Video: Wie ich Events organisiere ???? Topp 3 Tipps | Tom's Event Organisation Tricks | Folge #59 2024
In der Branche der Veranstaltungsplanung finden sich zahlreiche Jobtitel und Stellenbeschreibungen. Eventplaner. Planer treffen. Event-Koordinator. Kongressplaner. Event Manager. Die Liste scheint endlos zu sein. Mit der wachsenden Branche wächst auch die Liste der Aufgaben. Während Jobwachstum immer eine gute Sache ist, kann das Angebot an Job-Funktionen für Event-Planung und Event-Management für diejenigen, die in der Branche anfangen, verwirrend sein.
Es ist ebenso frustrierend für erfahrene Profis, die mit Kunden konfrontiert sind, die die angebotenen Dienstleistungen missverstehen.
"Event Management" und "Event Planning" werden oft austauschbar umgeschlagen, obwohl es zwei sehr unterschiedliche Dinge sind. Ganz einfach, Planung und Verwaltung sind nicht dasselbe. Während sich die Fähigkeiten dieser beiden Funktionen überschneiden, sind sie zwei verschiedene Funktionen. Es schafft Probleme für diejenigen, die mit Kunden zu tun haben, die fälschlicherweise denken, dass sie einen Event-Manager benötigen, wenn sie einen Event-Planer brauchen. Und für jene Kunden, die den Eindruck haben, dass alle Eventmanager auch die Eventplanung übernehmen. Also lassen Sie uns die Verwirrung klären, denn es ist wichtig, dass Sie und Ihre Kunden das gleiche Verständnis haben.
Ereignisplanung
Beginnen wir mit der Ereignisplanung. Das wichtigste operative Wort hier ist Planung . Alle Veranstaltungen - von Brautpartys über Geburtstagsfeiern bis hin zu großen Firmenveranstaltungen - beginnen mit einem Plan.
Die ersten Gespräche mit den Kunden über Veranstaltungsideen, Themen, Wunschtermine und Budgetrichtlinien sind Teil des Veranstaltungsplanungsprozesses.
Die Planung von Veranstaltungen beginnt bereits zu Beginn des Konzepts und dauert bis zur eigentlichen Veranstaltung an. Und ehrlich gesagt, für ein paar Wochen nach der Veranstaltung, da Veranstaltungsplaner Details abpacken und Nachfolge-Items bearbeiten.
Bei der Planung von Veranstaltungen wird eng mit dem Kunden zusammengearbeitet, um eine Veranstaltung zu gestalten, die die Vision des Kunden widerspiegelt und das Ziel der Veranstaltung erfüllt. Kunden, die einen Veranstaltungsplaner beauftragen, stellen jemanden ein, der alle Aspekte der Veranstaltung, einschließlich der zugehörigen Details und Aktionspunkte, plant und diese Veranstaltung bis zu ihrer Fertigstellung sieht.
Eventplanungsverantwortlichkeiten können umfassen, sind jedoch nicht beschränkt auf:
- Auswählen eines allgemeinen Themas für die Veranstaltung
- Entwicklung eines Budgets
- Auswahl eines Veranstaltungsortes
- Verhandlung von Hotelverträgen
- Einstellung von externen Anbietern > Planung des Menüs
- Vermietung eines Caterers
- Vermittlung von Gastrednern oder Unterhaltung
- Koordinierung des Transports
- Auswahl des Farbschemas
- Entwicklung von Einladungen
- Eventplanung ist alles, was für die Zusammenstellung einer Veranstaltung nötig ist ..Diese Funktion fällt unter den größeren Rahmen des Event Managements.
Event Management
Jede Art von Veranstaltung besteht aus zahlreichen Teilen, die wie Teile eines Puzzles zusammenpassen. All diese Stücke kommen letztendlich zusammen, um ein Ereignis zu schaffen. Erfolgreiche Veranstaltungen bringen alle diese zusammengehörigen Teile zur richtigen Zeit und am richtigen Ort zusammen, reibungslos und effizient und nach Plan. Dieser Prozess wird als Ereignisverwaltung bezeichnet. Es ist, vereinfacht ausgedrückt, das Projektmanagement der Veranstaltung selbst.
Das Event-Management umfasst das Erstellen, Koordinieren und Verwalten aller verschiedenen Komponenten einer Veranstaltung sowie der Teams von Personen, die für jeden Aspekt verantwortlich sind. Einige Aspekte des Ereignismanagements können umfassen, sind aber nicht beschränkt auf:
Reservieren eines Ortes für ein Ereignis
- Koordinieren externer Anbieter
- Entwickeln eines Parkplans
- Entwerfen von Notfall-Notfallplänen
- Sicherstellen der Einhaltung von Gesundheits- und Sicherheitsstandards
- Verantwortliche für jede Funktion
- Überwachung der Ausführung einer Veranstaltung
- Überwachung der Veranstaltung
- Behebung von Ereignissituationen vor Ort
- Zusammenarbeit von Veranstaltungsleitern und Veranstaltungsplanern
Festlegung dieser beiden Funktionen sind herausfordernd, denn sie sind nicht nur eng miteinander verbunden, sondern überschneiden sich oft. Einzelne Veranstaltungsplaner können Event-Management-Services anbieten, Event-Manager können Event-Planung anbieten.
Alles hängt von dem individuellen Planer oder dem Corporate Event Management Team, dem Veranstaltungsort und der Veranstaltung selbst ab.
Es ist wichtig, die Unterschiede zwischen den beiden zu verstehen und zu bestimmen, welche Dienste Sie anbieten werden. Beispielsweise; Wenn Sie Veranstaltungsplanungsdienste für eine Großveranstaltung anbieten, arbeiten Sie mit einem Veranstaltungsmanager zusammen, der Ihre Dienstleistungen mit denen des Catering-Managers, des audiovisuellen Teams usw. koordiniert. Definieren Sie Ihre Rolle und die von Ihnen angebotenen Dienstleistungen und kommunizieren Sie klar und deutlich diese an potenzielle Kunden, um jegliche Verwirrung während des Planungsprozesses zu vermeiden.
Ein Überblick über die Event-Planung Kosten
Es ist schwer, ein Event-Budget zu planen, wenn Sie keine gute Vorstellung davon haben, was Aufwendungen, die Ihnen entstehen werden. Hier ist eine Übersicht, die Sie beim Erstellen Ihres Budgets verwenden können.
Beste Event-Planung Ideen für Corporate Events
Die besten Corporate Event-Ideen mischen Geschäft mit Spaß; Diese einzigartigen Ideen machen genau das und können auf die Bedürfnisse Ihrer Organisation zugeschnitten werden.
Event Planung Tipps zur Zusammenarbeit mit Catering
Catering ist die Aktivität der Bereitstellung von Speisen und Getränken für Veranstaltungen. Als Veranstaltungsplaner ist es Ihre Aufgabe, mit dem Cateringunternehmen zusammenzuarbeiten.