Unterschiede Zwischen Ereignisplanung und Koordinierung

In der Eventbranche gibt es mehrere lose definierte Begriffe. Das heißt, Wörter, die auf unterschiedliche Weise interpretiert werden können. Das Wort "Veranstaltung" an sich könnte alles von einer Geburtstagsfeier bis zum Benefizkonzert bedeuten. Und die Verwendung verschiedener Begriffe kann zu Verwirrung und Missverständnissen führen, insbesondere im Zusammenhang mit Stellenbezeichnungen. Einer der größten Bereiche der Verwirrung ist Event-Planer gegen Event-Koordinatoren.

Veranstaltungsplaner und Veranstaltungskoordinatoren

Außerhalb der Branche verstehen viele Menschen den Unterschied zwischen einem Veranstaltungsplaner und einem Veranstaltungskoordinator nicht. Generell trifft der Planer die entscheidenden Entscheidungen was, wann, wer und wie. Ein Ereigniskoordinator hingegen ist dafür verantwortlich sicherzustellen, dass alle Details ausgeführt werden und dass jeder Anbieter pünktlich auftaucht und angemessen arbeitet.

Verantwortlichkeiten eines Veranstaltungsplaners

Ein Veranstaltungsplaner arbeitet direkt mit dem Kunden zusammen, um die Vision, den Bedarf und das Budget des Kunden zu bestimmen. Wenn es sich beispielsweise um eine Hochzeit handelt, kann der Veranstaltungsplaner den beabsichtigten Ton des Paares, den Grad der Formalität und die Größe der Gästeliste besprechen.

Von dort aus gestaltet der Veranstaltungsplaner ein Event, um den Kunden zu begeistern. Er oder sie wählt einen Ort, eine Art von Unterhaltung und arbeitet mit dem Kunden zusammen, um ein Menü zu bestimmen. Sie konzentrieren sich auf die großen Bilder, die ein Ereignis unvergesslich machen.

Eventplaner zu werden, erfordert jahrelange Erfahrung. Ein Planer trägt viel Verantwortung, um sicherzustellen, dass der Kunde zufrieden ist und ein Ereignis gestaltet, das den Bedürfnissen und Erwartungen des Kunden entspricht.

Bevor man Planer wird, ist oft eine mehrjährige Tätigkeit als Veranstaltungskoordinator notwendig. Es ist ein wichtiges Sprungbrett für eine Karriere bei Veranstaltungen.

Verantwortlichkeiten eines Ereigniskoordinators

Ein Ereigniskoordinator wird nicht selbst in das Design des Ereignisses einbezogen. Stattdessen sind sie für die Verwaltung der einzelnen Komponenten verantwortlich, um sicherzustellen, dass die Veranstaltung reibungslos verläuft.

Sobald der Planer die Vision für die Veranstaltung festgelegt hat, unterstützt der Koordinator den Planer bei der Umsetzung. Sie können sich Lieferanten ansehen, Liefertermine organisieren und logistische Aufgaben erledigen.

Größere Organisationen können zwei Koordinatoren für jeden Planer haben, während kleinere Operationen nur einen Koordinator haben können, der den Bedürfnissen aller leitenden Entscheidungsträger entspricht. In beiden Fällen gibt es normalerweise eine direkte Überwachungslinie über die Koordinatorposition. Nun, das heißt nicht, dass Event-Koordinatoren es einfach haben. Die meisten haben die schwierige Aufgabe, alles vor Ort mit wenigen Stunden vor Beginn der Veranstaltung zu organisieren. Dies ist natürlich, wenn die meisten Probleme auftreten, weshalb ein guter Koordinator konzentriert, organisiert und einfallsreich ist.

Dies ist eine großartige Position für diejenigen, die eine Karriere in der Eventplanung beginnen möchten. Wenn Sie als Koordinator arbeiten, haben Sie eine starke Grundlage, um später in Ihrer Karriere in eine Event-Planer-Rolle zu wechseln. Ein starker Koordinator ist für jeden Planer Gold wert und die Arbeitsplatzsicherheit (wenn Sie in Ihrem Job gut sind) ist praktisch garantiert.

Um eine Karriere in der Event-Koordination einzuleiten, kann es von Vorteil sein, ein Praktikum zu absolvieren oder bei einer Non-Profit-Organisation Freiwilligenarbeit zu leisten, um ihnen bei der Planung ihrer Fundraising-Veranstaltungen zu helfen. Sie erhalten praktische Erfahrung bei der Koordination einer echten Veranstaltung und bauen gleichzeitig Ihr professionelles Netzwerk auf.