Wie Buchführung ein Kleinunternehmen ruinieren kann

Da sich viele Unternehmer in einem hektischen Zeitplan schwer tun, das Gleichgewicht zu halten, bleiben Buchführungsaufgaben oft auf der Strecke. Eine genaue Buchführung kann jedoch den Unterschied zwischen dem Verbleiben in Betrieb und dem Schließen aufgrund von Cashflow-Problemen oder Steuerproblemen bedeuten. Wenn Sie feststellen, dass Sie bei Ihren Buchhaltungsaufgaben zurückfallen, ist es an der Zeit, Dinge zu bereinigen, bevor Ihr Unternehmen Opfer eines dieser häufigen Probleme wird.

1) Umsatzrückgang

Die Nichtverfolgung von Forderungen kann Sie in die Lage versetzen, einen großen potenziellen Umsatz zu erzielen, ohne dass tatsächlich viel Geld hereinkommt. Ohne eine Möglichkeit, alle ausstehenden Rechnungen auf einmal zu verwalten und zu überwachen, welche Ihrer Kunden Ihnen noch Geld schuldet, laufen Sie Gefahr, Einkommen von alternden Konten zu verlieren. Diese Unterbrechung des Cashflows kann Sie zwingen, einen Kredit aufzunehmen, um Ausgaben zu decken oder Ihr Geschäft zum Stillstand zu bringen. Der beste Weg, um Rechnungen zu vermeiden, die zu lange ruhen, ist die Verwendung einer Fakturierungssoftware, die automatische Erinnerungen an Kunden als Fälligkeitsdatum sendet.
2) Unterschätzen der Ausgaben
Kleine Einkäufe, wiederkehrende Zahlungen, versteckte Gebühren und Zinsen summieren sich schnell. Wenn Sie diese "zusätzlichen" Ausgaben nicht im Auge behalten, kann dies zu einer großen Diskrepanz zwischen dem Geld, das Sie Ihrer Meinung nach haben, und dem tatsächlichen verfügbaren Geld für Ihr Unternehmen führen. Viele Geschäftsinhaber vergessen auch, kleine Einkäufe zu verfolgen, die mit Portokasse getätigt wurden, eine Unterlassung, die die Tür für eine weniger als vorsichtige Nutzung des Kassenkontos offen lässt.

3) Überzahlungssteuern
Unvollständige oder unordentliche Bücher enthalten keine genauen Aufzeichnungen über die Geschäftsausgaben, die Sie für Ihre jährliche Steuererklärung geltend machen können. Das könnte bedeuten, dass Sie viele Abzüge verlieren und viel mehr bezahlen müssen, als Sie müssen. Die Regierung wird Ihre Rückgabe nicht für Sie durchgehen und darauf hinweisen, wo Sie es besser hätten tun können. Es liegt also in Ihrer Verantwortung, alle Ausgaben im Zusammenhang mit Geschäftsvorgängen zu protokollieren und alle Steuerzeiten aufzuführen.

Halten Sie Ihre persönlichen und geschäftlichen Transaktionen getrennt, und bewahren Sie Quittungen auf, um Ihre Einkäufe zu bestätigen.
4) Geprüft werden
Der IRS sucht nach bestimmten "roten Fähnchen", wenn er entscheidet, ob er eine Einzelperson oder ein Unternehmen auditiert, von denen einer über einen Zeitraum von drei Jahren oder länger konsistent einen Verlust aufweist. Einige Leute gründen gefälschte Unternehmen, nur um Ausgaben abschreiben zu können, und die IRS wird schließlich prüfen, ob diese Unternehmen legitim sind. Fehler in der Buchhaltung, die einen Verlust, der nicht vorhanden ist oder einen größeren Verlust als Ihr Geschäft tatsächlich erlebt haben, könnten die Aufmerksamkeit von jemandem in der IRS auffangen und ein Audit auslösen.
5) Gehalts- und Umsatzsteuerstrafen
Als Unternehmer ist es Ihnen überlassen, Steuern im Zusammenhang mit der Gehaltsabrechnung und allen Waren, die Sie verkaufen und die der Umsatzsteuer unterliegen, zu erfassen.Diese müssen als Teil Ihrer regulären Steuererklärung bezahlt werden. Unrichtige Berichterstattung und Zahlung könnten die IRS zur Kenntnis nehmen. Sollten Sie sich entscheiden, Ihre Zahlung in Frage zu stellen, werden Sie sich möglicherweise in einem langwierigen, kostspieligen Kampf verstrickt finden, der Sie von Ihrem Geschäft wegführt und sich negativ auf die Gewinne auswirkt.
6) Vergeuden von Zeit
Wenn Sie die saubere Aufbewahrung nicht zur Priorität machen, müssen Sie jedes Mal, wenn Sie Bücher für eine finanzielle Transaktion benötigen, aufholen.

Je mehr Sie eilen müssen, desto wahrscheinlicher sind Fehler, die korrigiert werden müssen. Die Zeit, die dieser Aufräumprozess verloren geht, kostet Ihr Unternehmen viel mehr, als sich jeden Tag ein paar Minuten Zeit zu nehmen, um die Bücher auszufüllen. Wenn Sie in Ihrer Eile ernsthafte Fehler machen, könnten Sie sich in Zukunft größeren Problemen gegenübersehen.
Fehler bei der Buchhaltung vermeiden
Die Führung eines kleinen Unternehmens ist kompliziert genug, ohne dass der Umgang mit regulären Buchhaltungsaufgaben belastet werden muss. Die Einstellung eines erfahrenen Buchhalters entlastet Sie und verringert die Chancen auf Probleme mit Unternehmensgeldern erheblich. Geben Sie Ihrem Buchhalter alle Informationen, die er benötigt, um genaue Aufzeichnungen zu führen, und halten Sie die Kommunikationswege offen, um sicherzustellen, dass die Daten nicht ausgelassen oder falsch übertragen werden.
Wenn Sie von Anfang an organisierte Dateien und Datensätze aufbewahren, können Sie Ihre Bücher am Ende jedes Monats, Quartals und Steuerjahres leichter ausgleichen.

Mit einem klaren Bild von Einnahmen, Ausgaben, Gewinnen und Cashflow können Sie Ihr Unternehmen führen und wissen, dass Sie genug Geld zur Hand haben, um den täglichen Geschäftsbetrieb zu unterstützen und langfristiges Wachstum voranzutreiben.