Schreiben von Anforderungen für RFPs und Anfragen

Nachdem Sie Ihre geschäftlichen Anforderungen analysiert und Ihre Händlersuche abgeschlossen haben, können Sie mit der Auswahl des Lieferanten beginnen. Eine gutgeschriebene Angebotsanfrage (RFP) oder Angebotsanfrage (RFQ) ist der Schlüssel für die Auswahl des besten Anbieters zum besten Wert für Ihr Unternehmen. Das Verfassen einer RFP oder RFQ ist nicht schwierig, wenn Sie die Ziele und die Funktion des Dokuments verstehen.

Entscheidung: Ausschreibung oder Ausschreibung

Ausschreibung
Eine Ausschreibung Ausschreibung wird verwendet für: Dienstleistungen oder komplexe Produkte, bei denen sich Qualität, Service oder das hergestellte Endprodukt von jedem antwortenden Anbieter unterscheiden.

Angebotsanfrage (RFQ)
Eine Angebotsanfrage wird für Commodities, einfache Services oder einfache / unkomplizierte Teile mit wenig oder gar keinem Raum für Produkt- oder Serviceunterschiede zwischen Lieferanten. Verhandlungspunkte können Lieferpläne, Verpackungsoptionen usw. einschließen.

Ziele einer RFP oder RFQ

• Erhalten Sie detaillierte Vorschläge, um die Antwort jedes Lieferanten zu bewerten, damit die besten Interessen Ihres Unternehmens an allen Fronten erfüllt werden > Nutzen Sie den wettbewerbsorientierten Charakter des Lieferantenauswahlprozesses, um den bestmöglichen Deal auszuhandeln
• Stellen Sie sicher, dass die Interessen aller Interessengruppen in Ihrem Unternehmen erfüllt werden und ein Konsens erzielt wird
• Lässt Ihr Unternehmen den gesamten Lieferantenauswahlprozess kontrollieren und setzt die Auswahlregeln vor

Beginnt den Aufbau der Partnerschaft zwischen Ihnen und dem Lieferanten von Anfang an

• Abschnitte der Angebotsanfrage oder Angebotsanfrage

Die Ausschreibung oder Angebotsanfrage sollte die folgenden Abschnitte enthalten. Denken Sie daran, dass jedes Dokument je nach Art des Unternehmens und Produkts, nach dem Sie suchen, unterschiedlich ist.

Passen Sie jeden Abschnitt an Ihre individuellen Bedürfnisse an.

Details zur Einreichung

1. Fristen, Postanschrift Ihres Unternehmens, Ansprechpartner für Fragen und Erläuterungen
   
   Einführung und Zusammenfassung
2. Schreiben Sie diesen Abschnitt zuletzt, nachdem das gesamte Dokument fertiggestellt wurde. Auf diese Weise erhalten potenzielle Anbieter einen kurzen Überblick über Ihr Unternehmen und die Anforderungen an Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung.
   
   Business Overview & Background
3. Geben Sie einen kurzen Überblick über Ihr Geschäft, Ihre Produkte und Ihren Marktsektor. Dies wird Ihren potenziellen Verkäufern helfen zu verstehen, welche Geschäftsanforderungen Sie mit dem Lieferantenauswahlprozess zu erfüllen versuchen. Stellen Sie außerdem wichtige Hintergrundinformationen bereit, von denen der Anbieter beim Antworten profitieren kann.
   
   Detaillierte Spezifikationen
4. Dies sollte der längste Abschnitt des Dokuments sein.Für ein RFP wird es die
   qualitativen Kennzahlen und Anforderungen enthalten, die die Lieferantenauswahlentscheidung beeinflussen. Für eine Anfrage sollte dieser Abschnitt die quantitativen Kennzahlen enthalten, nach denen Sie in der Antwort des Lieferanten suchen werden. Das Beispielkriterium umfasst: Produktzeichnungen
   • Technische Toleranzen
   • Service-Levels
   • Meilensteine ​​
   • Lieferbare Produkte und Zeitleisten
   • Technische oder geschäftliche Anforderungen
   • Softwarefunktionalität
   • Hardwarevoraussetzungen
   • < Annahmen und Einschränkungen

Alle Annahmen und / oder Einschränkungen, auf die die potenziellen Verkäufer aufmerksam gemacht werden müssen, müssen hier aufgeführt werden. Wenn Sie nicht offen und ehrlich mit dem Verkäufer umgehen, können Sie die Vereinbarung zu einem späteren Zeitpunkt neu verhandeln und Ihre Beziehung zu Ihrem Lieferanten belasten. Mögliche Themen sind Reisekosten, Upgrade- / Änderungskosten, Lizenzrechte usw.

1. 
   Geschäftsbedingungen
   Alle Vertragsbedingungen müssen aufgeführt sein, damit der Verkäufer fair und ehrlich reagieren kann. .. Dazu können Finanzierungsoptionen, Vertragsdauer, Verlängerungsoptionen, Garantien, Lieferstrafen, Service Levels usw. gehören.
2. 
   Auswahlkriterien
   Der letzte Abschnitt sollte eine Übersicht über die Auswahlkriterien sein, die Sie verwenden werden, um Entscheide dich. Einige Unternehmen ziehen es vor, diese Informationen vertraulich zu behandeln. während andere Unternehmen glauben, dass dies potenziellen Verkäufern helfen wird, sich auf das zu konzentrieren, was für Ihr Unternehmen wichtig ist.
3. Verteilung der RFP / RFQ an ausgewählte Lieferanten
   Erstellen Sie abschließend ein Anschreiben und senden Sie zwei Kopien Ihrer RFP oder RFQ an alle Lieferanten, die Sie in Ihrem Suchprozess ausgewählt haben. Stellen Sie sicher, dass entsprechende Kontaktinformationen enthalten sind, um jedem Anbieter, der sie benötigt, Unterstützung zu bieten.

Nächster Schritt: Angebotsbewertung und Lieferantenauswahl