Fachberatung für die Planung eines professionellen Redners

Die Auswahl eines Hauptredners, Moderators oder Entertainers für eine geschäftliche oder organisatorische Veranstaltung erfordert eine sorgfältige Planung und ein Verständnis der Zielsetzungen. Aus diesem Grund verlassen sich Veranstaltungsplaner auf die Expertise eines Rednerbüros.

Im ersten Teil dieser Serie sprach ich mit Diane Goodman, Präsidentin von The Goodman Speakers Bureau, Inc., über die grundlegenden Schritte bei der Auswahl und Einstellung eines professionellen Redners.

Diane unterstützt Organisationen seit 1979 bei der Sicherung von Referenten. Sie ist anerkannte Führungspersönlichkeit in dieser Branche und arbeitet unter anderem mit nationalen und internationalen Treffen und Kongressen von Unternehmen und Verbänden zusammen.

Diane setzte ihre Unterhaltung mit mir fort, um einige ihrer Ansichten und Erfahrungen über die Einstellung eines professionellen Sprechers zu teilen.

Informationen zur Planung der Einstellung eines professionellen Redners

F: Diane, Sie empfehlen den Veranstaltungsplanern, zuerst mit ihren internen Führungskräften zusammenzuarbeiten, um klare Besprechungsziele und Zeitpläne zu ermitteln und so früh wie möglich zu planen. um die besten Redner zu bekommen - besonders Keynote-Speaker. Können Sie uns Ihre Gedanken mitteilen, warum dies wichtig ist?

A: Wie jeder andere möchten wir sicher sein, dass unsere Zeit auf die sinnvollste Weise genutzt wird. Wir wollen nicht mit einem Kunden oder Sprecher den falschen Weg gehen - und dann nicht in der Lage sein, den Zeitplan des Sprechers zu erreichen, den der Kunde letztendlich auswählt.

Um dieses Szenario zu vermeiden, empfehlen wir den Planern, ihre Führungskräfte frühzeitig in die Auswahl der Redner auf derselben Seite einzubeziehen. Dies kann leicht erreicht werden, indem man zu Beginn des Auswahlprozesses 15 oder 20 Minuten mit den Entscheidungsträgern verbringt, um die Richtung, in die man geht, schriftlich festzuhalten.

Dies wird letztendlich den Wert des Planers für das Führungsteam erhöhen, indem Referenten vorgestellt werden, die sich mit den Zielen und Zielen des Meetings sowie mit der allgemeinen strategischen Mission und Vision der Organisation identifizieren. Schriftliche Updates auf dem Weg können ebenfalls helfen, abhängig von der Kultur und dem Stil Ihres Unternehmens.

F: Können Sie drei oder fünf der am häufigsten angeforderten Sprecher identifizieren und warum?

A: Absolut. Hier sind fünf Arten von Sprechern, die jeder Planer kennen sollte:

1. Motivation: Egal, ob es sich um gute oder schlechte Zeiten handelt, die Menschen brauchen immer ein wenig Motivation in ihrer Arbeit und ihrem Leben. Meetings, die hochgradig inhaltlich, bildungsorientiert oder schulungsorientiert sind, benötigen etwas Leichtigkeit. Dann kommt der humorvolle Motivationslautsprecher oder Edutainment-Lautsprecher zum Einsatz und wird immer gut aufgenommen … Lachen macht die Menschen wohl und ist auch ein großer Eisbrecher.
2. Teamaufbau: Wenn Unternehmen reorganisieren, fusionieren, erwerben oder erworben werden, müssen sie interne Beziehungen wiederherstellen oder stärken.Interaktive Teambuilding-Programme helfen dabei, diese Ziele zu erreichen.
3. Abenteurer: Ihre Geschichten von Mut und Entschlossenheit gehören zu den inspirierendsten. Das Publikum sitzt am Rande seiner Plätze und hört diesen unglaublichen Menschen zu.

1. Führung / Management: Welche Eigenschaften machen einen großen Führer aus? Was sind die neuesten Trends in der Managemententwicklung? Wie können Unternehmen Mitarbeiter erkennen und belohnen, um die Mitarbeiterbindung zu erhöhen? Wie können Unternehmen innovativer sein, um wettbewerbsfähig zu bleiben? Dies sind nur einige Dinge, über die Führungskräfte gerne etwas erfahren möchten.
2. Generational: Das ist zwar kein neues Thema, erfreut sich aber immer größerer Beliebtheit, da immer mehr Generationen in die Belegschaft eintreten. Es betrifft alle Arten von Gruppen von Vertrieb und Marketing bis hin zu Management und HR.

F: Was ist mit der Einstellung von Animateuren, die als Moderatoren dienen sollen? Welche Arten von Organisationen machen das und für welche Arten von Meetings?

A: Es geht wirklich um die Art des Meetings, die das Unternehmen zu schaffen versucht, und nicht um die Art von Unternehmen, die das Meeting abhalten. In der Regel suchen die Gruppen, die MCs einsetzen, ein sehr einheitliches Meeting mit ausgezeichnetem Fluss und Kontinuität - manchmal mit Blick auf ein Thema.

Oft werden schwer-orientierte Meetings von Entertainern als MCs genutzt, um die Atmosphäre aufzuhellen und eine ansonsten entmutigende Besprechung angenehm zu gestalten. Wir sehen eine Vielzahl von verschiedenen Arten von Treffen mit Animateuren als MCs.

Über Trends im professionellen Sprechen

F: Erkennen Sie neue Trends bei der Sprecherauswahl? Gibt es zum Beispiel eine Verschiebung hin zu Branchenexperten, die öfter als Hauptredner auftreten?

Bestseller-Unternehmer sind sehr gefragt. Es scheint, dass viele Autoren, wenn auch nicht alle, den Sprechkreis betreten, sobald ihr Buch traurige Berühmtheit erlangt. Es scheint auch viel mehr Interesse daran zu geben, von erfolgreichen Geschäftsleitern zu hören und was wir geschäftliche "Gurus" nennen, diejenigen, die dort waren, dies getan haben und jetzt darüber sprechen.

Wir arbeiten in der Tat mit Branchenexperten zusammen, die Akademiker oder Spezialisten auf einem bestimmten Gebiet sein können. Während sie einen wunderbaren Zweck erfüllen, denken Sie daran, dass "Experten" der Industrie nicht unbedingt professionelle Profisprecher sind. Ihr Rednerbüro sollte den Stil, die Stärke und die Schwäche eines jeden Branchenexperten kennen, wie jeder andere Experte auch, um eine angemessene Anleitung zu geben.

F: Welche Arten von Organisationen wählen Experten für Prominente oder erkennbare Sportfiguren aus und unter welchen Umständen?

A: Dies hängt mehr von der Art der Besprechung ab, die das Unternehmen zu erstellen versucht. Incentive-Meetings oder Meetings für Menschen, die das Recht haben, an der Veranstaltung teilzunehmen, werden mehr Prominenten-Typen nutzen, um die Teilnehmer mit einer "unvergesslichen" Erfahrung zu belohnen. Weitere Inhalte oder pädagogisch ausgerichtete Treffen werden sich eher auf Branchenexperten und Referenten richten.

Wir sehen jetzt einen sehr schönen Trend zur Verschmelzung der Arten von Referenten, die die Unternehmen bei ihren verschiedenen Treffen nutzen werden.Mehr Planer schauen sich das Gesamtbild an und verwenden Content- oder Industrielautsprecher sowie Motivationsredner - und manchmal auch Entertainer - bei einer größeren Anzahl von Arten von Meetings.

Über die Einstellung eines professionellen Redners

F: Haben die Sprecher normalerweise spezielle Anforderungen (außer der Zahlung ihrer Redegebühr), die Veranstaltungsplaner beachten sollten?

A: Die spezifischen Anforderungen jedes Sprechers sind unterschiedlich. Zumindest sollte ein Planer davon ausgehen, dass er für Flugkosten, Übernachtungsmöglichkeiten, Bodentransport, Mahlzeiten und AV-Anforderungen verantwortlich ist. Manchmal kann ein Sprecher eine Pauschalgebühr für Reisen haben oder ein bestimmtes Tagegeld verlangen, um Mahlzeiten und Nebenkosten abzudecken. Es kann auch Gebühren für bestimmte Handouts oder das Recht geben, die Adresse oder Rede aufzuzeichnen.

Rednerbüros sollten dem Planer umfassende Anforderungen vorlegen, bevor eine endgültige Entscheidung getroffen wird, damit es keine Überraschungen gibt.

Über die Honorare eines professionellen Redners

F: Welche Art von Gebühren sollten Veranstaltungsplaner für einen professionellen Redner erwarten? Gibt es eine Möglichkeit, wie Sie die Gebührenbereiche für verschiedene Arten von Lautsprechern kategorisieren können?

A: Gute Frage. Die Gebühren reichen von ein paar tausend Dollar bis zu über hunderttausend Dollar. Die Redner legen ihre Gebühren fest und es gibt keine spezifischen Kriterien oder Standards dafür, wie sie dies tun.

Lassen Sie uns drei der verschiedenen Vortragertypen zusammenfassen: Profi, Experte und Berühmtheit.

1. Professionelle Sprecher sind diejenigen, die sich entschieden haben, ihren Lebensunterhalt zu verdienen. Es gibt tausende solcher Sprecher auf dem Markt. Ich denke gerne, dass sie ihre Honorare auf ihre Erfahrung, ihr Wissen und ihre Sprachfähigkeiten gründen, aber oft ist es das, was sie als ihren Wert empfinden.
2. Fachleute sind diejenigen, die aufgrund ihrer Fachkompetenz in einem bestimmten Bereich sprechen. Es ist nicht ihre primäre Berufung.
3. Promi-Sprecher sind genau das: Prominente. Oft zahlen Sie viel Geld, nur um eine Berühmtheit auf der Plattform zu haben. Der Planer muss den Wert davon bestimmen!

F: Sind Gebühren für ein Rednerbüro in der Gebühr des Sprechers enthalten? Soll ein Veranstaltungsplaner zusätzliche Gebühren einplanen? Wenn ja, unter welchen Umständen?

A: Im Allgemeinen zahlt der Redner dem Büro eine Provision. Sie tun dies, weil das Büro das Engagement für sie gesichert hat und alle logistischen und vertraglichen Verpflichtungen übernimmt. Es gibt Ausnahmen, wie in jedem Geschäft, und es kann Zeiten geben, in denen ein Büro seine eigenen Gebühren berechnen kann, wenn es Dienstleistungen wie umfangreiche Forschung oder strategische Planung für Unternehmen oder Organisationen anbietet.

Über Speaking Engagement Cancellations und Speakers Bureaus

F: Es kann viele Situationen geben, in denen ein Sprecher einen Auftrag stornieren muss. Welche Schritte kann ein Veranstaltungsplaner unternehmen, um diese Situation zu bewältigen, wenn ein Referent beauftragt wird?

A: Dies ist der Punkt, an dem eine Büro / Sprecher-Beziehung wirklich einen Unterschied machen kann, da wir die Redner "sammeln" können, um uns in Notfallsituationen zu helfen.

Hoffentlich findet eine Stornierung mit genügend Zeit statt, um einen vergleichbaren Ersatz zu finden. Aber Zeit ist normalerweise nicht auf unserer Seite, wenn Stornierungen stattfinden.

Wenn ein Planer also von einer Stornierung erfährt, sollte er sein Büro sofort um einen "Backup-Plan" bitten - selbst wenn es nur Stunden vor der Rede ist. Wenn es sich um eine große Veranstaltung mit mehr als einem Redner handelt, können wir vielleicht einen unserer Redner schon bei der Veranstaltung um eine "doppelte Aufgabe" bitten. "Oder wenn wir wissen, dass ein anderer Sprecher geographisch in der Nähe ist, können wir ihn oder sie bitten, einen Umweg zu unserer Veranstaltung zu machen und den Tag zu retten.

Es gibt immer Lösungen; Hoffentlich arbeiten Sie mit einem Büro zusammen, das seine Redner gut genug kennt, um diese frustrierenden Herausforderungen zu meistern.

F: Ein solches Szenario ist wahrscheinlich eine der wichtigsten Zeiten für die Zusammenarbeit mit einem Sprecherbüro. Können Sie uns ein Beispiel dafür geben, wie Sie sich in letzter Minute eine andere Person gesichert haben?

A: Wir waren vor Ort und leiteten die Redner für einen großen Versicherungsmandanten, der ein Incentive-Meeting abhielt. Um 5 Uhr m. Eines Sonntagmorgens bekam meine Mitarbeiterin einen panischen Anruf vom Kunden. Der eine Sprecher, den sie ohne unsere Hilfe gebucht hatten, tauchte nicht auf. Anscheinend gab es ein Problem mit dem Transport des Sprechers, aber niemand wusste wirklich, was passiert war.

Der Klient hatte jetzt ein klaffendes Loch in seiner Agenda, wo der eröffnende Keynoter hingehörte! Also haben wir sofort mit der Arbeit begonnen, um Ersatzideen auszuprobieren.

Wir kannten diesen Kunden und sein Publikum gut und stellten fest, dass wir den perfekten Kandidaten in Fahrdistanz hatten. Wir riefen sein Büro, sein Handy, sein Zuhause und seine Frau an! Als wir ihn fanden, erklärten wir die Situation, und er erklärte sich bereit, sofort zu dem Treffen zu kommen. Als er ankam, hatten wir ein kurzes Treffen mit dem Klienten und sprachen über Ziele, und ohne weiteres nahm der Redner die Bühne ein.

Nach der Fertigstellung erhielt der Sprecher eine Standing Ovation aus dem Publikum! Wie sich herausstellte, war er wahrscheinlich eine bessere Wahl für den Eröffnungs-Keynote als die Person, die ein No-Show beendet hat.

Beziehungen sind in der Tat wichtig!