Bürojobs - Receptionist einstellen

Stellenbeschreibung

Eine Empfangsdame ist eine Person, die Sie einstellen, um jeden zu begrüßen, der Ihren Geschäftssitz betritt. Die Empfangsdame ist daher der erste Eindruck, den Kunden, Lieferanten und Partner von dem Geschäft haben, das Sie betreiben. Die Haltung, Gelassenheit und Gastfreundschaft der Rezeptionistin wird vermitteln, worum es in der Unternehmenskultur geht und wie. Es ist daher entscheidend, dass eine sorgfältige Planung sowohl bei der Beschreibung der Stellenbeschreibung des Rezeptionisten als auch bei der Einstellung einer Person verwendet wird, die in der Lage ist, sowohl verbal als auch nonverbal zu vermitteln, worum es in dem Geschäft geht.

Über den kritischen ersten Eindruck hinaus ist der Rezeptionist auch dafür verantwortlich, das Firmentelefon zu beantworten und Anrufer an die entsprechende Person weiterzuleiten. Die Rezeptionistin muss außerdem ein grundlegendes, aber nutzbares Wissen über das haben, was das Unternehmen tut, indem sie allen Anrufern und persönlichen Besuchern Informationen über das Unternehmen / die Produkte zur Verfügung stellt.

Abhängig von der Größe und der Art Ihres Unternehmens kann die Empfangsdame auch die Person sein, die alle Post- und Paketzustellungen abwickelt und daher ein Bedürfnis hat, ihren Bestimmungsort im Unternehmen zu kennen und zu handhaben. indem sie an die entsprechenden Mitarbeiter weitergeleitet werden. In Unternehmen wie Arzt- und Rechtsanwaltskanzleien kann es oft zu zeitlichen Einschränkungen kommen. Aus diesem Grund ist es wichtig, die Empfangsdame darin auszubilden, zwischen dringend und wichtig zu unterscheiden, um wichtige Geschäftsanforderungen zu erfüllen.

Die Empfangsdame kann auch der allgemeine "Torwächter" bei der Handhabung von Anwälten sein, die zum Anruf kommen.

Dazu gehört die Überprüfung von Anrufen, die Feststellung der Art und des Zwecks eines Besuchs, die Kontaktaufnahme mit dem zuständigen Mitarbeiter bei Ankunft eines Besuchers und die Anforderung von Notdiensten (Polizei, Feuerwehr und Ambulanz) bei Bedarf.

Es gibt eine Vielzahl anderer Verwaltungsaufgaben, die von der Rezeption bearbeitet werden können.

Abhängig von der Größe und Komplexität Ihres Unternehmens können diese Aufgaben Folgendes umfassen:

• Front Desk Coordinator
• Greeter
• Telefonzentrale Operator
• Anruf-Screener

In Bezug auf die Rezeption, Einheitsgröße nicht alle passt, und wie beschrieben, weil diese Person eine kritische Rolle in der Wirtschaft hat, werden die Arbeitsaufgaben und die Ausbildung der Empfangsdame letztlich zum Erfolg des entsprechenden Verkehrs zum Unternehmen beitragen. Es gibt zwei Arten von Unterscheidungen hinsichtlich der Art und Weise, wie die Arbeitseinsätze der Rezeption organisiert sind. Die eine ist die Größe der Firma, die andere ist Spezialität. Im Folgenden finden Sie Richtlinien für die Einstellung von Empfangsmitarbeitern anhand der Größe des Unternehmens.

Empfangsdame in einem kleinen Büro

In einem kleinen Büro ist die Rezeption normalerweise eine Vollzeitstelle.Da es sich jedoch um ein kleines Unternehmen handelt, muss die Empfangsdame auch andere Aufgaben wahrnehmen können. Die Zuständigkeiten der Empfangsdame werden normalerweise einem Sekretär oder Sachbearbeiter zugewiesen, der sich in der Nähe des öffentlichen Eingangs des Geschäfts befindet. Zusätzliche zugewiesene Aufgaben können das Empfangen von Paketen / Post, das Eingeben, die Auftragserfassung, die Postvorbereitung oder jede andere Aufgabe umfassen, die unterbrochen werden kann, wenn ein Gast ankommt.

Empfangsdame in einem mittleren Büro

Die Position der Empfangsdame in einem mittelgroßen Büro ist wahrscheinlich eine engagierte Vollzeitbeschäftigte, die sich weiterhin dafür engagiert, die Menschen beim Betreten des Unternehmens zu begrüßen. In Perioden mit geringem Verkehr können zusätzliche Arbeiten, die normalerweise von einem Sekretär oder Angestellten ausgeführt werden, der Empfangsdame zugewiesen werden.

Empfangsdame in einem großen Büro

Die Zuständigkeiten der Empfangsdame sind in einer großen Büroumgebung sehr gut definiert. Die Aufgaben können eine formelle Liste von Aufgaben und anderen Funktionen umfassen, die von der Person in dieser Position erwartet werden. Es ist wahrscheinlich, dass diese Person sich der Begrüßung von Besuchern und der Leitung / Weiterleitung von Anrufern widmet. Dies ist jedoch eine Funktion der Lautstärke von Besuchern und Anrufern, und wenn die Lautstärke hoch ist, ist eine dedizierte Funktion als Begrüßungs- und Anrufrouter ausreichend.

Das Ziel besteht darin, sicherzustellen, dass alle Anforderungen für große Bürobegrüßungen erfüllt werden - und dass andere, selektive Aufgaben nur zugewiesen werden, wenn dies durch einen Rückgang des Verkehrsaufkommens bestätigt wird.

Die andere Klassifikation der Rezeptionisten ist von Spezialitätstypen, wie Rezeptionist oder Empfangsdame der Anwaltskanzlei. Die Arbeitspflichten dieser Rezeptionisten werden zusätzliche oder spezialisierte Arbeitsaufgaben beinhalten, aufgrund der Art von Geschäft, für das sie arbeiten.

Eine andere Art von Empfangsdame ist ein Kassierer in einem Geschäft. In diesem Fall erfordert die Rolle des Rezeptionisten nicht nur alle beschriebenen dedizierten Aufgaben, sondern erfordert auch, dass die Person auf das Geschäft des Büros spezialisiert ist. Ein gutes Beispiel dafür ist eine Empfangsdame in einem Spa oder einem anderen Dienstleistungsunternehmen, wo die Empfangsdame der Begrüßer, Gastgeber, Disponent und Kassierer ist.