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Geschäftsausgaben umfassen die Bandbreite von notwendig bis zufällig, aber ein frustrierender Bereich von unvorhergesehenen Ausgaben sind verspätete Gebühren und unnötige Zinsen. Wenn Sie jemals verpasst haben, eine Firmenrechnung pünktlich zu bezahlen, haben Sie wahrscheinlich einen dieser unvermeidlichen Kosten festgestellt, sehr zu Ihrem Ärger. Die Frustration erhöht sich um das Zehnfache, wenn der professionelle Buchhalter, den Sie zur Verwaltung Ihrer Kreditorenbuchhaltung beauftragt haben, Fälligkeitsdaten verschwendet, was zu überraschenden Kosten führt, die Sie vermeiden sollten, da Sie eine engagierte Person beschäftigen, die diese Probleme angeht.
Doch egal, ob Sie Ihre Kreditorenbuchhaltung ("AP") selbst bearbeiten und Schwierigkeiten haben, Termine einzuhalten oder Schwierigkeiten haben, Ihren Buchhalter zu verwalten und Gebühren zu bezahlen, es gibt mehrere Dinge, die Sie tun können. um sicherzustellen, dass Ihre Buchhaltungsprozesse an Fälligkeiten und Fristen ausgerichtet sind.
1. Untersuchen Sie Ihre aktuellen Buchhaltungsprozesse, um Fallstricke zu entdecken
Wenn Sie bereits Opfer wiederholter Zahlungsverzugsgebühren und aufgelaufener Zinsen sind, müssen Sie zunächst jede Phase Ihrer Kreditoren- und Rechnungsverwaltungsprozesse prüfen. Vom Eingang der Eingangsrechnungen über die Zyklen der Überprüfung, Genehmigung und Zahlung bis hin zur Dokumentation von Zahlungen und zur Einreichung bezahlter Rechnungen; Jeder Schritt sollte auf Genauigkeit und Effizienz überprüft werden.
Heben Sie hervor, wo Rechnungen im Workflow hängen bleiben, identifizieren Sie potenzielle Täter (d. H. Langsame Postbearbeitungszeit, unregelmäßige Rechnungsprüfungsfristen, fehlende Genehmiger) und passen Sie die größten Problembereiche zuerst an.
Wenn mehrere Personen in den AP-Workflow involviert sind, sollten alle an der Festlegung des Prozesses teilnehmen, um vollständige Transparenz und Verantwortlichkeit zu gewährleisten. Sie denken vielleicht, dass E-Mails am Tag des Eingangs geöffnet werden, nur um herauszufinden, dass sie eine Woche lang aufbewahrt werden, bevor sie an die Buchhaltung weitergeleitet werden.
2. Festlegen von Buchhaltungsprozeduren, -prozessen und -erwartungen
Bevor Sie nach einer überholten Lösung suchen, beginnen Sie mit erstellten Regeln und Erwartungen, um zukünftige Aufgaben und Funktionen in Kreditorenbuchhaltung zu leiten. Möglicherweise sind dies maximale Durchlaufzeiten, ein schrittweiser Genehmigungsprozess oder die Erwartung, dass alle Rechnungen drei Tage vor dem Fälligkeitsdatum bezahlt werden. Die Prozesse sollten im Einklang mit Ihren Unternehmenszielen und -fähigkeiten stehen und von allen Parteien festgelegt und vereinbart werden, um einen unternehmensweiten Einkauf zu gewährleisten.
3. Erstellen Sie Aufgaben und Erinnerungen in Ihrem Go-To-Kalender und Aufgabenverwaltungsprogramm
Der schnellste Weg, automatisierte Workflow-Funktionen in Ihre Buchhaltungsprozesse einzubeziehen, besteht darin, sich auf Ihre aktuellen Aufgaben und das Kalenderverwaltungsprogramm zu stützen. Nachdem Sie Ihre Erwartungen für Ihre verbesserten Buchhaltungsprozesse festgelegt haben, brechen Sie sie in einzelne Aufgaben auf.Von der Aufzeichnung neuer Rechnungen bis zur Weiterleitung an den Genehmigenden im Überprüfungszyklus sollte jede bestimmte Aufgabe als wiederkehrende Erinnerung in Ihrem Kalender- und Aufgabenprogramm erstellt werden. Derjenige, der für die Ausführung einer bestimmten Aufgabe verantwortlich ist, sollte sie auf die entsprechende Häufigkeit einstellen, um eine termingerechte Ausführung zu gewährleisten.
Durch die Verwendung eines aufgabenbasierten Ansatzes zur Abrechnung von Zahlungen und Verwaltung können Workflows einfach und problemlos ausgeführt werden. Aufgaben können leicht geteilt, übertragen und überprüft werden, um die Einhaltung der angegebenen Prozesse und Verfahren sicherzustellen. Jede Rechnung folgt dem gleichen Prozess, standardisiert die Schritte und ermöglicht eine bessere Kontrolle und Kontrolle durch die Manager und Eigentümer. Sie können leicht die Aufgaben in einem Programm überprüfen (und nicht den Speicher Ihres Buchhalters), um zu sehen, welche Aufgaben als vollständig oder ausstehend markiert sind.
4. Implementieren Sie ein automatisiertes Bill Management Workflow-Programm
Die optimale Lösung zur Vermeidung von Zahlungsverzug, Gebühren und Zinsen ist die Implementierung eines integrierten Rechnungsverwaltungsprogramms, das Workflows automatisiert, mit Buchhaltungsprogrammen synchronisiert und maximale Transparenz während des gesamten Prozesses gewährleistet. Von verschiedenen Benutzerprofilen bis hin zu automatisierten E-Mail-Benachrichtigungen und mobilen Genehmigungen wird die Integration eines Rechnungsverwaltungsprogramms in Ihren Workflow alle Punkte verbinden, um sicherzustellen, dass Aufgaben und Kreditorenfristen nie wieder übersehen werden.
Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen? Es kann zuerst etwas überwältigend erscheinen. Beginnen Sie mit dem einfachsten Schritt aus Ihren aktuellen Prozessen und bauen Sie langsam auf. Sie müssen nicht über Nacht von einem Post-It in ein vollautomatisches System übergehen.
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