Vor- und Nachteile von 3 Projekt-Organisationsstrukturen

Die Art und Weise, wie Ihre Organisation strukturiert ist, hat Einfluss darauf, wie Sie Projekte verwalten und ausführen. Es kann auch beeinflussen, wie viel Autorität und Reichweite Sie als Projektmanager haben müssen.

Es gibt drei gemeinsame Organisationsstrukturen und Projektmanager arbeiten in allen zusammen: Funktional, Projekt und Matrix. Werfen wir einen Blick auf die Vor- und Nachteile eines jeden, damit Sie wissen, was Sie vorhaben, wenn Sie einer neuen Struktur beitreten.

Eine funktionale Organisationsstruktur

In einer funktionalen Organisationsstruktur arbeiten der Projektmanager und alle Ressourcen im gleichen Unternehmensbereich, wie z. B. in der Vertriebs- und Marketingabteilung. Im Allgemeinen hat der Funktionsmanager mehr Autorität als der Projektmanager.

Vorteile:

Die funktionale Struktur bietet Ihnen die geringste Leistung als Projektmanager, aber es gibt noch viele andere Vorteile:

• Es funktioniert gut für kleine Teams und kleine Projekte, da die Funktion die volle Kontrolle über die Teammitglieder und andere erforderliche Ressourcen.
• Sie können leicht auf die Experten zugreifen, die Sie benötigen, weil sie sich im gleichen Funktionsbereich befinden.
• Es ist schnell, alle zusammenzubringen, um Probleme im Zusammenhang mit dem Projekt zu lösen.
• Sie können die Tools für die Projektkommunikation einschränken, die Sie verwenden müssen, da das Team relativ klein und einfach ist.
• Sie bekommen oft begeisterte Teammitglieder, die daran interessiert sind, an dem Projekt mitzuarbeiten, weil es ihnen Karrieremöglichkeiten bietet. Projektarbeit kann eine gute Möglichkeit sein, Ihr Team zu motivieren.

• Wenn Sie das Projekt einem funktionalen Team übergeben, wird es das Funktionsteam sein, in dem Sie arbeiten. Es kann das Schließen eines Projekts erleichtern.

Nachteile:

Obwohl diese Struktur viele Vorteile bietet, gibt es auch einige Nachteile:

• Die Arbeit findet in einem Silo statt, was bedeuten kann, dass Sie keinen Zugang zu Personen außerhalb Ihrer funktionalen Abteilung haben.
• Die Mitarbeiter des Projektteams sind möglicherweise loyaler gegenüber ihrer Abteilung oder ihrem Teammanager als gegenüber ihrer Arbeit am Projekt und dies kann zu Konflikten führen.
• Ein großes Projekt kann von jeder Funktion mit einem funktionalen Projektmanager enden. Es kann dazu führen, dass Arbeit durch die Risse fällt, wenn alle Projektmanager nicht harmonisch zusammenarbeiten.
• Funktionale Arbeit kann dadurch isoliert werden, dass Sie keine Möglichkeit haben, sich im Unternehmen weit zu vernetzen. Es kann schwierig sein, einen strategischen Fokus aufrechtzuerhalten.

Die Organisationsstruktur des Projekts

Dedizierte Teams werden zusammengestellt, um an Projekten in einer Projektorganisationsstruktur zu arbeiten. Der Projektmanager hat wahrscheinlich Linienmanagementverantwortung für die Projektteammitglieder. Beispiele hierfür sind große Bauvorhaben, aber auch Unternehmensinitiativen, die ein engagiertes Team erfordern.Der Projektmanager hat ultimative Autorität und berichtet an den Projektsponsor und das Projektteam. Die Personen im Team arbeiten direkt für den Projektleiter.

Vorteile:

Der offensichtliche Vorteil einer Projektstruktur ist, dass Sie mehr Kontrolle über das Team haben, aber es gibt noch andere Vorteile.

• Teams können ein starkes Identitätsgefühl haben. Es ist die einfachste Struktur, um eine starke Teamkultur zu schaffen.
• Das gesamte Team konzentriert sich auf die Ziele des Teams, und es gibt keinen Konflikt der Loyalität mit dem Tagesjob für die Mitarbeiter, die an dem Projekt arbeiten. Ihr Tagesjob ist das Projekt.
• Die Ressourcen sind für das Projekt reserviert, daher ist es viel einfacher, die Arbeit zu planen. Sie wissen, wann die Teammitglieder verfügbar sind, und es besteht kein Risiko, dass sie kurzfristig zu einer normalen Arbeit für einen anderen Manager übergehen.
• Projekte, die in dieser Struktur laufen, sind großartige Umgebungen, um Ihre Projektmanagementfähigkeiten zu verbessern, sowohl als Führungskraft als auch als technische Fertigkeiten.

Nachteile:

Die Projektstruktur ist am einfachsten zu bearbeiten, hat jedoch einige Nachteile.

• Ein Team zu haben, das einem Projekt gewidmet ist, ist eine kostspielige Verpflichtung. Es ist eher eine Option für große Projekte.
• Wenn Sie Leute aus ihren funktionalen Jobs entfernen, fällt es ihnen möglicherweise schwer, zurückzugehen, besonders wenn das Projekt lang ist. Die Projektarbeit dehnt sich aus und kehrt zu dem zurück, was Sie zuvor getan haben, nachdem Sie in einem multidisziplinären Umfeld an einem neuen, anspruchsvollen Projekt gearbeitet haben. Es ist für viele Menschen keine attraktive Perspektive. Dadurch kann es für Sie noch wichtiger werden, den Übergang des Teams zu verwalten, wenn Sie ein Projekt schließen.
• Manchmal kann das Schließen eines Projekts bedeuten, dass Sie Ihren Job verlieren, wenn sich das Unternehmen weiterbewegt hat und Ihnen keine weitere Rolle zur Verfügung steht.
• Von Natur aus nehmen engagierte Teams Ressourcen auf, um nur an einer Sache zu arbeiten. Es kann die Anzahl der Projekte begrenzen, die das Unternehmen zu einem bestimmten Zeitpunkt durchführen kann, insbesondere wenn verschiedene Projekte die gleichen Fähigkeiten erfordern.
• Projektmanager in dieser Struktur führen auch Linienmanagement für ihre Teams durch. Es bedeutet, Zeit und Mühe mit Personalaufgaben zu verbringen, die Sie in anderen Strukturen nicht benötigen würden. Wenn Sie dieses Element der Arbeit mit Menschen genießen, könnte dies von Vorteil sein.

Die Matrix Organisationsstruktur

Die dritte Option ist eine Matrixstruktur. Die Ressourcen werden sowohl in der normalen Arbeit als auch in der Projektarbeit geteilt. Es könnte bedeuten, dass zwei Manager, oder "gepunktete" Verantwortung, sowohl für einen Projektmanager als auch für den Teammanager verantwortlich sind. Die funktionale Verwaltungslinienstruktur ist normalerweise an erster Stelle, und der Projektmanager nimmt die gepunktete Linie ein.

Diese Struktur teilt Macht und Autorität zwischen dem Teammanager des Funktionals oder der Abteilung und dem Projektmanager auf. Sie müssen Ihre Verhandlungsfähigkeiten voll ausspielen!

Vorteile:

Matrixstrukturen sind sehr häufig, da sie es den Managern ermöglichen, wirklich flexible Entscheidungen zu treffen, wie Menschen ihre Zeit verbringen.Es ist sehr wahrscheinlich, dass Sie irgendwann in Ihrer Karriere in einer Matrixumgebung arbeiten werden. Die Vorteile dieser Struktur sind:

• Ressourcen werden effizient genutzt und können sich je nach Bedarf zwischen Projekten bewegen.
• Sie können an vielen verschiedenen Dingen arbeiten, manchmal parallel - obwohl es argumentiert werden kann, dass dies auch ein Nachteil ist.
• Teams und Einzelpersonen können sehr reaktionsfähig sein. Wenn ein neues Projekt kommt, das Vorrang haben muss, ist es einfach genug, sich zu drehen und sich plötzlich auf etwas anderes zu konzentrieren. Das geht nicht so einfach in einer Projektstruktur, die länger dauert, um sich aufzulösen und neu zu gruppieren.
• Die Struktur erfordert, dass jeder den gleichen Projektmanagement-Lebenszyklus und die gleiche Methodologie verwendet, sodass es einfach ist, zwischen Projekten zu wechseln. Leute können einem Projektteam mit relativ wenig Onboarding beitreten, wenn die Terminologie und Prozesse üblich sind.

Nachteile:

Wie bei allen Setups hat auch dieser seine Tücken. Obwohl es eine gemeinsame Struktur ist, glaube ich nicht, dass viele moderne Arbeitsplätze die Probleme der Überlastung geknackt haben. Es kann leicht sein, einem Einzelnen zu viel zu tun zu geben, wenn keine Systeme vorhanden sind, um die gesamte Arbeitslast zu verwalten und zu überwachen. Weitere Nachteile sind:

• Konflikte zwischen Projekten sind häufig, da Sie möglicherweise für die gleichen Ressourcen wie andere Projekte kämpfen.
• Bei dem anderen Projekt wurden möglicherweise die besten Ressourcen - die am besten geeigneten Personen mit den richtigen Fähigkeiten - zweckgebunden, oder ihr Vorgesetzter stellt sie möglicherweise nicht für die Projektarbeit zur Verfügung.
• Es kann zu Konflikten zwischen Business-as-usual-Aufgaben und Projektarbeit für Einzelpersonen kommen, insbesondere wenn beide Manager ihnen unterschiedliche Prioritäten zuweisen.
• Ressourcen können einen Konflikt darüber haben, welchen Entwicklungspfad sie für ihre zukünftige Karriere einschlagen. Obwohl Sie vielleicht wissen, dass Sie im Projektmanagement bleiben möchten, haben Sie die Möglichkeit, in eine höhere Funktionsrolle oder eine eher projektorientierte Rolle zu wechseln. Aber viele Karrieremöglichkeiten sind eine gute Sache, auch wenn sie schwierige Entscheidungen treffen.

Eine organisatorische Struktur, die perfekt für alle Business-as-usual-Arbeiten funktioniert, funktioniert nicht immer für Projekte, und Sie müssen innerhalb der Umgebung, in der Sie arbeiten, verwalten. Es ist eine gute Idee, etwas Erfahrung in jeder dieser Strukturen zu sammeln, wenn Sie können, damit Sie sie aus erster Hand erleben können. Es hilft Ihnen zu entscheiden, welche Umgebung am besten zu Ihnen passt und Ihren Fähigkeiten und Vorlieben entspricht. Dann können Sie eine fundierte Entscheidung treffen, wenn Sie die Möglichkeit haben, Ihre zukünftige Arbeitsumgebung zu bestimmen.

Wenn Sie das Für und Wider eines jeden verstehen, können Sie herausfinden, wo Sie am besten Ihre Zeit und Ihren Einfluss ausgeben können, um das Beste aus Ihrem Team herauszuholen und Ihr Projekt erfolgreich abzuschließen.