue Sitzung und ihre Transparenz in Bezug auf Zahlen und Leistungsindikatoren.

3. Beginnen Sie neue Mitarbeiter auf der rechten Seite . In Anbetracht der schnellen Neueinstellungen haben die Top-Manager und die einzelnen Mitarbeiter des Unternehmens festgestellt, dass der neue Onboarding-Prozess eine "Mittagessen mit den Führungskräften" beinhalten würde, bei der sich die Führungskräfte selbst und ihre Funktionen vorstellen und über die Firmengeschichte sprechen. Zukunft. Es waren keine Themen tabu, und neue Mitarbeiter wurden ermutigt, sich nach Strategie, finanziellen Ergebnissen, Marktchancen, Schlüsselprioritäten und dem weiteren Vorgehen in der Organisation zu erkundigen.

4. Schauen Sie einmal pro Quartal in Deep-Dive-Testberichten nach innen. Die oben beschriebenen Sitzungen lieferten unmittelbare Hilfe zur Verbesserung der Kommunikation und Zusammenarbeit und um sicherzustellen, dass alle auf der gleichen Seite für Ergebnisse und Ziele waren. Was jedoch benötigt wurde, war eine Möglichkeit, sich objektiv mit der Funktionsweise des Unternehmens zu befassen und notwendige Verbesserungen zu identifizieren. Der Quarterly Operating Review war geboren.

Im Gegensatz zu den Sitzungen Issues and Opportunities und Monthly Results Discussion konzentrierte sich der Quarterly Operating Review auf die Überprüfung jedes Funktionsbereichs und die Überprüfung der Gesamtleistung und der Schlüsselindikatoren. Da sie nicht wussten, dass diese als "Prahlsitzungen" dienen sollten, wurden Grundregeln festgelegt, um die Identifizierung von Problembereichen zu fördern und die Befragung aller anderen Sitzungsteilnehmer zu ermöglichen. Nach den wenigen harten ersten Sitzungen entwickelte sich dieses Treffen zu einem wichtigen Teil des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses des Unternehmens. Funktionale und betriebswirtschaftliche Führungskräfte haben gelernt, ihre Herausforderungen und Erfolge transparent zu machen. Wichtig ist dabei, dass für jedes Gebiet wichtige Ziele zur Stärkung festgelegt wurden, deren Ergebnisse auf der Sitzung im nächsten Quartal bekannt gegeben werden.

Ein weiterer Schritt, der dazu beitrug, dass diese vierteljährlichen Überprüfungssitzungen florierten, war die Erweiterung des Engagements auf eine Gruppe von Beobachtern . Jeder Berichterstattungsmanager oder Unternehmensleiter durfte mehrere Teammitglieder zu der Sitzung einladen, um zuzuhören und mehr über das Gesamtgeschäft zu erfahren. Diese ruhigen Teilnehmer wurden dann damit beauftragt, ihre breiteren Teams über den Inhalt des Meetings zu informieren.

5. Formalisieren Sie den Blick nach außen . Einige der technischen Leiter der Softwarefirma zeigten sich besorgt, dass die neue Betriebsroutine sich ausschließlich auf interne Aktivitäten konzentriere und keine Einblicke und Beobachtungen von außen erlaube. Um diesen Bedenken entgegenzuwirken, wurden den technischen Managern Budgets zur Verfügung gestellt, mit denen sie die externe Exploration fördern konnten. Dazu gehörte der Besuch von Konferenzen und Seminaren, der Besuch von Kunden und die Erforschung von Märkten, die für das Unternehmen nicht interessant, aber potenziell interessant sind. Die einzigen Bedingungen der Investition waren, dass die technischen Manager verpflichtet waren, Mitarbeiter aus anderen Funktionen in ihre Explorationen mit einzubeziehen und die Inhalte und Ideen, die aus der externen Exploration generiert wurden, zu berichten und zu kuratieren. Schließlich ging es um einen Prozess, bei dem Ideen generiert und Geschäftsfälle für neue Aufgaben entwickelt wurden.

6. Erstellen Sie markt- und kundenorientierte Teams, um an der Strategie zu arbeiten. Die obigen Sitzungen konzentrierten sich auf Kommunikation, Zusammenarbeit, Problemlösung und kontinuierliche Verbesserung, aber sie befassten sich nicht mit dem Problem der Strategie- und Strategieumsetzung. Dies wurde durch die Schaffung von marktorientierten Teams gelöst, die beauftragt waren, die benötigten Strategien zu definieren und die notwendigen Pläne zu identifizieren, um diese Strategien zum Leben zu erwecken. Jedem Team wurde ein Executive Sponsor und ein Projektmanager zugewiesen, und die Mitglieder wurden von wichtigen funktionalen Rollen und nicht nur von Führungsrollen übernommen.

Während diese Teams nicht die Verantwortung der Top-Führungskräfte für die allgemeine Strategieberatung ablösten, boten sie eine hervorragende Möglichkeit, mehr Mitarbeiter in den Prozess sowohl für die Eingabe als auch für die koordinierte Ausführung zu bringen. Die Führungskräfte dienten als Sondierungsgremien und trafen die endgültigen Entscheidungen über das Gesamtinvestitionsniveau, und die Teams besaßen die Strategien zum Leben. Der Projektmanagementansatz für die Strategieausführung war unglaublich hilfreich bei der Organisation und Kontrolle der verschiedenen Initiativen.

Acht Schlüsselfaktoren für Manager:

1. Die Verbesserung der Koordination und Kontrolle eines Unternehmens muss nicht bedeuten, plötzliche, große Mengen an Prozessen und Bürokratie einzuführen. Laufen Sie, bevor Sie laufen.
2. Kommunikation ist immer das Problem: Beginnen Sie zuerst dort.
3. Erweitern Sie die Beteiligung, anstatt sie einzuschränken.
4. Gehen Sie über die kurzfristigen Kommunikationskorrekturen hinaus, um Prozesse und Ereignisse zu schaffen, die sich auf die langfristige Verbesserung des Geschäfts konzentrieren.
5. Gehen Sie konsequent und gewissenhaft mit Ihrer Betriebsroutine um.
6. Fordern Sie die Menschen auf, als Schlüsselelement zur Stärkung des Geschäfts außerhalb des Unternehmens zu suchen.
7. Leiten Sie Strategien aus dem Sitzungssaal heraus und in die Hände Ihrer Mitarbeiter, führen Sie sie aber an und begleiten Sie sie.
8. Verwenden Sie Projektmanagementpraktiken, um die Strategieumsetzung zu erleichtern.

Das Endergebnis:

In einer Welt, die durch Veränderungen und zunehmende Komplexität gekennzeichnet ist, können Sie es sich nicht leisten, den gestrigen operativen Ansatz beizubehalten, selbst wenn er locker und komfortabel ist. Gute Führungskräfte und Unternehmer sind stets bestrebt, Ansätze und Prozesse zu identifizieren, die die Kommunikation und das Engagement verbessern und allen Mitarbeitern mehr Möglichkeiten bieten, etwas beizutragen. Wenn Ihre Firma eine veraltete Betriebsroutine hat, sollten Sie sie mit den Ideen aus unserem Beispiel für ein Softwareunternehmen aktualisieren. Wenn Ihr Unternehmen keinen kohärenten operativen Ansatz verfolgt, ist es an der Zeit, dass Manager und Hauptverantwortliche einen Schritt nach vorne machen und einen erstellen.