Ein Überblick über die Event-Planung Kosten

Es ist schwierig, ein Veranstaltungsbudget zu planen, es sei denn, Sie haben eine gute Vorstellung davon, welche Kosten Ihnen entstehen werden. Das scheint naheliegend genug zu sein, aber die Kosten für die Veranstaltungsplanung können von verschiedenen Orten kommen. Gerade wenn Sie denken, dass Sie alle Ihre Ausgabenkategorien identifiziert haben, erscheint eine weitere, um Sie zurück zum Zeichenbrett zu schicken. Um Ihnen dies zu verhindern, habe ich Ihnen diese Übersicht über die Kosten für die Veranstaltungsplanung zusammengestellt, die Sie beim Erstellen Ihres Budgets beachten sollten.

Kosten vor Ort

Enthalten sind die Kosten und Gebühren, die normalerweise vom Veranstaltungsort erhoben werden. Dies ist oft die teuerste Kategorie, aber es ist auch am einfachsten zu prognostizieren, da Sie eine formelle Kostenschätzung im Voraus erhalten. Vergessen Sie dabei nicht, die variablen Kosten zu berücksichtigen, die sich mit Ihren Anwesenheitszahlen ändern. Das Catering ist ein gutes Beispiel dafür, da Ihre Essenskosten mit jedem Zusatz zu Ihrer Liste zunehmen werden.

Veranstaltungsort Kosten

Raummiete
Kaution
Versicherungsschutz
Parkplatz

Verpflegung und Catering

Verpflegung
Getränke
Bartender / Server Arbeitskosten
Steuer- und Service- / Trinkgelder

Audio / Visuelle

Mikrofone
Bildschirme und Projektoren
Internetzugang
Sonstige Spezialausrüstung

Drittanbieter

Diese Kategorie repräsentiert alle Artikel und Dienstleistungen, die von Lieferanten außerhalb des Gastgebers geliefert werden. Jeder wird Sie unabhängig voneinander abrechnen, deshalb ist es wichtig, alle, mit denen Sie arbeiten, genau im Auge zu behalten.

Mithilfe einer Tabelle können Sie Ihre Lieferantenkontakte zusammen mit den Kosten für ihre Services organisieren.

Event Rentals

Bettwäsche, Tischfußleisten und Stuhlhussen
Zelte, Inszenierungen und Vergnügungsattraktionen
Physikalische Gegenstände, die nicht von Venue geliefert werden
Arbeit und Lieferung für Setup / Teardown

Dekorationsanbieter

Akzentbeleuchtung
Blumen und Mittelstücke
Luftballons

Unterhaltung

Musiker oder DJ
Sprechergebühren
Vertragsfahrer (Verpflegung, Unterkunft, Transport)

Produktionsausgaben

Die Produktion umfasst alle Mitarbeiter und Ressourcen, die für die Planung und Durchführung der Veranstaltung erforderlich sind. Diese Ausgaben beginnen in dem Moment, in dem das Ereignis aufgewirbelt wird, und setzen die Post-Event-Formalitäten fort. Kurz gesagt, repräsentiert diese Kategorie die Kosten für die Organisation der Veranstaltung, die Anziehung der Teilnehmer und die Verwaltung der administrativen Elemente.

Marketing und Registrierung

Druck- und Designarbeiten
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Einladungen
Registrierungsverwaltung

Planung und Organisation

Veranstaltungsplanergebühren
Teilzeit- und Zeitarbeitnehmer
Bürobedarf
Kommunikationskosten
Reisekosten

Verwaltungsaufwendungen

Angestellte Arbeitnehmerzuweisungen
Kosten der Buchführung
Honorare
Beraterbeiträge

Kostenüberschreitungen und Notfallfonds

ist keine magische Zahl für das, was Sie für ungeplante Ausgaben beiseite legen sollten, aber Sie müssen das unerwartete definitiv erwarten.Einige Event-Planer schlagen vor, fünf bis zehn Prozent über die erwarteten Ausgaben zu budgetieren, während andere eine runde Zahl wählen, mit der sie arbeiten können. Größere Ereignisse sollten natürlich mehr zuteilen, da ein Versehen, das pro Person berechnet wird, in die Tausende von Dollars laufen kann.

Der Zweck dieser Übersicht besteht darin, Sie auf die verschiedenen Arten von Event-Planning-Ausgaben aufmerksam zu machen, die auftreten können. Jede Veranstaltung ist einzigartig, daher kann Ihre Veranstaltung mehr oder weniger der hier aufgeführten Artikel enthalten. Wichtig ist zu wissen, woher die Kosten kommen. Wenn Sie die Kosten für einen bestimmten Lieferanten oder eine bestimmte Kategorie übersehen, kann dies verheerende Auswirkungen auf Ihr Budget haben. Im schlimmsten Fall wird jedoch eine Kostenvergütung vollständig vergessen, bis die Rechnung eintrifft.