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Wir alle träumen davon, ein geschickter Dealmaker zu sein - eine selbstsichere Person, die dazu neigt, alles zu bekommen, was sie will, und dann noch etwas. Aber die Navigation durch Hotelvertragsgespräche kann einschüchternd sein. Bitten Sie zu viel? Zu wenig? Hast du wirklich viel bekommen? Hier sind einige Richtlinien zu befolgen, um einen Vertrag zu sichern, der für Ihr Endergebnis Sinn macht.
Seien Sie flexibel
Schließen Sie sich nicht auf bestimmte Daten ein. Seien Sie bereit, Ankünfte und / oder Abflüge zu verlagern, um die Belegungszeiten oder -perioden zu senken, um einen besseren Preis zu erzielen.
Machen Sie Ihre Forschung
Wenn ein anderes großes Ereignis während Ihrer Daten stattfindet, wird der Raumbestand wahrscheinlich niedrig und die Preise hoch sein.
Think Ahead
Starte die Vertragsgespräche so früh wie möglich. Es ist ein Planer Markt (vorerst) und Hotels sind bestrebt, zukünftige Geschäfte zu sichern. Aber behalten Sie die Hotelprognosen im Auge. Da sich die Geschäftslevel stabilisieren und steigen, steigen auch die Zimmerpreise. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie die Flexibilität haben, langfristige Verträge anzupassen, um neue Anwesenheits / Buchungstrends zu berücksichtigen.
Oder leben im Moment
Kurzfristige Buchungen können auch erhebliche Einsparungen bringen. In dieser Wirtschaft bieten einige Hotels Rabatte für Planer, die bereit sind, Veranstaltungen innerhalb eines engen Zeitfensters durchzuführen.
Machen Sie es sich einfach
Seien Sie sich über Ihren Wert und Ihre Gegenleistung klar. Geben Sie eine detaillierte RFP (Request for Proposal) an, in der Sie angeben, was Sie benötigen (Unterkunft, Tagungsfläche und Preisspanne), was Sie möchten (Konzessionen) und was Ihre Zeitachse für eine Antwort ist.
Lassen Sie sie wissen, wer Sie sind
Gehen Sie nicht davon aus, dass Hotels wissen. Geben Sie Details zu Ihrem Unternehmen und Ihren Teilnehmern an, um zu zeigen, warum Sie (und sie) die Mühe wert sind, insbesondere wenn Sie Daten aus früheren Jahren aufräumen und ausgeben.
Konsistenz zählt
Schon seit Jahren ein treuer Kunde? Scheuen Sie sich nicht, Hotels an Ihre aktuelle (und zukünftige) Widmung zu erinnern.
Aber lassen Sie sich nicht von dieser Hingabe abhalten, um sicherzugehen, dass Sie den besten Preis für Ihr Geld bekommen.
Suchen Sie nach Konzessionen
Das Hotel wird sich nicht auf der Rate bewegen? Vielleicht können sie auf andere Weise helfen. Fragen Sie nach Extras wie Zimmer-Upgrades, reduzierten Resortgebühren, kostenlosem Fitnessraum oder WLAN-Zugang oder sogar kostenlosen Empfängen. Sie werden nicht wissen, was Sie bekommen könnten, wenn Sie nie fragen. Seien Sie jedoch vorsichtig, wenn Sie mehr verlangen als das, was für die Größe Ihrer Gruppe sinnvoll ist, und lassen Sie sich nicht von Zugeständnissen bei einer ansonsten guten Beziehung stören.
Achten Sie auf die Kleingedruckten
Attrition-Klauseln, Strafgebühren, Kündigungs- oder Stornierungsrichtlinien - achten Sie darauf, dass Sie das Kleingedruckte sorgfältig durchgehen. Kann auf Geldstrafen verzichtet, verschoben oder verhandelt werden? Können Zimmer ohne Strafe weiterverkauft werden?
Be Proactive
Fordern Sie das Recht auf ein Audit an, damit Sie die Gästeliste des Hotels mit Ihrer Teilnehmerliste vergleichen können.Können Sie Gutschriften für späte Registranten, frühe Abreisen oder Teilnehmer, die außerhalb des Blocks buchen, erhalten? Es kann sogar möglich sein, Guthaben für Kongressteilnehmer zu erhalten, die zu anderen Hotels "gelaufen" sind (wenn Gäste aufgrund von Überverkäufen durch das Gastgeberhotel zu anderen Hotels geschickt werden) oder für No-Shows.
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