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Wenn Sie eines oder mehrere Ihrer Fahrzeuge verwendet haben, um im letzten Jahr Geschäftserträge zu erzielen, können Sie die damit verbundenen Ausgaben als Betriebsausgabe Ihrer Einkommensteuer in den USA und Kanada geltend machen, indem Sie ein Meilenprotokoll. (Welche Kraftfahrzeugausgaben können Sie bei der Einkommenssteuer geltend machen? Details darüber, welche Kosten Sie geltend machen können und wie Sie diese geltend machen können.) Aber wie immer, wenn Sie diese Ausgaben abziehen möchten, müssen Sie in der Lage sein, Ihren Anspruch mit Beweisen zu belegen. Form eines Autokilometerbuches.
Wie man ein Kilometerbuch speichert
Sowohl der Internal Revenue Service (IRS) als auch die Canada Revenue Agency (CRA) geben an, dass die Aufbewahrung eines genauen Logbuchs über Geschäftsreisen für ein ganzes Jahr die beste Beweise können Sie Ihre Kfz-Spesenabrechnungen unterstützen müssen.
Die folgenden Informationen sollten bei jeder Verwendung des Fahrzeugs für geschäftliche Zwecke im Logbuch aufgezeichnet werden:
- das Datum,
- der Startpunkt,
- das Ziel,
- der Zweck Ihrer Reise;
- die Fahrzeugstartkilometer,
- die Fahrzeugendkilometer,
- die Gesamtmeilenkilometer (oder Kilometer in Kanada).
Beispiel-Meilenbuch
Meilenbuchbücher sind normalerweise in Bürobedarfsgeschäften erhältlich oder Sie können die folgende Vorlage verwenden, die in ein Word-, Excel- oder ähnliches Bürodokument kopiert werden kann, indem Sie den Text auswählen und kopieren / einfügen Windows, skizzieren Sie den Text, der mit der Maus ausgewählt werden soll, und drücken Sie STRG-C zum Kopieren und STRG-V zum Einfügen.
| Datum | Kilometerzahl Start | Kilometerende | Kilometerstand gesamt | Geschäftszweck | Park $ | Tolls $ | Andere $ |
| < | Automatische Kilometerverfolgung |
Die manuelle Eingabe von Fahrtinformationen in ein Logbuch ist mühsam, insbesondere wenn Sie viele Geschäftsreisen unternehmen. Glücklicherweise gibt es mehrere Kilometerstand-Tracking-Anwendungen für Apple und Android-Smartphones, die die GPS-Telefone verwenden, um jede Meile / Kilometer zu verfolgen, die für Geschäftszwecke gefahren werden.
Gegen eine geringe monatliche Gebühr speichert die App Ihre Geschäftsreiseinformationen und ermöglicht es Ihnen, eine Meilenübersicht Ihrer Steuererklärung herunterzuladen. Einige der beliebtesten Meilenspur-Apps sind:
MileIQ (IOS und Android)
- Kilometergebührenprotokoll (nur IOS)
- TripLog (iOS und Android)
- Geschäftsgebrauch Versus Personal
Sowohl das IRS und die CRA sind wachsam gegenüber übermäßigen Ansprüchen auf die geschäftliche Nutzung von Privatfahrzeugen. Die Inanspruchnahme der meisten oder aller Ihrer Fahrzeugkilometer für geschäftliche Zwecke ist ein sicherer Weg, um eine zusätzliche Prüfung durch die Steuerbehörden und eine mögliche Prüfung zu erhalten.(Sehen Sie 10 rote Flaggen, die Ihr kanadisches Kleinunternehmen prüfen lassen.)
Wenn Sie also Zeit haben, die Ausgaben für Ihr Fahrzeuggeschäft geltend zu machen, müssen Sie wissen, wie viele nicht geschäftsbezogene Meilen oder Kilometer Sie gefahren sind. Der einfachste Weg, dies zu tun, ist herauszufinden, wie viele Meilen oder Kilometer Sie insgesamt im Jahresverlauf gefahren sind, indem Sie den Kilometerstand Ihres Fahrzeugs am Ende des Steuerjahres mit dem vergleichen, was es zu Beginn des Jahres war.
Sobald Sie Ihre Daten für das Jahr vorliegen haben, müssen Sie zur Berechnung Ihrer Kfz-Spesenabrechnung alle Meilen / Kilometer berechnen, die Sie im Laufe des Jahres für die geschäftliche Nutzung gefahren haben.
Ihre persönliche Nutzung ist dann die Gesamtmeilenzahl für das Jahr minus der Geschäftsmeilenzahl.
Gute Nachrichten für kanadische Steuerzahler - Sie können ein Simplifed CRA Mileage Log als Nachweis verwenden
Die Canada Revenue Agency erlaubt Kleinunternehmen nun, ihre Logbuchaufzeichnungen zu reduzieren und ein dreimonatiges Beispiellogbuch zur Hochrechnung von Geschäftsvorfällen zu verwenden. Nutzung für das ganze Jahr.
So verwenden Sie ein vereinfachtes Logbuch:
Sie müssen zuvor für ein vollständiges Jahr ein Kilometerbuch geführt haben, um die Basisnutzung eines Fahrzeugs im Basisjahr zu ermitteln.
- Sie müssen dieses Logbuch für ein vollständiges Jahr in 2009 oder einem späteren Jahr aufbewahrt haben.
- Ihre geschäftliche Nutzung Ihres Fahrzeugs für das Jahr, in dem Sie das vereinfachte Logbuch verwenden, muss innerhalb von 10% der Ergebnisse Ihrer geschäftlichen Nutzung Ihres Fahrzeugs liegen, das Sie für das Basisjahr erfasst haben.
- Die CRA sagt auch, dass Unternehmen nachweisen müssen, dass die Nutzung des Fahrzeugs im Basisjahr repräsentativ für ihre normale Nutzung bleibt.
Wenn all dies wahr ist, können Sie ein Logbuch für nur drei Monate führen und dann Ihre geschäftliche Nutzung des Fahrzeugs berechnen, indem Sie die im Basisjahr festgelegte Geschäftsnutzung mit dem Verhältnis der Stichprobenperiode multiplizieren. Basisjahr Zeitraum, mit Hilfe dieser Formel:
(Beispiel Jahr Zeitraum% ÷ Basisjahr Zeitraum%) × Basisjahr jährlich% = Berechnet jährliche Geschäftsnutzung
Beachten Sie, dass Sie zu diesem Zweck wissen müssen, was Ihr Unternehmen Der Verwendungsprozentsatz wurde für den jeweiligen Zeitraum von drei Monaten im Jahr, das Sie als Basisjahr verwenden, verwendet, damit Sie ihn mit Ihrem neuen Beispieljahrzeitraum vergleichen können.
Wenn ich zum Beispiel ein vereinfachtes CRA-Meilenbuch für Januar, Februar und März des letzten Steuerjahres geführt habe, muss ich auch wissen, wie viel Prozent meines Geschäfts im Januar, Februar und März Mein Basisjahr, als ich das ganze Jahr über ein Meilenbuch führte.
Hier ein Beispiel:
Angenommen, ich habe ein vereinfachtes Logbuch für die ersten drei Monate des Jahres geführt und festgestellt, dass mein Geschäftsnutzen des Fahrzeuganteils 64% beträgt.
Ich gehe zurück zu meinem vollständigen Jahresmeilenprotokoll für das Steuerjahr 2015, das ich als Basisjahr gewählt habe. Sieh dir die Datensätze für Januar, Februar und März an und finde heraus, dass mein Unternehmen der Fahrzeuganteil während dieser Zeit betrug 68%. Mein Anteil an der Nutzung meines Fahrzeugs für Geschäftszwecke für das gesamte Basisjahr betrug 70%.
Dann wende ich die Formel an, um meine drei Monate Daten in meinem vereinfachten Logbuch zu extrapolieren, um das ganze Jahr zu erfassen:
(64% ÷ 68%) x 70% = 65%
geschäftliche Nutzung des Fahrzeuganteils, den ich unter Verwendung meiner vereinfachten Logbuchdaten beanspruche - eine Zahl, die für die Canada Revenue Agency akzeptabel ist, da sie innerhalb des zulässigen Bereichs von 10% liegt.
Weitere Informationen zur Inanspruchnahme von Geschäftsausgaben im Zusammenhang mit der Nutzung Ihres Fahrzeugs zur Erzielung von Geschäftseinkommen finden Sie unter Welche Kraftfahrzeugausgaben können Sie in Kanada bei der Einkommensteuer geltend machen?
Fahrzeugkosten und Kapitalkostenvergütung in Kanada
Wenn Sie ein Fahrzeug gekauft haben, das in Ihrem Unternehmen verwendet werden soll, möchten Sie auch die Ausgaben für Kraftfahrzeuge im Zusammenhang mit dem Kauf eines Fahrzeugs lesen. Allowance) für ein Fahrzeug, das für den Geschäftsgebrauch gekauft wurde und erklärt, wie Sie die Kosten Ihres Autos über die Kapitalkostenvergütung abschreiben können.
Siehe auch:
Reisekosten
Die Regeln für Mahlzeiten und Unterhaltungskosten in Kanada Einkommenssteuer
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