Anleitung zum Erstellen einer Ausschreibung oder Ausschreibung

Eine Angebotsanfrage, manchmal auch RFP oder RFQ für "Request for Quotation" genannt, ist ein Dokument, das ein Unternehmen ausgibt, wenn es ein Produkt kaufen möchte und seine Spezifikationen dem Öffentlichkeit. Dies ist normalerweise der Fall, wenn mehrere Unternehmen auf die Arbeit oder den Arbeitsplatz bieten und zu wettbewerbsfähigeren Preisen einlädt. Aber Ihre Bemühungen könnten zu Geboten führen, die Ihre Zeit verschwenden oder, schlimmer noch, keine Gebote, wenn Sie das RFP nicht richtig vorbereiten.

So geht's für den besten Erfolg.

Schwierigkeitsgrad: Durchschnittlich

Erforderliche Zeit: Oft mehrere Tage

So geht's:

1. Machen Sie Ihre Hausaufgaben: Finden Sie heraus, was Sie brauchen, was Sie wollen und was ist möglich, bevor Sie mit der Erstellung Ihres Angebots beginnen. Stellen Sie keine RFP für eine Maschine aus, die 1 500 Widgets pro Stunde produzieren kann, wenn Sie nie mehr als 25 pro Monat verkauft haben. Es macht keinen Sinn, ein RFP für ein fliegendes Auto auszustellen, wenn ein Bote genauso schnell mit dem Fahrrad durch den Verkehr kommt.
2. Unterscheiden Sie zwischen Ihren Bedürfnissen und Wünschen: Wenn Sie eine Anwendung erwerben möchten, die Bilder zwischen der Zentrale und Ihren Transportern auf der Baustelle übertragen kann, können Sie die Anzahl der pro Sekunde benötigten Bilder festlegen. die Bilder, die Sie brauchen, und die notwendige Auflösung. Klar, es wäre schön, diese Bilder in Farbe zu haben, aber ist das wirklich notwendig? Wenn Sie wirklich ein bestimmtes Spezifisches benötigen, verwenden Sie Wörter wie "wird", "soll" und "muss". Dies zeigt an, dass dies die Anforderungen sind. Spezifikationen, die lediglich "will" sind, sollten durch Wörter wie "kann", "kann" und "optional" identifiziert werden.

1. Entscheiden Sie, wie der Gewinner aussehen wird : Die Vorschläge, die Sie als Antwort auf Ihre Ausschreibung erhalten, unterscheiden sich. Jedes antwortende Unternehmen wird unterschiedliche Stärken und Schwächen haben. Einige werden sich auf niedrigste Kosten konzentrieren. Andere werden sich auf beste Qualität einstellen. Wieder andere werden ein vollständiges Feature-Set anbieten. Entscheiden Sie, was Sie suchen - die günstigsten Kosten, die schnellste Lieferung oder eine Kombination aus beidem.

1. Organisieren Sie das Dokument : Alles, was Sie geschäftlich schreiben, sollte gründlich überdacht und organisiert werden. Eine Gliederung ist ein guter Anfang. Sie benötigen mindestens Abschnitte für eine Einführung, Anforderungen, Auswahlkriterien, Zeitpläne und Prozesse. Viele dieser Abschnitte haben Unterabschnitte.
2. Schreiben Sie die Einleitung : Hier erläutern Sie potenziellen Bietern, warum Sie die Ausschreibung veröffentlichen und was Sie damit erreichen möchten. Die Einleitung kann auch eine Zusammenfassung der wichtigsten Punkte aus den anderen Abschnitten enthalten, einschließlich des Fälligkeitsdatums. Die Einführung eines RFPs für ein Bildübertragungssystem könnte etwa so lauten: "XYZ Company bittet um Vorschläge für ein äußerst zuverlässiges, einfach zu bedienendes System, das Bilder von der Hauptniederlassung an Transporter überall in der Metropolregion übertragen kann.Antwortgebote müssen bis Montag, den 5. März 2007 um 8:00 Uhr MEZ eingegangen sein. "
3. Anforderungen erläutern : Dieser Abschnitt ist einer der wichtigsten und dauert in der Regel am längsten. Sie müssen angeben, die Größe und die Klarheit der zu übertragenden Bilder und die erforderliche Geschwindigkeit Seien Sie spezifisch, aber sagen Sie den Bietern nicht, wie Sie die Arbeit durchführen lassen wollen, es sei denn, dies ist wesentlich. Sie können diesen Teil in Unterabschnitte nach System aufteilen. Beispiel: a) Bildgröße und -qualität b) Übertragung (die sowohl die gewünschte Geschwindigkeit als auch alle Anforderungen enthalten kann, die die Übertragung sichern) und c) gewünschte Optionen (wo Sie Farbe als wünschenswerte Option auflisten können).
4. Auswahlkriterien < : Hier können Sie den Bietern mitteilen, wie Sie das gewinnende Gebot auswählen.Sie können so viel oder so wenig preisgeben, wie Sie möchten.Es ist eine gute Idee, einen Satz wie "Der erfolgreiche Bieter, falls vorhanden, nur durch das Urteil der XYZ Company ausgewählt. "Einige staatliche RFPs sind sehr sp über Auswahlkriterien, aber die meisten kommerziellen RFPs sind weniger präzise. Vielleicht möchten Sie eine Tabelle erstellen, die jedem Gebot einen bestimmten Bereich von Punkten in jeder Kategorie zuweist. Dann muss ein Team das "beste" Gebot aus denjenigen mit den besten drei Bewertungen auswählen. Timelines
5. : Dieser Abschnitt informiert Unternehmen, die auf Ihre Ausschreibung bieten möchten, wie schnell sie handeln müssen und wie lange der Prozess voraussichtlich dauern wird. Sei vernünftig, wenn du deine Fristen einrichtest. Fragen Sie nicht nach Vorschlägen für komplexe Systeme, sondern geben Sie den Bietern nur wenige Tage Zeit, um zu antworten. Bieten Sie längere Zeit für die Vorbereitung eines Gebots an, wenn Ihr RFP groß ist, der gewünschte Kauf kompliziert ist oder Sie eine ausführlichere Antwort benötigen. Hier können Sie den Bietern auch mitteilen, wie lange der Bewertungsprozess dauern wird, wann sie benachrichtigt werden, ob sie erfolgreich waren und wie bald sie liefern müssen. Prozess:
6. Verwenden Sie diesen Abschnitt, um zu erläutern, wie der Prozess funktionieren wird, von der Zusendung des Angebots bis zur Auftragsvergabe und Beginn der Arbeiten. In diesem Abschnitt wird möglicherweise Folgendes angezeigt: "Gebote sind an dem in Schritt 8 angegebenen Datum fällig. Alle Gebote werden überprüft, um sicherzustellen, dass sie alle Anforderungen erfüllen und reaktionsschnell sind. Alle ansprechenden Gebote werden in X Kategorien eingeteilt. Sie wünschen) und die ersten drei Gebote werden vom Vorschlagsteam zur Auswahl des Zuschlagsempfängers und einer Alternative ausgewertet. Verhandlungen mit dem erfolgreichen Bieter werden voraussichtlich innerhalb von zwei Wochen zu einer Auftragsvergabe führen. " Entscheiden Sie, wie Sie aussenden möchten. die RFP
7. : Die meisten RFPs werden verschickt, müssen es aber nicht. Sie können eine RFP per E-Mail senden oder auf der Website Ihres Unternehmens posten. Stellen Sie nur sicher, dass Sie den Namen oder die Nummer angeben, die Bieter verwenden sollten, um die RFP zu identifizieren, auf die sie antworten. Entscheiden Sie, wer die RFP erhält:
8. Möglicherweise haben Sie bereits die Lieferanten identifiziert, von denen Sie kaufen möchten. Ihr Unternehmen hat möglicherweise sogar eine Liste akzeptabler Lieferanten. Wenn dies nicht der Fall ist, können Sie über Ihr professionelles Netzwerk nach potenziellen Anbietern suchen, indem Sie online suchen oder vertrauenswürdige Anbieter anderer Materialien nach ihren Empfehlungen fragen.Beschränken Sie nicht Ihre Liste, wer Ihre Ausschreibung nur an "große" Unternehmen oder "etablierte" Anbieter erhält. Sie finden vielleicht bessere Ideen und noch bessere Preise von kleineren Anbietern, die oft mehr daran interessiert sind, Ihr Geschäft zu gewinnen. Senden Sie die Ausschreibung.