Wie verwalten Sie erfolgreich ein Projekt?

Willkommen zu Ihrem ersten Projekt!

Herzlichen Glückwunsch! Sie wurden gerade mit einem wichtigen neuen Projekt betraut. Offensichtlich bietet Ihr Chef diese Gelegenheit als Vertrauensbeweis für Ihre Fähigkeiten an. Und während Sie aufgeregt sind, ist dies das erste Mal, dass Sie für ein Gesamtprojekt verantwortlich sind und es ist ein bisschen erschreckend.

Eine Reihe von Fragen gehen Ihnen durch den Kopf:

• Wie fange ich an?
• Welche Schritte sind notwendig, um das Projekt von der Initiierung bis zum Abschluss zu bewegen?

• Wie baue ich ein leistungsstarkes Projektteam?
• Wen bitte ich um Hilfe? Gibt es einen Executive Sponsor?

Dieser Beitrag konzentriert sich darauf, jemandem zu helfen, der eine Projekt-, Ausschuss- oder Teaminitiative für eine Aktivität führt, die für die Organisation einzigartig ist. Ob Sie eine Ferienparty organisieren oder neue Produktentwicklungsinitiativen leiten, die Tools und Prozesse des Projektmanagements sind vorhanden, um Ihre Erfolgswahrscheinlichkeit deutlich zu erhöhen.

Erstens: Verstehe die 5 Phasen im Projektprozess:

Ich ermutige dich zwar, mehr über jede der fünf Phasen im Detail zu lesen, aber du weißt:

1. Initiation: < das Projekt starten. Planung:
2. Planen der gesamten Projektarbeit. Ausführung:
3. führt die Arbeit tatsächlich aus. Verwalten und Steuern:
4. Die gesamte während des Projekts ausgeführte Arbeit zur Überwachung des Fortschritts. Abschluss:
5. Abschluss und Lieferung des Projekts und Einstellung des Teams.

Diese Schritte sind für jedes Projekt identisch.

13 Grundlegende Schritte für das Projekt Anfänger:

Definieren Sie den Bereich:

1. Der erste und wichtigste Schritt in einem Projekt besteht darin, den Umfang des Projekts festzulegen. Was soll man leisten oder schaffen? Was ist das Projektziel? Ebenso wichtig ist es zu definieren, was nicht im Rahmen Ihres Projekts enthalten ist. Wenn Sie nicht genug Definition von Ihrem Chef erhalten, klären Sie den Umfang selbst und senden Sie es zur Bestätigung nach oben. Während das Beispiel etwas vom Geschäftsthema ist, können wir uns alle auf einen Hochzeitsempfang beziehen. Wenn Sie einen Hochzeitsempfang planen, können Sie als Ihren Bereich: einen Hochzeitsempfang für 100 Gäste vorbereiten, komplett mit Abendessen, offener Bar, Hochzeitstorte und einer Live-Band zum Tanzen zu einem bestimmten Zeitpunkt zu einem Preis von nicht mehr als $ 20.000. Verfügbare Ressourcen ermitteln:
2. Welche Personen, Ausrüstung und Geld stehen Ihnen zur Verfügung, um die Projektziele zu erreichen? Als Projektmanager haben Sie normalerweise keine direkte Kontrolle über diese Ressourcen, müssen diese jedoch über die Matrixverwaltung verwalten. Die Timeline verstehen:
3. Wann muss das Projekt abgeschlossen sein? Während Sie Ihren Projektplan entwickeln, haben Sie vielleicht eine gewisse Flexibilität, wie Sie die Zeit während des Projekts nutzen, aber die Fristen sind normalerweise festgelegt, wie im Fall der Hochzeitsfeier.Wenn Sie sich dafür entscheiden, Überstunden zu verwenden, um den Zeitplan einzuhalten, müssen Sie dies gegen die Einschränkungen Ihres Budgets abwägen. Stellen Sie Ihr Projektteam zusammen:
4. Holen Sie die Personen in Ihrem Team zusammen und starten Sie einen Dialog. Sie sind die technischen Experten. Deshalb hat ihr funktionaler Vorgesetzter sie dem Projekt zugewiesen. Ihre Aufgabe ist es, das Team zu leiten. Detail der Arbeit, Teil 1:
5. Welches sind die wichtigsten Teile oder Komponenten, die erstellt werden müssen, um das Projekt abzuschließen? Zum Beispiel erfordert ein Hochzeitsempfang auf einem hohen Niveau: eine Empfangshalle, Essen, Trinken, Kuchen, Gäste und Unterhaltung. Natürlich kann jeder dieser größeren Gegenstände in viele zusätzliche Gegenstände zerlegt werden. Das ist der nächste Schritt. Die Arbeit detaillieren, Teil 2:
6. In unserem Hochzeitsempfang oben haben Sie wahrscheinlich ein Team oder eine Person, die für verschiedene Komponenten zuständig ist. Arbeiten Sie mit Ihren Teammitgliedern, um die Details zu formulieren, die notwendig sind, um jeden wichtigen Gegenstand zu erreichen. Die für Lebensmittel zuständige Person muss die Optionen und die Kostenbeschränkungen verstehen und eine Auswahl treffen, die die Erreichung des Umfangs unterstützt. Listen Sie die kleineren Schritte in jedem der größeren Schritte auf. Wie viele Levels Sie in immer detailliertere Schritte einschlagen, hängt von der Größe und Komplexität Ihres Projekts ab. Einen vorläufigen Plan entwickeln:
7. Stellen Sie alle Ihre Schritte in einem Plan zusammen. Eine gute Methode hierfür ist die Verwendung einer Vorrangtabelle, die angibt, welche Elemente anderen Elementen vorangehen müssen. Formale Projektmanagementpraktiken erfordern die Entwicklung eines sogenannten Netzwerkdiagramms und die Identifizierung des kritischen Pfades. Während dies möglicherweise über Ihre Bedürfnisse oder Kenntnisse hinausgeht, besteht das Hauptproblem darin, die Aktivitäten in der richtigen Reihenfolge zu sequenzieren und dann Ressourcen gegen die Aktivitäten zuzuweisen. Folgende Fragen müssen gestellt werden: Was passiert zuerst? Was ist der nächste Schritt? Welche Schritte können gleichzeitig mit unterschiedlichen Ressourcen ausgeführt werden? Wer macht jeden Schritt? Wie lange wird es dauern? Es gibt viele ausgezeichnete Softwarepakete, die eine Menge dieses Details für Sie automatisieren können. Fragen Sie andere in ähnlichen Positionen, was sie verwenden. Erstellen Sie Ihren Baseline-Plan:
8. Holen Sie Feedback zu Ihrem vorläufigen Plan von Ihrem Team und anderen Interessengruppen. Passen Sie Ihre Zeitpläne und Arbeitszeitpläne an, um das Projekt in die verfügbare Zeit einzupassen. Nehmen Sie alle notwendigen Anpassungen am vorläufigen Plan vor, um einen Basisplan zu erstellen. Projektanpassungen anfordern:
9. Es ist fast nie genug Zeit, Geld oder Talent für ein Projekt vorhanden. Ihre Aufgabe ist es, mehr mit den begrenzten Ressourcen zu tun, als die Leute erwarten. Oft sind einem Projekt jedoch Grenzen gesetzt, die einfach unrealistisch sind. Sie müssen Ihren Fall vorbringen und es Ihrem Vorgesetzten präsentieren und fordern, dass diese unrealistischen Grenzen geändert werden. Fragen Sie zu Beginn des Projekts nach den Änderungen. Warten Sie nicht, bis es in Schwierigkeiten ist, nach den Änderungen zu fragen, die Sie benötigen. Wenn Ihr Projekt jedoch eine Hochzeit beinhaltet, erwarten Sie nicht, dass Sie erfolgreich sind, und bitten Sie um viele wichtige Änderungen! Arbeiten Sie Ihren Plan, aber sterben Sie nicht dafür:
10. Die Erstellung des Plans ist wichtig, aber der Plan kann geändert werden.Sie haben einen Plan, jeden Morgen zur Arbeit zu fahren. Wenn eine Kreuzung durch einen Unfall blockiert wird, ändern Sie Ihren Plan und gehen einen anderen Weg. Machen Sie das Gleiche mit Ihren Projektplänen. Ändern Sie sie nach Bedarf, aber behalten Sie immer den Umfang und die Ressourcen im Auge. Überwachen Sie den Fortschritt Ihres Teams:
11. Zu ​​Beginn des Projekts werden Sie kaum Fortschritte machen, aber beginnen Sie dann zu überwachen, was alle ohnehin tun. Das macht es einfacher, Probleme zu erkennen, bevor sie zu Problemen werden. Alles dokumentieren:
12. Aufzeichnungen aufbewahren. Notieren Sie jedes Mal, wenn Sie von Ihrem Basisplan abweichen, welche Änderungen vorgenommen wurden und warum dies erforderlich war. Jedes Mal, wenn eine neue Anforderung zum Projekt hinzugefügt wird, schreiben Sie auf, woher die Anforderung kam und wie die Zeitachse oder das Budget angepasst wurde. Sie können sich nicht an alles erinnern, schreiben Sie sie also auf, damit Sie sie am Ende des Projekts lesen und von ihnen lernen können. Halten Sie alle informiert:
13. Halten Sie alle Projektbeteiligten stets über den Fortschritt auf dem Laufenden. Informieren Sie sie über Ihren Erfolg, während Sie jeden Meilenstein abschließen, aber informieren Sie sie auch über Probleme, sobald sie auftauchen. Halten Sie auch Ihr Team auf dem Laufenden. Wenn Änderungen in Betracht gezogen werden, sagen Sie dem Team so weit wie möglich darüber. Stellen Sie sicher, dass jeder im Team weiß, was alle anderen tun. Das Fazit:

Sie müssen kein formaler Projektmanager sein, um eine Projektinitiative zu leiten. Sie sollten jedoch die Werkzeuge und die Logik des Projektmanagements anwenden, um Ihre Ziele zu verdeutlichen, die Arbeit zu beschreiben, ein Team aufzubauen und die Arbeit auszuführen und zu überwachen. Best of Erfolg!

Aktualisiert von Art Petty