Formular W-4 - Informationen für Arbeitgeber

Was ist eine W-4 Form?

Ein W-4-Formular muss von allen Mitarbeitern ausgefüllt werden, die in den USA arbeiten, so dass der Arbeitgeber weiß, wie viel er vom Gehaltsscheck des Angestellten für die Bundeseinkommenssteuer einbehalten muss. Der Arbeitnehmer muss angeben:

• Familienstand
• Anzahl der Zulagen und
• Zusätzliche Abzugsbeträge.

Wann muss ein W-4 bei der Miete fertiggestellt werden? Wann tritt ein neues W-4 in Kraft?

Ein Mitarbeiter muss das Formular vor dem ersten Gehaltsscheck ausfüllen.

Die IRS sagt, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, eine neue W-4 bis zum Beginn der ersten Abrechnungsperiode einzuführen, die am oder nach dem 30. Tag ab dem Datum endet, an dem Sie (der Arbeitgeber) sie erhalten haben.

Hier ist ein Beispiel. Josie gibt dir am 10. November ein neues W-4; Sie wird am 15. und am 30. jedes Monats bezahlt. Sie müssen es spätestens bis zum 15. Dezember ausführen. Natürlich können Sie es möglicherweise früher implementieren, aber das ist nicht erforderlich.

Wenn ein Mitarbeiter eine W-4 für einen Bonus oder eine andere einmalige Gehaltsänderung ändern möchte, sollten Sie ihn ausreichend informieren, damit er für die W-4-Änderung planen kann. in der Tat mit der gleichen Lohnliste wie der Bonus sein.

Wie oft kann ein Mitarbeiter einen W-4 wechseln? Wie lange ist ein W-4 effektiv?

Mitarbeiter können die Beträge auf einem W-4-Formular jederzeit und so oft ändern, wie sie möchten. Die oben genannte Implementierungszeitlinie muss sowohl bei Änderungen als auch bei Neueinstellungen eingehalten werden.

Es gibt keine zeitliche Begrenzung, wie lange ein W-4 in Kraft bleibt; es bleibt so lange wirksam, bis der Mitarbeiter es ändert.

Bei der Kündigung behält die W-4 ihre Gültigkeit für die Einbehaltung von FICA-Steuern für Zahlungen, die nach dem Kündigungstermin erfolgen, bei.

Die aktuellste W-4 muss vom Mitarbeiter unterschrieben und im Abrechnungsordner des Mitarbeiters aufbewahrt werden, um die Höhe der einbehaltenen Quellensteuer zu überprüfen.

Kann ich W-4-Formulare per Telefon oder E-Mail annehmen?

Nein, Sie können keine Informationen von einem Mitarbeiter über ein neues oder geändertes W-4-Formular per Telefon oder E-Mail annehmen.

Die einzige Möglichkeit, eine Änderung vorzunehmen, besteht darin, das W-4-Formular persönlich oder per Post auszufüllen und zu unterschreiben.

Möglicherweise können Sie W-4-Informationen elektronisch akzeptieren, jedoch elektronische Systeme, die den IRS-Vorschriften entsprechen.

U. S.-Staaten und W-4-Formen

Viele US-Bundesstaaten verwenden ihre eigene Variation der W-4-Form, um die Quellenrücknahmemengen aufzuzeichnen. Und einige Staaten erlauben keine elektronische Erfassung von W-4-Informationen. Erkundigen Sie sich bei Ihrer staatlichen Finanzabteilung nach weiteren Informationen.

Probleme mit W-4-Formularen

Ein W-4-Formular kann aus verschiedenen Gründen ungültig sein , einschließlich der Tatsache, dass es nicht über die erforderlichen Informationen verfügt, eine Signatur fehlt oder wenn das Formular geändert wurde oder Wenn Sie der Meinung sind, dass ein W-4 ungültig ist, müssen Sie weiterhin basierend auf dem vorherigen W-4 zurückhalten.Wenn die ungültige W-4 Form die erste ist, sagt der IRS, dass Sie an der einzelnen mit null Zulagen zurückhalten sollten.

Mitarbeiter können einen pauschalen Prozentsatz oder einen Dollarbetrag nicht einbehalten. Sie müssen W-4 und IRS Tabellen und Quellenmethoden verwenden.

WICHTIG: Sie dürfen neuen Mitarbeitern beim Ausfüllen des Formulars keine Ratschläge erteilen.

Wenn ein Mitarbeiter Probleme beim Ausfüllen des W-4-Formulars hat, können Sie die Person zu diesem IRS-Artikel über die Berechnung Ihrer Einbehaltungsvergütung leiten.

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