Erstellen des idealen automatisierten Attendant-Skripts

Die automatische Begrüßungsansage des Unternehmens in Ihrem geschäftlichen Telefonsystem ist das erste, was Ihre Kunden und Geschäftspartner hören werden, wenn sie Ihr Unternehmen anrufen. Erstmalige Anrufer haben nur eine Chance, einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen. Dieser erste Eindruck des Unternehmens basiert auf der Interaktion mit Ihrer automatischen Begrüßungsansage. Für Personen, die Ihr Unternehmen häufig anrufen, sollten Sie Ihren automatisierten Vermittlungsprozess so effizient wie möglich gestalten, damit Sie nicht jedes Mal, wenn Sie anrufen, auf Ihr gesamtes automatisiertes Vermittlungsskript hören.

Die schnellste und einfachste Möglichkeit zur Programmierung und Aufzeichnung der automatischen Vermittlungsfunktion Ihres Telefonsystems besteht darin, ein Skript zu schreiben, das vermittelt, wie die Begrüßung klingen soll und wie der Anrufer mit dem Telefonsystem interagiert. .. Wählen Sie eine Person aus, um das Skript aufzunehmen, das eine freundliche Stimme hat. kann ohne zu zögern sprechen und jedes Wort und jeden Namen deutlich aussprechen und verkünden.

Begrüßung der automatischen Vermittlung

Der erste Teil des Skripts ist die Begrüßung. Dies ist Ihre Gelegenheit, Ihre Firma Ihren Anrufern vorzustellen und sie in Ihrem Unternehmen verbal willkommen zu heißen.

Automatisierte Attendant Gruß Do's

Beginnen Sie mit einer Wertschätzung für ihren Anruf;
die Begrüßung kurz halten, damit die zurückkehrenden Anrufer nicht bei jedem Anruf verzögert werden;
die Adresse für die Unternehmenswebsite angeben, wenn der Anrufer die gleiche Aufgabe über die Website ausführen kann.

Automatisierte Attendant Gruß Don'ts

Verwenden Sie nicht mehr als zwei oder drei Sätze, um Ihre Anrufer zu grüßen
Bewerben Sie nicht Ihre Website, wenn es nichts von Wert hat Ihren Kunden anbieten
Machen Sie keinen Slogan oder Slogan, nur um die Begrüßung zu füllen.

Automated Attendant Options

Der wichtigste Teil des automatisierten Attendant ist die Präsentation der Optionen, die Ihre Anrufer auswählen müssen, um zu der Person zu gelangen, mit der sie sprechen müssen.

Es gibt grundsätzlich zwei Arten von Anrufern: Personen, die mit Ihrer Firma nicht vertraut sind und Hilfe benötigen. Anrufer, die genau wissen, mit wem sie sprechen müssen und ihre Erweiterung kennen.

Automatisierte Attendant-Optionen Do's

Verwenden Sie Optionen, die allgemein akzeptiert werden. Zum Beispiel "Drücken Sie Null für den Rezeptionisten", "Drücken Sie die Zehnertastatur, um zum vorherigen Menü zurückzukehren."
Teilen Sie Ihren Anrufern so bald wie möglich mit, wenn sie die Nebenstelle ihrer Partei anrufen können, wenn sie dies bereits wissen.
Lassen Sie Ihre Anrufer wissen, ob sich Ihre Menüoptionen kürzlich geändert haben.
Stellen Sie zuerst die am häufigsten aufgerufenen Optionen ein.
Geben Sie die Optionsbeschreibung an, bevor Sie die Optionsnummer angeben.Beispiel: "Für Kundensupport drücken Sie '5'."
Überprüfen Sie die Dokumentation Ihres Systems auf reservierte Menüoptionsnummern. Beispiel: Alle Firmennummernerweiterungen beginnen mit der Nummer "8" und daher kann "8" nicht als Menüoption verwendet werden.

Automated Attendant Options Don'ts

Sagen Sie bitte nicht "Please", bevor Sie jede Option präsentieren (zB "Bitte drücken Sie 1 bis … Bitte drücken Sie 2 bis … Bitte drücken Sie 3 bis …" etc.) > Stellen Sie nicht mehr als sechs Optionen gleichzeitig vor. Wenn Sie mehr als sechs Optionen haben, erstellen Sie eine mehrstufige Menüstruktur. Beispiel: "Für die Verkaufs- und Serviceabteilungen drücken Sie 5."
Gehen Sie nicht davon aus, dass jeder ein Tonwahltelefon hat. Wenn innerhalb von drei Sekunden nach dem Ende der Begrüßung keine Menüoption ausgewählt wird, verbinden Sie den Anrufer mit der Empfangsdame.

Beispiele für automatisierte Attendant Scripts

Vielen Dank für Ihren Anruf bei Small Business International. Bitte besuchen Sie unsere Unternehmenswebsite für weitere Informationen unter www dot small business international dot com. Wenn Sie die Nebenstelle Ihrer Partei kennen, können Sie diese jederzeit anrufen. Andernfalls wählen Sie eine der folgenden Menüoptionen aus. Für den Kundenservice drücken Sie '1'. Für den technischen Support drücken Sie '2'. Für unsere regulären Geschäftszeiten drücken Sie '3'. Für die Buchhaltung drücken Sie '4'. Für den Einkauf drücken Sie '5'. Oder wählen Sie '411' für unser Firmenverzeichnis. Wenn Sie sofort mit jemandem sprechen möchten, drücken Sie bitte Null oder bleiben Sie in der Leitung und jemand wird Ihnen in Kürze helfen.

Willkommen bei der Small Business International Company. Wenn Sie anrufen, um Ihren Kontostatus zu überprüfen, können Sie dies ganz einfach und schnell über unsere Website unter www dot small business international dot com tun. Wenn Sie die direkte Durchwahl Ihrer Partei kennen, können Sie diese jederzeit anrufen. Drücken Sie für das Firmenverzeichnis '1'. Für den technischen Support drücken Sie '2'. Für den Kundenservice drücken Sie '3'. Für Vertrieb und Marketing drücken Sie '4'. Wenn Sie mit dem Operator sprechen möchten, drücken Sie '0' oder bleiben Sie in der Leitung und jemand wird Sie sofort unterstützen. Vielen Dank, dass Sie The Small Business International Company angerufen haben.