Arten von Accounting Information Systems

Buchhaltungsinformationssysteme sammeln und verarbeiten Transaktionsdaten und teilen die Finanzinformationen interessierten Parteien mit. Es gibt viele Arten von Buchhaltungsinformationssystemen, und als Folge unterscheiden sie sich stark. Eine Reihe von Faktoren beeinflusst diese Systeme wie die Art des Geschäfts, die Größe des Unternehmens, das Datenvolumen, die Art des Datenmanagements und andere Faktoren.

EDV-Systeme

Die meisten Unternehmen, bis auf die Kleinsten, nutzen computergestützte Systeme, auch EDV-Systeme (Electronic Data Processing) genannt.

Diese Systeme behandeln jeden Schritt im Rechnungslegungsprozess von der Aufzeichnung der Finanztransaktion bis zur Erstellung der Finanzausweise. Die Unternehmen verbessern ständig ihre Systemtechnologie, um wettbewerbsfähig zu bleiben und den Sarbanes-Oxley Act von 2002 einzuhalten. Selbst die kleinsten Unternehmen können Systeme wie Quickbooks verwenden.

Grundlagen von Geschäftsvorgängen und Geschäftsprozessen

Um zu verstehen, wie diese Abrechnungsinformationssysteme funktionieren, müssen Sie die grundlegenden Buchungsbegriffe "Geschäftsvorfälle" und "Geschäftsprozesse" verstehen. Am wichtigsten ist, dass Sie verstehen müssen, wie Geschäftsvorgänge und -prozesse zusammenlaufen, um Finanzberichte zu erstellen. Bei Buchhaltungsinformationssystemen können Geschäftsvorgänge in verschiedene Arten von Geschäftsprozessen unterteilt werden:

1. Ertrags- und Retourenprozesse, -systeme und -kontrollen

Die Geschäftsvorgänge, die unter diese Geschäftsprozesse fallen, sind große Mengen an täglichen Umsätzen, Retouren und Geldzuflusstransaktionen.

2. Ausgaben- und Retourenprozesse, -systeme und -kontrollen

Bei den Geschäftsvorfällen, die unter diese Geschäftsprozesse fallen, handelt es sich um umfangreiche Ausgaben-, Retouren- und Mittelabflusstransaktionen. Lohn- und Anlagentransaktionen gehören ebenfalls zu dieser Kategorie.

3. Konvertierungsprozesse, -systeme und -kontrollen

Die Geschäftsvorgänge in dieser Kategorie sind Rohmaterialien und in Bearbeitung befindliche Transaktionen.

4. Verwaltungsprozesse, -systeme und -kontrollen

Bei den administrativen Geschäftsvorgängen handelt es sich um Investitionen, Ausleihungen und Kapitaltransaktionen.

Alle diese Geschäftsvorgänge führen zu T-Konten, die in den Hauptbuchprozessen, -systemen und -kontrollen eingerichtet wurden. Aus dem Hauptbuch werden interne und externe Abschlüsse erstellt. Interne Finanzberichte können ein Alterungsplan für Debitorenbuchhaltung oder ein Verkaufsbestandsstatusbericht sein. Externe Finanzberichte wären die Gewinn- und Verlustrechnung, die Bilanz und die Kapitalflussrechnung.

Arten von Buchhaltungsinformationssystemen

Es gibt mehrere Arten oder Kategorien von Buchhaltungsinformationssystemen. Was ein Unternehmen verwendet, hängt von der Art des Unternehmens, der Größe des Unternehmens, den Bedürfnissen des Unternehmens und der Raffinesse des Unternehmens ab:

Manuelle Systeme

Manuelle Abrechnungsinformationssysteme werden meist von sehr kleinen Unternehmen verwendet und zu Hause gegründete Geschäfte. Wenn ein System vollständig manuell ist, würde es Folgendes erfordern: Quelldokumente, Hauptbuch, allgemeines Journal und spezielle Zeitschriften oder Nebenzeitschriften, die Sie möglicherweise benötigen.

Legacy-Systeme

Legacy-Systeme sind häufig in bestehenden Unternehmen und wurden verwendet, bevor die Informationstechnologie so fortschrittlich wurde wie heute. Obwohl Legacy-Systeme altmodisch erscheinen mögen, haben sie für das Unternehmen einige Vorteile. Sie enthalten wertvolle historische Daten über das Unternehmen. Das feste Personal neigt dazu, das System zu benutzen und zu verstehen. Ein Altsystem wurde in der Regel an die spezifischen Bedürfnisse einer einzelnen Firma angepasst. Sie werden diese Art der Anpassung nicht in generischen Buchhaltungssoftwarepaketen finden.

Leider haben Altsysteme auch erhebliche Nachteile. Oft haben sie keine Dokumentation. Es ist normalerweise schwierig, Ersatzteile zu finden, da Hardware und Software veraltet sein können. Sogar die Computersprache, die Altsysteme verwenden, ist normalerweise eine ältere Sprache.

Die meisten Legacy-Systeme wurden von Grund auf neu erstellt.

Ersatz von Legacy-Systemen

Sie können Ihr Legacy-System vollständig durch ein neues, aktuelles System ersetzen. Das ist eine ziemlich teure Lösung. Sie können auch Ihr Altsystem aktualisieren. Sie können eine Prozedur namens "Screen Scraping" verwenden, bei der es sich um eine Technik handelt, die die auf dem Computerbildschirm angezeigten Daten übernimmt und sie so übersetzt, dass sie von einer neueren Anwendung gelesen werden kann. Sie können auch ein Enterprise Application Integration System einrichten. Diese Art von System vernetzt die verschiedenen Anwendungen in Ihrem Altsystem, z. B. Inventar, Gehaltsabrechnung und andere.

Wenn Sie ein KMU sind, sollten Sie Ihr Abrechnungsinformationssystem auf dem neuesten Stand halten, um Ihre Wettbewerbsfähigkeit in Ihrer Branche zu erhalten, es sei denn, Sie sind die kleinste, auf Honig basierende Sorte. Es gibt viele Optionen zur Auswahl.