Der vollständige Leitfaden zur Event-Budgetierung

Das Balancing eines Event-Budgets ist eine der größten Herausforderungen für Planer, und die Wurzel der meisten Geldprobleme lässt sich auf die anfänglichen Diskussionsstufen zurückführen. Es ist immer am besten, mit der Planung eines Ereignisses um die Höhe der verfügbaren Finanzmittel zu beginnen und nicht umgekehrt. Die nachstehenden Informationen helfen Ihnen, die Kosten zu schätzen und Bereiche zu identifizieren, in denen Sie sie trimmen können.

Umstrukturierungskosten für die Ereignisplanung

Ausgaben können aus einer Vielzahl von Quellen stammen, wenn Sie alle Komponenten in Betracht ziehen, die mit der Bereitstellung einer Funktion zu tun haben.

Die offensichtlichsten sind die Ausgaben für Catering und Veranstaltungsmiete, aber die Liste wächst nur von dort aus. Die Sache ist, übersehen sogar eine Kostenkategorie kann eine verheerende Auswirkungen haben Ihre pro Person auszugeben. Klicken Sie hier für eine umfassende Liste der Veranstaltungsausgaben.

Fragen an Ihre Kunden

Als Veranstaltungsplaner haben Sie die Aufgabe, Experten sowohl bei der Koordination als auch beim Finanzmanagement der Veranstaltung zu unterstützen. Denken Sie daran, dass Ihre Kunden von Perfektion träumen, und dies kann ihr Urteil über das, was fiskalisch möglich ist, leicht trüben. Die Zeit, um die Lücke zwischen ihrem Budget und den Erwartungen zu schließen, ist von Anfang an richtig. Oft ist es so einfach, die richtigen Fragen zu stellen und während des ersten Treffens ein Budget aufzustellen. Klicken Sie hier, um eine Liste von Fragen zu stellen.

Bauen Sie ein Basis-Event-Budget auf

Sobald Sie eine Vorstellung von der Veranstaltung haben und schätzen, wie viel Geld Sie haben, ist es an der Zeit, das Budget zu strukturieren.

Ein wichtiger Schritt dabei ist, Ihren Kunden mitzuteilen, dass Veranstaltungsbudgets "funktionierende Entwürfe" sind, die sich wahrscheinlich mit weiteren Details ändern werden. Denken Sie daran, dass nur wenige Kunden Erfahrung mit den Kosten und Gebühren haben, die mit Anwesenheitsschwankungen verbunden sind. am besten in eine Pufferzone von 10% zu bauen, um ein Auslaufen von Geldern zu vermeiden.

Klicken Sie hier für weitere Tipps zum Erstellen eines Basisbudgets.

Event Planner Fees

Natürlich müssen Sie Ihre Planungsgebühren in das Budget einbeziehen, und dies kann für einige ein heikles Thema sein. Veranstaltungsplaner haben mehrere Möglichkeiten, ihre Dienstleistungen zu berechnen, von geraden Gebühren bis zu prozentualen Provisionen. Am Ende geht es darum, ein Medium zu finden, auf das sich beide Seiten einigen können. Stellen Sie sicher, dass Ihre Gebührenstruktur in einem Vertrag dokumentiert ist und als Aufwand in alle Budgetentwürfe aufgenommen wird. Klicken Sie hier, um die Standardgebührenstrukturen für Veranstaltungsplaner einzusehen.

Trimming Event Costs

Selten arbeiten Sie an einem Event mit einem unbegrenzten Budget. Mehr als wahrscheinlich werden Sie einen Punkt im Planungsprozess erreichen, an dem Entscheidungen über Kostensenkungen getroffen werden müssen. Hier kann ein erfahrener Eventplaner seinen Kunden wirklich helfen.Ziel ist es herauszufinden, welche Optionen den größten Eindruck auf die Gäste hinterlassen. Zum Beispiel sollten Sie weniger auf Mittelstücke ausgeben, um das Gourmet-Dessert zu bewahren? In einigen Fällen kann ein Planer die Ausgaben durchlaufen und in Gegenden, in denen die Gäste es nie bemerken werden, neu verhandeln oder zurückschneiden. Klicken Sie hier für sechs Bereiche, um Kosten einzusparen.

Steuern von Audio- und visuellen Ausgaben

Licht- und Tonanlagen haben einen großen Einfluss auf die Präsentation Ihrer Veranstaltung, aber sie wirken sich auch stark auf das Budget aus.

Wenn Sie andere A / V-Ausgaben wie Projektoren, Internetzugang und Videodienste berücksichtigen, dauert es nicht lange, bis diese Kategorie zu einer der größten Zahlen in Ihrem Budget wird. Klicken Sie hier, um übermäßige Ausgaben für Ihre A / V-Anforderungen zu vermeiden.

Suche nach kostengünstigen Marketingoptionen im Internet

Marketing ist eine weitere Ausgabe, die exponentiell wachsen kann, wenn Sie nicht sofort Ergebnisse erhalten. Der Haken ist natürlich, dass, wenn Sie nicht effektiv vermarkten, nicht genug Teilnehmer anwesend sein werden, um die Kosten der Veranstaltung zu tragen. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, so viele kostenlose oder kostengünstige Optionen zu nutzen, um das erste Wort über einen bevorstehenden Anlass zu verbreiten. Glücklicherweise hat das Internet viele Möglichkeiten, die Sie berücksichtigen können. Klicken Sie hier für sechs kostengünstige Ideen.

Planung einer großen Hochzeit mit kleinem Budget

Hochzeiten sind ein Paradebeispiel für Veranstaltungen, bei denen Budgets durch Ausgaben in Frage gestellt werden können.

Hinter jeder Hochzeit steht eine Familie von echten Menschen, die andere finanzielle Verpflichtungen zu beachten haben, bevor sie ihren großen Tag verschwenderisch ausgeben. Die meisten Hochzeitskoordinatoren verstehen das, aber die besten wissen, wie man jeden Dollar eines Hochzeitsbudgets maximiert. Obwohl Firmenveranstalter in einer anderen Umgebung als Hochzeitsplaner arbeiten, gibt es viel zu lernen, wie Hochzeitsprofis ihre Budgets verwalten. Schauen Sie sich diese Tipps an, um aus einem kleinen Budget eine große Hochzeit zu machen.