Mitarbeiter Kündigung aus IT-Perspektive

Einen Angestellten gehen zu lassen, kann eine schmutzige Arbeit sein, aber die IT-Abteilung muss dabei helfen - immer, wenn Sie schlau sind.

Die IT muss in den Prozess der Kündigung von Mitarbeitern einbezogen werden, da ein ehemaliger Mitarbeiter, der noch Zugriff auf das Unternehmensnetzwerk und proprietäre Unternehmensdaten hat, eine Sicherheitsbedrohung darstellt. Bei der Mehrzahl der Kündigungen würden die ehemaligen Angestellten niemals daran denken, Ihren Computersystemen Schaden zuzufügen, aber warum sollten Sie die Chance nutzen, dass Sie in das eine schlechte Ei geraten sind?

Außerdem ist es klug, bestimmte technologische Ressourcen, Daten und Protokolle für den Fall zu konservieren, dass der ehemalige Mitarbeiter oder das Unternehmen selbst entscheidet, einen Rechtsstreit zu verfolgen.

Schließlich muss die IT unbedingt in den Prozess integriert werden, um sicherzustellen, dass die Kündigungskontrollen der Mitarbeiter umfassend genug sind, um die relevanten Sarbanes-Oxley-Anforderungen zu erfüllen.

Richtlinien für die Informationssicherheit und Datenspeicherung müssen firmenspezifisch und auf die Gesetze Ihres Unternehmens zugeschnitten sein.

3 IT-Prinzipien, die Unternehmen adressieren müssen

Dennoch gibt es mindestens drei umfassende IT-Grundsätze, an die sich ein Unternehmen bei und nach der Beendigung eines Mitarbeiters halten muss.

• Sofortige Benachrichtigung über die Kündigung an die IT-Abteilung - selbst ein Head-up vor der Kündigungssitzung wird begrüßt, damit die IT den Zugriff sperren kann, während das Meeting stattfindet.
• Jedes Unternehmen sollte eine strikt durchgesetzte Richtlinie haben, die eindeutig festlegt, wer wen benachrichtigen soll, wenn die Beschäftigung endet oder beendet wurde. Diese Richtlinie sollte auch vorschreiben, dass diese Benachrichtigungen unverzüglich erfolgen, damit alle betroffenen Abteilungen unverzüglich Maßnahmen ergreifen können.
  Ein Ansprechpartner für Informationssicherheit sollte zu denjenigen gehören, die benachrichtigt werden, und die Verantwortung dieser Person sollte darin bestehen, den Zugang eines Mitarbeiters zu den elektronisch gespeicherten proprietären Informationen des Unternehmens und seinen Informationssystemen zu recherchieren, zu dokumentieren und zu widerrufen.

• Vorsichtiger Widerruf des Zugriffs. Nach der Benachrichtigung ist die IT für die sofortige Sperrung des Zugriffs und die Aufbewahrung aller Datensätze verantwortlich, die das Unternehmen jetzt oder in Zukunft benötigen könnte.

Vorgehensweise bei Beendigung der Beschäftigung

Im Falle eines beendeten Mitarbeiters sollte die IT sofort allen Computer-, Netzwerk- und Datenzugriff auf den ehemaligen Mitarbeiter widerrufen.

Fernzugriff sollte ebenfalls entfernt werden, und der ehemalige Mitarbeiter sollte von sämtlichem unternehmenseigenen Eigentum enteignet werden, einschließlich technologischer Ressourcen wie einem Notebook und geistigem Eigentum wie Unternehmensakten, die Kunden-, Verkaufs- und Marketinginformationen enthalten.

Im Falle eines Arbeitnehmers, dessen Beschäftigungsende jedoch unmittelbar bevorsteht, sollte sich die IT mit dem Vorgesetzten, der Personalabteilung und anderen wichtigen Entscheidungsträgern beraten, um zu bestimmen, auf welche Weise der Widerruf des Zugangs über das Person die verbleibenden Tage der Beschäftigung.

Genauso wie die Gewährung von Zugangs- und Sicherheitsfreigaben zum späteren Nachschlagen dokumentiert werden sollte, sollte auch der Widerruf des Zugriffs insbesondere für rechtliche Zwecke dokumentiert werden. Das Ziel sollte natürlich immer sein, den Zugang auf eine Art und Weise zu widerrufen, die wirtschaftlich, technologisch und rechtlich sinnvoll ist.

Präventive Aufbewahrung von Daten

Jedes Unternehmen muss über Datenredundanz- und Aufbewahrungsrichtlinien verfügen, die seine geschäftlichen Anforderungen erfüllen und die geltenden Gesetze einhalten. Solche Richtlinien betreffen die Sicherung, Wiederherstellung und Aufbewahrung von Unternehmensdaten im Allgemeinen.

Ein Unternehmen sollte jedoch auch Richtlinien erlassen, die genau festlegen, wann und wie die IT potenziell und besonders sensible Daten, Aufzeichnungen, Protokolle und andere Materialien bearbeiten soll, die von rechtlicher Bedeutung sein könnten. Schlacht.

Dies ist besonders wichtig bei einem ehemaligen Angestellten, der eine hochrangige Position innehatte oder das Unternehmen unter einer Verdachtsmomente verließ.

Die Aneignung und Anwendung dieser drei Prinzipien sollte die gemeinsame Arbeit der leitenden Angestellten des Unternehmens, der IT- und HR-Abteilungen und des auf Computerforensik spezialisierten Rechtsbeistands sowie der Gesetze sein, die den Einsatz der Computertechnologie durch das Unternehmen regeln.

Die Ergebnisse dieser Zusammenarbeit sollten einen besseren Schutz von Unternehmensdaten sowie eine bessere Vorbereitung auf Rechtsstreitigkeiten bezüglich Datendiebstahl, Hacking und anderen Formen illegaler oder unkluger Computertechnologien darstellen. Die Arbeit mit der IT als geschätzter Partner garantiert, dass diese Ziele im Falle einer Beendigung des Arbeitsverhältnisses erreicht werden.

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** Richard Jones ist freiberuflicher Journalist und Systemadministrator für ein Unternehmen in Michigan.