Vorbereitung auf ein Workers Compensation Audit

Steht Ihr Unternehmen kurz vor einem Arbeitnehmer-Vergütungsaudit? Die Vorbereitung auf ein Audit kann entmutigend sein, vor allem, wenn Ihr Versicherer plant, ein physisches Audit in Ihrem Hause durchzuführen. Dieser Artikel beschreibt einige Schritte, die Sie ergreifen können, um den Prozess einfacher und schneller zu machen.

Planen des Audits

Ihr Worker-Kompensationsversicherer leitet den Auditprozess wahrscheinlich bald nach Ablauf Ihrer Worker Compensation-Richtlinie ein.

Sie können ein Schreiben von Ihrem Versicherer oder einen Anruf von der Person erhalten, die für die Durchführung Ihrer Prüfung zuständig ist. Ihr zugewiesener Auditor sollte das Audit zu einem Zeitpunkt planen, der für Sie bequem ist. Das Datum sollte weit genug in der Zukunft liegen, damit Sie genügend Zeit haben, die Informationen zu sammeln, die der Auditor benötigt. Bitten Sie den Auditor, Ihnen eine Zusammenfassung der Daten zur Verfügung zu stellen, die er zur Durchführung des Audits benötigt.

Beachten Sie, dass Ihr zugewiesener Auditor ein Angestellter des Versicherers sein kann oder nicht. Einige Versicherer unterhalten eine interne Revisionsabteilung mit eigenen Mitarbeitern. Andere lagern die Prüfungsfunktion an eine unabhängige Wirtschaftsprüfungsgesellschaft aus. Der Prozess sollte derselbe sein, unabhängig davon, ob das Audit von einem Mitarbeiter des Versicherers oder einem Auftragnehmer durchgeführt wird.

Datensätze, die Sie benötigen

Der Rechnungsprüfer benötigt für den Zeitraum, der von der geprüften Richtlinie abgedeckt wird, verschiedene Finanzinformationen. Hier ist die Art von Informationen, die Sie möglicherweise angeben müssen:

• Rechnungslegungsbuch
• Steuerformulare, insbesondere die Formulare 941 und 944, Arbeitgeber Bundessteuererklärung (vierteljährlich bzw. jährlich)
• Aufzeichnungen von Barauszahlungen
• Zahlungen für Dienstleistungen von unabhängigen Auftragnehmer. Der Auditor muss überprüfen, ob diese Mitarbeiter nicht Ihre Angestellten sind.
• Zahlungen für Dienstleistungen, die von Subunternehmern erbracht werden
• Versicherungszertifikat für jeden von Ihnen eingestellten Subunternehmer
• W-2 und 1099 Formulare
• Stellenbeschreibung für jeden Mitarbeiter. Stellen Sie sicher, dass die Aufgaben des Arbeitnehmers genau beschrieben werden.
• Beschreibung Ihrer Geschäftsvorgänge
• Abrechnungssätze für die Laufzeit der Richtlinie. Der Prüfer muss alle den Arbeitnehmern zur Verfügung gestellten Lohnquellen (Gehalt, Prämien usw.) überprüfen.
• Lohnabrechnungsbeschränkungen für leitende Angestellte, Partner, Einzelunternehmer usw., die unter die Richtlinie fallen
• Arbeitsblatt zur Erfahrungsbewertung

Sobald Sie die erforderlichen Daten gesammelt haben, müssen Sie es organisieren. Legen Sie alle Ihre Gehaltsabrechnungen (wie W-2-Formulare, Gehaltsabrechnungen und Überstundenaufzeichnungen) zusammen, damit die Informationen leicht zugänglich sind. Stellen Sie außerdem alle Informationen zu Subunternehmern, einschließlich Zahlungsbeträgen und Versicherungszertifikaten, an einem Ort zusammen. Ihre Bemühungen zahlen sich aus und machen das Audit einfacher und schneller.

Was ist in der Personalabrechnung enthalten?

Ihre Arbeitsunfallprämie wird berechnet, indem Sie eine Rate multipliziert mit Ihrer Lohnsumme multiplizieren und dann das Ergebnis durch 100 dividieren. Die NCCI und die meisten staatlichen Arbeitsunfallversicherungsbehörden beziehen sich auf die Lohnsumme als Vergütung . Diese Begriffe werden oft austauschbar verwendet. Beides ist der Geldwert der Dienste, die Ihre Mitarbeiter für Ihre Organisation bereitstellen.

Die in der Vergütung enthaltenen Kosten variieren von Staat zu Staat. Im Allgemeinen enthalten sie jedoch Folgendes:

• Bruttolöhne und -gehälter, einschließlich rückwirkender Gehälter und Löhne
• Provisionen. Dies beinhaltet die gesamten Provisionen, die ein Mitarbeiter erhält, und alle Provisionen gegen Provisionen.
• Boni, einschließlich Aktienprämienpläne
• Urlaub, Urlaub und Krankengeld
• Überstundenvergütung. In allen Staaten, außer einigen wenigen Staaten, umfasst die Vergütung Überstunden, die zur geraden Zeit berechnet werden. Angenommen, der normale Stundensatz eines Mitarbeiters beträgt 20 USD pro Stunde. Wenn der Arbeitnehmer für 20 Überstunden $ 600 bezahlt wurde, würden Sie nur $ 400 des Überstundenzuschlags einbeziehen.
• Von Ihnen getätigte Zahlungen, die andernfalls gemäß den gesetzlichen Bestimmungen für Sozialversicherungen, Medicare oder einen Pensionsplan vom Gehalt der Arbeitnehmer einbehalten worden wären.
• Zahlungen an Arbeitnehmer auf einer anderen Grundlage als der geleisteten Arbeitszeit. Beispiele sind Akkordarbeit, Gewinnbeteiligung oder Incentive-Pläne.
• Zahlungen oder Vergütungen für Handwerkzeuge oder Handwerkzeugmaschinen, mit denen die Arbeitnehmer ihre Arbeit verrichten
• Mietwert einer Wohnung oder eines Hauses, die / der einem Arbeitnehmer zur Verfügung gestellt wurde. Auch der Wert von anderen Unterkünften und Mahlzeiten, die ein Arbeitnehmer als Teil seines Lohns erhält.
• Vom Bruttogehalt der Arbeitnehmer für Alters-, Kantinen- oder Sparpläne abgezogene Zahlungen
• Personalabrechnung für Mitarbeiter von nicht versicherten Unterauftragnehmern (siehe Kommentare) unten)

Was ist von der Personalabrechnung ausgeschlossen?

Es gibt eine Reihe von Kosten, die normalerweise ausgeschlossen werden, wenn die Lohn- und Gehaltsabrechnung für die Bewertung der Arbeiterunfallversicherung berechnet wird. Während diese sich je nach Staat unterscheiden, enthalten sie oft Folgendes:

• Trinkgelder und andere Zuwendungen von Mitarbeitern
• Abgangsentschädigung (außer für geleistete Zeit)
• Rabatte für vom Arbeitgeber gekaufte Waren
• Erstattete Betriebsausgaben
• Entgelt für aktive Wehrpflicht
• Einheitliche Zulagen

Klassifizierungen

Eine der Hauptaufgaben eines Prüfers besteht darin, die ordnungsgemäße Klassifizierung des Versicherungsgeschäfts sicherzustellen. Die Vergütungsklassifizierungssysteme von Arbeitnehmern sind darauf ausgelegt, Unternehmen und nicht einzelne Mitarbeiter zu kategorisieren. Der Auditor prüft die Vorgänge Ihres Unternehmens, um festzustellen, ob die in Ihrer Richtlinie aufgeführte grundlegende Klassifizierung korrekt ist.

Die grundlegende Klassifizierung ist die Klassifizierung, die Ihr Unternehmen am besten beschreibt. Dies ist häufig dasselbe wie die Regierungsklassifikation (die Klassifikation, der die meisten Gehaltsabrechnungen zugeordnet sind). Angenommen, Sie betreiben einen Maschinenladen. Einige Ihrer Mitarbeiter arbeiten mit Drehmaschinen, andere mit Bohrmaschinen oder Stanzmaschinen. Die spezifischen Aktivitäten Ihrer Mitarbeiter können von Mitarbeiter zu Mitarbeiter variieren.Dennoch passen sie alle zu Ihrer grundlegenden Klassifikation Machine Shop.

Einige Mitarbeiter können Aufgaben ausführen, für die separate Klassifizierungen erforderlich sind. Zum Beispiel beschäftigt Ihre Maschinenwerkstatt einen Büroangestellten, der seine Arbeit in einem geschlossenen Büro abseits von anderen Arbeitern ausübt. Dieser Mitarbeiter würde wahrscheinlich die Klassifizierung Büroangestellte anstelle von Machine Shop zugewiesen bekommen.

Die Kompensationsklassifizierungssysteme der Arbeitnehmer sind äußerst komplex. Ihr Prüfer kann Ihr Unternehmen in einer Weise neu klassifizieren, die Sie nicht verstehen oder die für Sie keinen Sinn ergibt. Bitten Sie in diesem Fall den Auditor um eine Erklärung. Wenn Sie immer noch über die Änderungen verwirrt sind, fragen Sie Ihren Agenten oder Broker um Hilfe.

Sitzung mit dem Rechnungsprüfer

Um die Prüfung durchzuführen, muss sich der Rechnungsprüfer mit Ihnen oder einem vertrauenswürdigen Vertreter Ihrer Firma treffen. Wenn Sie diese Aufgabe an jemand anderen delegieren, stellen Sie sicher, dass er / sie:

• Ihr Unternehmen gut kennt
• versteht alle Betriebsphasen Ihres Unternehmens
• weiß, welche Aufgaben von jedem Mitarbeiter ausgeführt werden
• versteht die Arbeitnehmerentschädigungspolitik, einschließlich der darin enthaltenen Klassifizierungen, versteht die Finanzunterlagen Ihrer Firma, einschließlich Lohndaten, so dass sie Fragen des Wirtschaftsprüfers beantworten können.
• Bei Treffen mit dem Wirtschaftsprüfer sollten Sie oder Ihr Beauftragter kooperativ sein und Beantworte die Fragen des Auditors so gut du kannst. Bieten Sie keine Informationen an, die nicht angefordert wurden.

Wie viele andere Unternehmen kann Ihr Unternehmen eine externe Buchhaltungsfirma beauftragen, um Ihre Buchhaltungs- und Gehaltsabrechnungsfunktionen zu erledigen. Sollte Ihr Buchhalter in Ihrem Namen ein Audit durchführen? Die Antwort ist nein. Ihr Buchhalter kann dem Wirtschaftsprüfer die Finanzunterlagen zur Verfügung stellen, die er für die Prüfung benötigt. Der Prüfer muss jedoch Ihre Räumlichkeiten besuchen, um eine physische Prüfung durchzuführen.

Subunternehmer

Viele Staaten haben Gesetze erlassen, die die Haftung von Auftragnehmern vorschreiben, die nicht versicherte Subunternehmer einstellen. Diese Gesetze gelten für Sie, wenn Ihr Unternehmen als Auftragnehmer tätig ist und Arbeiten an Dritte weitervergeben.

Angenommen, Ihre Firma, ABC Construction, mietet einen Subunternehmer namens P & J Plumbing, um Rohrleitungsarbeiten in einem Gebäude auszuführen, das Sie renovieren. Ein Angestellter von P & J ist bei der Arbeit verletzt und versucht, eine Schadensersatzklage einzureichen. P & J hat jedoch keine Kompensationsdeckung für Arbeiter erworben. In den meisten Staaten kann der verletzte Arbeitnehmer im Rahmen seiner Arbeitnehmerentschädigungspolitik Leistungen in Anspruch nehmen.

Versicherer sind gesetzlich verpflichtet, Mitarbeitern von nicht versicherten Subunternehmern Vorteile zu gewähren. Ihr Wirtschaftsprüfer prüft Ihre Steuerdokumente und sucht nach 1099 Formularen, die an Subunternehmer ausgegeben werden. Er oder sie prüft, ob Sie von jedem von Ihnen eingestellten Subunternehmer eine Versicherungsbescheinigung erhalten haben. Wenn ein von Ihnen beauftragter Subunternehmer keine Arbeitsunfallversicherung nachweist, wird der Auditor Ihnen eine zusätzliche Prämie für den Versicherungsschutz dieses Vertragsnehmers in Rechnung stellen.

Der Tarif für einen nicht versicherten Subunternehmer hängt von der Art der vom Subunternehmer geleisteten Arbeit ab.Wenn der Unterauftragnehmer beispielsweise Dacharbeiten ausgeführt hat, wird der Satz für die zutreffende Dachklassifizierung verwendet. Der Satz wird auf alle oder einen Teil der Kosten der Lohnarbeit angewendet. Wenn das Geld, das Sie an den Subunternehmer gezahlt haben, nur für Arbeit bestimmt war, werden die gesamten Kosten (geteilt durch 100) als Grundlage für die Prämie verwendet.

Auftragnehmer gegen Subunternehmer

Wenn Ihr Unternehmen kein Auftragnehmer ist, sind Sie für Verletzungen verantwortlich, die Mitarbeiter unabhängiger Auftragnehmer, die Sie einstellen, erlitten haben? Die Antwort lautet generell nein. Der Auftragnehmer betreibt ein Geschäft, das von Ihrem unabhängig ist. Daher ist der Auftragnehmer dafür verantwortlich, seinen eigenen verletzten Arbeitnehmern Ausgleichsleistungen zu gewähren.

Angenommen, Sie besitzen ein Einzelhandelsgeschäft. Sie mieten einen Fabulous Flooring, einen Bodenleger, um in Ihrem Geschäft einen alten Linoleumboden auszusortieren und durch einen neuen zu ersetzen. Sie skizzieren das gewünschte Ergebnis (ein neues Stockwerk) und Fabulous erledigt die Aufgabe. Ein Fabulous Supervisor beaufsichtigt die Bodenbelagarbeiter. Der Supervisor legt Arbeitspläne fest und schreibt vor, wie die Mitarbeiter ihre Arbeit verrichten. Wenn ein Fabulous-Mitarbeiter bei der Installation Ihres neuen Fußbodens verletzt wird, sollte Fabulous (nicht Ihr Unternehmen) gegenüber dem Arbeitnehmer haftbar sein.

Es gibt Situationen, in denen ein Unternehmen für Verletzungen von Mitarbeitern eines unabhängigen Auftragnehmers haftbar gemacht werden kann. Daher sollten Sie darauf bestehen, dass alle von Ihnen eingestellten unabhängigen Auftragnehmer den Nachweis erbringen, dass sie eine Arbeiterunfallversicherung abgeschlossen haben.