Aktualisierte EEOC-Richtlinien für Workplace Wellness Programme

Eine der Möglichkeiten, wie Mitarbeiter anfangen können, an persönlichen Gesundheitszielen wie dem Abnehmen und der Reduzierung schlechter Gewohnheiten zu arbeiten, besteht darin, an den Wellnessprogrammen des Unternehmens teilzunehmen. Corporate Wellness-Programme sind beliebt, weil sie gezeigt haben, dass sie Krankheiten vorbeugen, die Kosten für die Gesundheitsvorsorge senken und die Angestellten ermutigen, einen gesünderen Lebensstil zu führen.

Die Arbeitgeber müssen jedoch auf eine rechtliche Aktualisierung der Richtlinien der Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) achten, die Auswirkungen auf das Management von Wellnessprogrammen am Arbeitsplatz haben.

Da bei Wellnessprogrammen am Arbeitsplatz häufig medizinische Fragebögen, biometrisches Screening, Gesundheitsrisikobewertungen und andere Instrumente zur Messung der Gesundheit der Beschäftigten verwendet werden müssen Sie können ein rechtliches Risiko für die Misshandlung dieser persönlichen Gesundheitsinformationen darstellen.

Achten Sie darauf, alle persönlichen Gesundheitsinformationen zu schützen

Bis heute ist die einzige akzeptable Verwendung von persönlichen Gesundheitsinformationen, die während Wellness-Programm-Aktivitäten gesammelt werden, wenn sie von einem autorisierten Dritten, wie zum Beispiel der Krankenkassenagentur, abgewickelt wird.

Das Problem tritt auf, wenn ein Mitglied des Personalteams oder eine andere Person innerhalb des Unternehmens, die möglicherweise einen Mitarbeiter identifiziert, Zugriff auf vertrauliche Gesundheitsdaten der Mitarbeiter erhält - entweder absichtlich oder zufällig. Dies kann Anlaß für eine Klage im Rahmen verschiedener Antidiskriminierungsgesetze sein, darunter das Krankenversicherungs-Übertragbarkeits- und Rechenschaftsgesetz (HIPAA), das Americans with Disabilities Act (ACA) oder das Genetic Information Nondiscrimination Act (GINA).

Wenn persönliche Gesundheitsinformationen (PHI) in falsche Hände geraten, mit unsicheren Methoden (wie E-Mails) übertragen werden oder zur Entscheidung verwendet werden, Personen für die Beschäftigung einzuschließen oder zu disqualifizieren , Förderung, Kündigung oder Anspruchsberechtigung für bestimmte Arten von Gruppengesundheitsplanungsdeckungen - die Organisation wird rechtlich verantwortlich gehalten.

Schäden in der Größenordnung von mehreren zehntausend Dollar können das Ergebnis dieser Art von Datenverletzung sein.

Vermeiden Sie Verstöße gegen Wellness-Anreize

Ein weiteres Problem mit Wellness-Programmen ist in jüngster Zeit aufgeworfen worden, nämlich Anreize für Mitarbeiter, an von Unternehmen gesponserten Programmen teilzunehmen. Die EEOC entschied, dass, wenn Anreize an Wellness-Programme geknüpft sind, die Mitarbeitenden sich an ihnen beteiligen oder bestimmte Wellness-Ziele erreichen, das Programm diejenigen diskriminiert, die sich gegen eine Teilnahme entscheiden oder ihre beabsichtigten Ziele nicht erreichen. Anreize, die auf diese Weise genutzt werden, diskriminieren auf der Grundlage von Behinderungen und genetischen Informationen - Faktoren, die die Mitarbeiter nicht kontrollieren können.

Ein Beispiel war eine Firma, die einen Bargeldbonus für diejenigen bereitstellte, die einer biometrischen Testpflicht zustimmten.Diese Firma drohte illegal damit, den Versicherungsschutz zu beenden oder andere Disziplinarmaßnahmen für Mitarbeiter auszusprechen, die die biometrischen Tests ablehnten. Andere Firmen sind in letzter Zeit wegen Anhebung der Prämien für Angestellte, die bestimmte Krankheiten haben, fettleibig sind, rauchen oder an Wellnessprogrammen nicht teilnehmen, unter Beschuss geraten.

Es ist wichtig anzumerken, dass Wellnessprogramme, die Angestellten auf freiwilliger Basis Anreize bieten, wie Boni und Geschenkkarten und andere Vergünstigungen, in ihrem Ansatz nicht diskriminierend sind.

Die Gesellschaft muss es jedoch allen Mitarbeitern ermöglichen, an Wellness-Programmen teilzunehmen, wenn sie dies wünschen. Die Programme können nicht erzwungen werden, noch sollten Angestellte, die bestimmte gesundheitliche Bedenken haben, im Mittelpunkt von Wellnessprogrammen stehen. Ein Beispiel für einen EEOC-Verstoß wäre, dass alle fettleibigen Mitarbeiter verpflichtet werden, an einem Fitnessprogramm teilzunehmen, um berufstätig zu bleiben oder Krankenversicherungsleistungen zu erhalten.

EEOC-Regeln für die Führung von Arbeitgebern für betriebliche Wellness-Pläne

Die EEOC hat falsche Vorstellungen von Wellness-Programmen am Arbeitsplatz hervorgerufen und einige endgültige Regeln erlassen, um Regierungsvorschriften zu ändern und den Arbeitgebern zusätzliche Leitlinien zu geben. Diese Regeln dienen dazu, mehr Informationen und einen Mehrwert bezüglich der Wellnesspläne für Unternehmen bereitzustellen. Wenn diese Regeln sorgfältig befolgt werden, sollte ein Arbeitgeber in der Lage sein, potenzielle Klagen zu vermeiden oder die ACA-, ADA-, GINA- oder EEOC-Regeln zu verletzen.

1. Mitarbeiter dürfen niemals gezwungen werden, an von Unternehmen gesponserten Wellnessprogrammen teilzunehmen.

Alle Arbeitgeber können Informationen über das Wellnessprogramm des Unternehmens fördern, vermarkten und weitergeben. Es kann jedoch keinem Mitarbeiter aufgedrängt werden, noch sollten Mitarbeiter dazu gebracht werden, sich über die Teilnahme belästigt zu fühlen. Auch wenn sie aus gesundheitlichen Gründen teilnehmen müssen, müssen die Mitarbeitenden jederzeit freiwillig teilnehmen.

2. Wenn Mitarbeiter die Teilnahme verweigern, kann ihnen die Krankenversicherung oder die Möglichkeit, aus den verfügbaren Gruppengesundheitsfürsorgeplänen ihres Arbeitgebers zu wählen, nicht verweigert werden.

Kein Arbeitgeber hat das Recht, im Rahmen des Affordable Care Act Gruppengesundheitsleistungen zu verweigern, die einfach auf der Entscheidung eines Mitarbeiters beruhen, entweder an einem Wellnessprogramm teilzunehmen oder nicht daran teilzunehmen. Dazu gehören Raucherentwöhnungsprogramme, Programme zur Gewichtsabnahme und andere Wellness-Initiativen, die sich auf die Gesundheit der Mitarbeiter auswirken. Darüber hinaus muss ein Arbeitgeber allen berechtigten Mitarbeitern die gleichen Gruppenpläne anbieten.

3. Alle Arbeitgeber müssen schriftlich klar angeben, welche medizinischen Informationen sie benötigen, wie die Informationen genutzt werden, wer Zugang zu PHI hat und wie die Offenlegung eingeschränkt wird.

Wie bereits erwähnt, können persönliche Gesundheitsinformationen auf verschiedene Arten gesammelt werden, einschließlich persönlicher Gesundheitsbewertungen, biometrischer Gesundheitsuntersuchungen, Wellness-Messen und sogar von medizinischen Ansprüchen. Die Verwendung von PHI ist sehr eingeschränkt und muss den Mitarbeitern bei der Teilnahme an einem Wellnessprogramm klar mitgeteilt werden. Eine Erklärung muss herausgegeben werden, und die Angestellten müssen es abzeichnen, die Erlaubnis für den dritten Wellness-Anbieter und die Krankenkasse geben, diese Informationen zum Nutzen der Angestellten zu verwenden.

4. Arbeitgeber dürfen niemals Vergeltungsmaßnahmen gegen Mitarbeiter ergreifen, die sich dafür entscheiden, die Teilnahme am betrieblichen Wellnessprogramm des Unternehmens zu verweigern.

Dies ist eine Sache, auf die Arbeitgeber achten müssen, um nicht zu verletzen. Kein Arbeitgeber kann einen Mitarbeiter oder seine Angehörigen zur Teilnahme an einem Wellnessprogramm zwingen, bedrohen, einschüchtern, belästigen, bestrafen, in Verlegenheit bringen oder anderweitig versuchen, ihn zu zwingen. Alle Arbeitnehmer und ihre anspruchsberechtigten Angehörigen müssen freiwillig teilnehmen können und können diese Tätigkeit jederzeit ohne Vergeltungsmaßnahmen des Arbeitgebers beenden.

5. Ein Unternehmen darf den teilnehmenden Mitarbeitern keinen Anreiz bieten, der mehr als 30 Prozent der Kosten für die Selbstzahlungsversion des Gesundheitsprogramms beträgt (basierend auf einem gesunden 40-jährigen Mitglied).

Hier können die Dinge etwas knifflig werden, weil viele Unternehmen Angestellten, die freiwillig an Wellnessprogrammen teilnehmen, einen Anreiz bieten. Der Incentive kann in Form von Bargeld, einem Bonus, einem besonderen Geschenk, einem tragbaren Fitnessgerät, einer Mitgliedschaft im Fitnessstudio oder einer anderen Art von Anreiz sein, sofern der Wert der obigen Richtlinien nicht überschritten wird. Mit anderen Worten, machen Sie das Wellness-Programm nicht nur zum Ansporn, sondern zum Mitmachen und Gesundwerden.

Weitere Überlegungen bei der Verwaltung Ihrer Wellness-Programme

Ihr Wellness-Programm muss für alle Mitarbeiter zugänglich sein, unabhängig von ihrem aktuellen oder zukünftigen Gesundheitszustand. Dies bedeutet, dass Sie Mitarbeiter auf allen Ebenen unterbringen müssen, einschließlich derjenigen, die bereits einen gesunden Lebensstil führen, und derjenigen, die aufgrund anderer Faktoren Schwierigkeiten haben. Beispielsweise haben Sie möglicherweise einen Mitarbeiter, der gesundheitlich bedenklich ist und abnehmen muss, aber der Mitarbeiter kann noch nicht gut laufen oder Fahrrad fahren. Stellen Sie sicher, dass es einen inneren Laufbereich mit Stützen wie Geländern oder Stühlen gibt, um dem Mitarbeiter zusätzliche Mobilität zu bieten.

Eine andere Sache, auf die man achten sollte, ist, wenn Angestellte ihre persönlichen Gesundheitsinformationen teilen, vielleicht nach einem Beurteilungsprozess oder nach einem Arztbesuch zur Pflege. Beschäftigen Sie sich nicht mit dem Mitarbeiter in Bezug auf PHI und entmutigen Sie Mitarbeiter, ihre medizinischen Informationen bei der Arbeit zu teilen. Wenn Sie jedoch ein Support-Programm haben, ermöglichen Sie es den Mitarbeitern, ihre Kollegen in einer kontrollierteren und vertraulicheren Umgebung zu teilen. Man weiß nie, wer persönliche Gespräche am Arbeitsplatz hört, und dies könnte einen Manager dazu bringen, einen Mitarbeiter diskriminierend zu behandeln (zum Beispiel in Form einer Gehaltserhöhung oder einer Beförderung).

Schließlich sollten die Mindestangaben von den Mitarbeitern während jeder persönlichen Gesundheitsbeurteilung, während der Anmeldung bei einer Leistungseröffnung und bei der Teilnahme von Mitarbeitern an biometrischen Bildschirmen erhoben werden. Eine EEOC-Verletzung kann unschuldig genug auftreten, indem einfach zu viele Gesundheitsinformationen von einem Mitarbeiter in einer geschützten Klasse angefordert werden. Achten Sie darauf, die EEOC-Richtlinien zu lesen, um zu verstehen, was Dritte von den Wellness-Teilnehmern verlangen können, und alle Mitarbeiter über ein Formular zur Offenlegung des Wellness-Programms zu informieren.Alle Informationen müssen streng vertraulich behandelt und niemals per E-Mail oder in anderen digitalen Formaten übermittelt werden. Jedes Jahr sollten alle Mitarbeiter über die Regeln des Wellness-Programms informiert werden und ein jährliches Formular abonnieren, in dem angegeben ist, dass sie freiwillig teilnehmen möchten.

Die Mitarbeiter während der Ferienzeit gesund halten

Jedes Jahr, zu Beginn einer anderen arbeitsreichen Saison, denken viele Arbeitgeber darüber nach, wie sie ihren Mitarbeitern helfen können, das Beste aus ihren verbliebenen Sozialleistungen für das Jahr zu machen. Wellnessziele für das kommende Jahr.

Ihre Organisation erinnert möglicherweise Mitarbeiter an die Vorteile der Teilnahme am Corporate Wellness-Programm. Dies ist auch eine Zeit, in der viele ihre jährlichen Leistungen entweder über die Angebote der Arbeitgebergruppe oder über die Börse einschreiben. Es kann eine gute Zeit sein, Wellness-Informationen mit Mitarbeitern zu teilen, sie über die Vorteile zu informieren, für die sie geeignet sind, und sogar eine Wellness-Messe auszurichten. Es kann auch eine gute Zeit sein, um kostenlose Gesundheitsvorsorgeuntersuchungen und Grippeschutzimpfungen für die Mitarbeiter durchzuführen.

Stellen Sie auf jeden Fall sicher, dass alle Mitarbeiter schriftlich darüber informiert werden und senden Sie wöchentliche Erinnerungen per E-Mail, damit die Mitarbeiter die richtige Wahl für ihre persönlichen Bedürfnisse treffen können. Wenn Sie Mitarbeiter haben, die sich für das Wellnessprogramm interessieren, leiten Sie diese an die zentrale Anlaufstelle Ihres Programmadministrators weiter. In einigen Fällen kann dies ein Drittkrankenversicherer oder ein unabhängiges Wellnessunternehmen sein.