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Verspätete Anmeldegebühren für W-2-Formulare und 1099-MISC-Formulare
Das Fazit: Wenn Sie zu spät einschreiben müssen, legen Sie so bald wie möglich eine Feile an, um zusätzliche Geldbußen und Strafen zu vermeiden.
UPDATE: Neues früheres Einreichungsdatum für W-2- und 1099-MISC-Formulare
Das IRS hat die Einreichungsfrist für W-2s und 1099-Formulare einschließlich W-2-Formulare, 1099-MISC-Formulare und Übertragungsformulare W-3 und 1096, ist 31. Januar des folgenden Jahres.
Das ist einen Monat früher als das frühere Anmeldedatum und gilt sowohl für eingesandte Formulare als auch für e-archivierte Formulare. Das neue frühere Datum gilt für Steuerjahre, die mit dem Steuerjahr 2016 beginnen, um Steuerbetrug zu verhindern.
Die Frist für die Abgabe von W-2 an die Mitarbeiter hat sich nicht geändert. Es ist immer noch der 31. Januar des folgenden Jahres.
Neue Anforderungen für die Einreichung eines Verlängerungsantrags für W-2s
Zusätzlich zu den Änderungen der Anmeldefristen hat der IRS die Vorschriften für die Beantragung einer Verlängerung für die Einreichung von W-2-Formularen geändert. Die Erweiterungsanwendung ist nicht garantiert und Sie müssen eine detaillierte Erklärung für die Erweiterungsanforderung bereitstellen. Anfragen müssen bis zum 31. Januar im IRS-Formular 8809 eingereicht werden. Die Verlängerung ist 30 Tage lang.
Fälligkeitsdaten für W-2-Formulare und 1099-MISC-Formulare
Die Formulare und wer sie erhalten müssen, bis zum 31. Januar des auf das Steuerjahr folgenden Jahres
- > W-2s müssen an Mitarbeiter ausgegeben und bei der Social Security Administration hinterlegt werden.
- 1099-MISC-Formulare müssen an Nicht-Mitarbeiter ausgegeben und beim IRS eingereicht werden.
Das Formular 1099-MISC muss dem Nichtangestellten bereitgestellt und dem IRS für jeden eingereicht werden, an den Sie während des Steuerjahres mindestens 600 $ oder mehr gezahlt haben. Hier ist die Liste der Personen, die das Formular 1099-MISC erhalten müssen.
Strafen für die verspätete Einreichung von W-2s und 1099-MISC-Formularen
Die IRS verhängt Strafen für die Nichtübermittlung von W-2-Erklärungen an Mitarbeiter.
Wenn Sie W-2s online einreichen, brauchen Sie keine W-3-Formulare einzureichen, aber wenn Sie W-2 per Post einreichen, können Sie eine Strafe zahlen, wenn Sie W-3-Erklärungen nicht zusammen mit Kopien von Mitarbeiter W-2.
Sanktionen können auch für unvollständige oder ungenaue Aussagen verhängt werden. Wenn Sie einen "vernünftigen Grund" für Ihr Versagen zeigen können, können Sie die Strafen vermeiden, aber zählen Sie nicht auf die SSA oder IRS, die Ihre "vernünftige Ursache" akzeptieren. Wenn Ihr Versagen mutwillig ist oder nachgewiesen werden kann, dass Sie das Gesetz absichtlich missachtet haben, sind die Strafen höher. Hier sind die Details:
Die Strafe für ein Versäumnis, ein W-2 einzureichen, beträgt $ 50 pro Kontoauszug, unabhängig davon, wann die richtige Erklärung vorliegt.
Einreichung bei der Social Security Administration (SSA)
Sie können für Strafen haftbar gemacht werden, wenn Sie das Formular W-3 mit der SSA (zusammen mit W-2s für alle Mitarbeiter) bis Ende Februar nicht einreichen. Vorjahr.Darüber hinaus können Sie bestraft werden, wenn die Formulare fehlerhaft oder fehlerhaft sind. Sie können Strafen vermeiden, wenn Sie:
- rechtzeitig zum Fälligkeitsdatum einreichen
- Alle erforderlichen Informationen in das Formular einschließen
- Stellen Sie sicher, dass die Informationen korrekt sind
- Stellen Sie sicher, dass Sie das richtige Formular verwenden (kein fotokopiertes Formular für die W-3)
- Datei elektronisch, wenn Sie dazu aufgefordert werden (dh wenn Sie 250 oder mehr W-2-Formulare zum Einreichen haben)
Überprüfen Sie die Formulare sorgfältig auf Vollständigkeit und Stellen Sie insbesondere sicher, dass Sie korrekte TINs für Angestellte haben, korrekt geschriebene Nachnamen und dass alle Geldbeträge korrekt sind.
Strafen für kleine Unternehmen
Die Strafen sind für "kleine Unternehmen" (mit 5 Millionen US-Dollar oder weniger als die durchschnittlichen jährlichen Bruttoeinnahmen für die letzten drei Steuerjahre.
Die Höhe der Vertragsstrafe richtet sich nach dem Datum der Einreichung des Antrags. Der niedrigste Betrag beträgt 15 US-Dollar für korrekt hinterlegte 30 Tage.
ein Payroll Service Provider entbindet Sie nicht von der Verantwortung sicherzustellen, dass die W-2 Formulare richtig und pünktlich. Wenn Ihre Datei nicht absichtlich eingereicht wurde, beträgt die Strafe für jedes Formular mindestens 100 US-Dollar und kein Maximum.
Strafen für die verspätete Einreichung von 1099-MISC-Formularen
Wenn Sie bis zum Fälligkeitsdatum kein 1099-MISC-Formular einreichen, können Sie eine Strafe aufgrund der Verspätung erleiden: Wenn Sie innerhalb von 30 Tagen korrekt archivieren Die Strafe beträgt $ 30; 60 US-Dollar pro Rückgabe, wenn Sie mehr als 30 Tage zu spät, aber bis zum 1. August und 100 US-Dollar pro Rückgabe einreichen, wenn Sie nach dem 1. August eine Datei einreichen oder gar keine Datei einreichen. Die Rückgabe muss vollständig und korrekt sein, um Strafen zu vermeiden.
Wenn Sie den Zahlungsempfängern nicht rechtzeitig 1099-MISC-Kontoauszüge mitteilen, können Sie auch eine separate Strafe erhalten. Der Betrag basiert auf dem Zeitpunkt, zu dem Sie die richtige Aussage gemacht haben.
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