Korrigieren eines falschen W-2 und W-3 ​​

UPDATE: Änderung der Anmeldefrist für W-2- und W-3-Formulare

Eine Änderung der Anmeldefrist für W-2- und W-3-Formulare erfordert, dass Ihr Unternehmen Änderungen an Ihre Verfahren.

Die Frist für die Einreichung von W-2- und W-3-Formularen bei der Social Security Administration (SSA) wurde geändert. Für 2017-Formulare ist der Anmeldeschluss der 31. Januar 2018.

Die Frist für die Einreichung von Formularen bei der SSA ist nun die gleiche wie die Frist für die Bereitstellung von W-2-Formularen für Mitarbeiter.

Wenn Sie den Mitarbeitern Zeit geben möchten, Formulare zu erhalten und Änderungen vorzunehmen, müssen Sie den Mitarbeitern Anfang Januar W-2-Formulare aushändigen. Es ist viel einfacher, Korrekturen vorzunehmen, bevor Sie sich an die SSA wenden.

Weitere Informationen zum neuen Anmeldeschluss finden Sie in diesem Artikel zu den Lohnabrechnungssteuern 2017 für den Jahressteuersatz 2017.

Wie sich die Terminänderung auf W-2-Formularfehler auswirkt

In der Vergangenheit hatten Sie einen Monat Zeit, Mitarbeitern W-2-Formulare zu geben und sicherzustellen, dass sie korrekt waren, bevor Sie sie an Sicherheitsverwaltung. Da die beiden Fristen jetzt die gleichen sind, möchten Sie vielleicht Anfang Januar W-2s an Mitarbeiter geben, damit Fehler korrigiert werden können.

Ansonsten müssen Sie dieses Verfahren befolgen, um Fehler in W-2s und W-3s zu korrigieren.

Korrigieren von W-2s und W-3s mit W-2C und W-3C

Wenn Sie eine falsche W-2-Anweisung an einen Mitarbeiter ausgegeben haben, entweder vor oder nach der -3 Übertragungsformular mit der Social Security Administration, müssen Sie ein W-2C und ein W-3c Formular ausfüllen.

Erstens, eine Überprüfung der W-2-Formularanforderungen

Sie müssen ein W-2 für jeden Mitarbeiter vorbereiten und verteilen, das seine Löhne und Einbehalte für das Jahr bis Ende Januar des nächsten Jahres anzeigt. Bis Ende Januar müssen Sie ein W-3-Übermittlungsformular erstellen und zusammen mit allen W-2-Formularen an das SSA senden.

Der genaue Termin ändert sich jedes Jahr aufgrund von Feiertagen und Wochenenden. Hier ist ein aktualisierter Artikel mit den genauen Fristen für das aktuelle Steuerjahr.

Fehler im Mitarbeiternamen, SSN

Wenn Sie zuvor den Namen oder die Sozialversicherungsnummer des Mitarbeiters korrekt angegeben haben und dieses Jahr der Name / SSN falsch ist, füllen Sie den W-2c nur über das Feld i aus. Füllen Sie die nummerierten Felder nicht mit Lohn- und Quelleninformationen aus. Wenn dies das erste Mal ist, dass Sie den Namen / die SSN falsch gemeldet haben, führen Sie einfach das ursprüngliche W-2 erneut aus und geben Sie es an den Mitarbeiter weiter. Wenn Sie das Formular zusammen mit dem W-3 an die SSA gesendet haben, müssen Sie die W-2c und W-3c ausführen.

Fehlender Name oder Sozialversicherungsnummer

Wenn der Fehler ein fehlender Mitarbeitername oder SSN ist, können Sie das W-2c nicht zum Hinzufügen dieser Informationen verwenden. Die Anweisungen für die Formulare W-2C und W-3C besagen, dass Sie die SSA direkt unter 1-800-772-6270 kontaktieren müssen.

Fehler in einem Betrag auf einem W-2-Formular

Wenn Sie einen Fehler in einem Betrag gemacht haben, entweder für die Einbehaltung oder für Einnahmen, füllen Sie den W-2c vollständig aus und zeigen Sie die ursprünglichen und korrigierten Beträge an. Sie müssen möglicherweise auch einen 941c einreichen, wenn Sie fälschlicherweise Löhne und / oder Quellensteuer auf eine 941 - Arbeitgeber-vierteljährliche Steuererklärung gemeldet haben.

Zusätzliche Hinweise

• Wenn Sie einem irrtümlichen Mitarbeiter Löhne gezahlt haben, sind diese Löhne für den Arbeitnehmer weiterhin steuerpflichtig.
• Verwenden Sie kein W-2c, um die Rückzahlung zu melden.
• Sie müssen für jeden W-2c-Typ ein separates W-3c verwenden (dies ist das Gleiche, als würden Sie verschiedene W-2-Typen einreichen).

Anweisungen sorgfältig lesen

Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick über diese Lohn- und Steuererklärungen; Es ist nicht beabsichtigt, umfassend zu sein. Bevor Sie ein W-2c oder W-3c ausfüllen, lesen Sie die Anweisungen (in den Dokumenten) aufmerksam durch.

Eine Erinnerung an verspätete Einreichung

Stellen Sie sicher, dass Ihre W-2s bis zum Fälligkeitsdatum bei Ihren Mitarbeitern sind und Ihre W-3s rechtzeitig an die SSA übermittelt werden, um Strafen für verspätete Verteilung und Archivierung zu vermeiden.