Common Lawyer Treuhandkonto (IOLTA) Fehler

Die Misswirtschaft eines Treuhandkontos kann schwerwiegende Konsequenzen für die Karriere eines Anwalts haben, manchmal sogar bis zur Ablehnung. Doch die juristischen Fakultäten absolvieren eine abgründige Ausbildung von Jurastudenten im Umgang mit einem IOLTA-Treuhandkonto. Abgesehen davon, dass sie eines Tages in einem Ethikunterricht an der juristischen Fakultät auf einer theoretischen Ebene das Thema diskutieren, erhalten die meisten Anwälte wenig oder gar keine Ausbildung darin, wie sie ein Treuhandkonto verwalten, bevor sie eines ihrer eigenen gründen.

Es gibt zwar viele Möglichkeiten, wie Treuhandkonten missbraucht werden, aber es gibt drei häufige Fehler, die Rechtsanwälte bei der Verwaltung ihrer IOLTA-Konten machen.

1. Geld vom Treuhandkonto "ausleihen".

Es gibt keine legitime Möglichkeit, ein Treuhandkonto zu borgen. Manchmal verwenden Anwälte Treuhandkonto-Gelder, bevor sie ein Recht dazu haben, während sie in anderen Situationen Gelder verwenden, die sie niemals erwerben würden. Jeder Ansatz öffnet dem Anwalt die Tür, um ernsthafte Schwierigkeiten zu bekommen.

Es gibt drei Möglichkeiten, wie eine unzulässige Ausleihe des Treuhandkontos erfolgt:

(a) Der Anwalt nimmt das Konto des Treuhandkontos an, bevor es verdient wird. Dies geschieht häufig, wenn ein Anwalt Probleme mit dem Zahlungsstrom hat. In dieser Situation hat der Anwalt einen Beistand erhalten, den er (hoffentlich) auf dem Treuhandkonto platziert hat, und der Anwalt wird berechtigt sein, dieses Geld an sich selbst auszuzahlen, da die Arbeit abgeschlossen ist.

Allerdings wird der Anwalt die Arbeit nicht erledigen lassen, bevor einige drohende Ausgaben bezahlt werden müssen - Gehaltsabrechnung, Büromiete, Kosten, die in einem Kontingentgebührenfall vorgezogen werden, usw. Also geht der Anwalt voran und braucht mehr von Vertrauen, als er oder sie tatsächlich ein Recht hat, von dem Treuhandkonto an diesem Punkt in dem Fall zu nehmen.

(b) Der Anwalt leiht Geld aus Kundengeldern mit der Absicht, es zurück zu legen . Wenn Cashflow-Probleme zu schwerwiegenderen finanziellen Problemen eskalieren und der Anwalt Tausende von Dollar an Kundengeldern in einem Treuhandkonto hat, können einige der Versuchung erliegen, Geld vom Treuhandkonto zu leihen, um über Wasser zu bleiben. Der Anwalt kann es rationalisieren, indem er denkt, dass, wenn er nicht die Bürorechnungen bezahlen kann, er nicht im Geschäft bleiben kann, und wenn er nicht im Geschäft bleiben kann, kann er sich nicht um seine Kunden kümmern. Also nimmt er ein wenig Geld vom Treuhandkonto, nur um ihn zu halten, bis sich sein Cashflow verbessert. Der Anwalt hat vielleicht die Absicht, die Gelder so schnell wie möglich zu ersetzen, aber diese Art von Situation ist für den Anwalt - und auch für den Klienten - in der Regel Schneeball und endet sehr schlecht.

(c) Treuhandkonto-Diebstahl. Diese Situation kann nicht als Kreditaufnahme bezeichnet werden und bezieht sich nicht auf Betrügereien, die in Anwaltskanzleien begangen werden. In der In-house Trust-Diebstahlsituation hat entweder der Anwalt oder jemand mit Zugang zum Treuhandkonto den Punkt der Gier oder der Verzweiflung erreicht, dass sie einfach beschließen, Geld zu nehmen, das nicht ihnen gehört.Anwälte mit Suchtproblemen oder Spielsucht können für diesen Fehler besonders anfällig sein, aber manchmal geschieht dies aus Gründen, die nicht klar erscheinen.

Wenn dieser Fall von einem Anwalt begangen wird, ist dieser Fehler des Treuhandkontos am ehesten geeignet, eine juristische Karriere zu beenden. Aber selbst wenn es von einem Rechtsanwaltsfachangestellten oder einem Buchhalter begangen wird, ist der Rechtsanwalt immer noch derjenige, der die Mittel zurückzahlt.

2. Vermischung von Rechtsanwaltsfonds mit Kundengeldern.

Ein zweiter großer Fehler bei der Verwaltung von Anwalts-Treuhandkonten besteht darin, Anwaltsfonds mit Kundengeldern zu vermischen. Dies resultiert oft aus einem Mangel an Verständnis, wie ein Treuhandkonto funktionieren soll.

Laura A. Calloway, Rechtsanwaltsberaterin in der Rechtsanwaltskammer von Alabama, sagte: "Viele Anwälte verstehen nicht, was auf dem Treuhandkonto gilt und nicht geht. Einige führen alles durch, auch die verdienten Gebühren. Treuhandkonto, das es als ein einziges allgemeines Journal für ihre Firmen verwendet, andere nehmen 'Geber', ohne zu verstehen, dass zumindest in einigen Gerichtsbarkeiten wie Alabama, es so etwas wie einen nicht erstattungsfähigen Rückhalter nicht gibt.

'Eine Anzahlung gegen zukünftige Arbeit in Vertrauen setzen, wie sie sollten, besonders wenn sie es jetzt brauchen, um die Lichter an zu halten. "

Einige der üblichen Weisen, die Anwälte ihr Geld mit Klientenmitteln vermischen, schließen ein:

(a) Eine Prüfung für zwei Zwecke . Ein Anwalt teilt dem Mandanten mit, dass die Anwaltsgebühren 1 000 Dollar betragen und die Gerichtspflicht 200 Dollar beträgt. Der Mandant schreibt dem Anwalt einen Scheck über 1 200 Dollar. Einige Anwälte legen den gesamten Scheck auf das Geschäftskonto, weil die meisten Geld geht ohnehin an den Anwalt. Die Anwaltsregeln verlangen jedoch, dass die Schecks auf das Treuhandkonto gehen, auch wenn der Anwalt sofort die volle Anwaltsgebühr erhält, weil der Teil der Gebühr für die Einreichung dieser Schecks vertrauenswürdig ist.

(b) Persönliche Mittel, die treuhänderisch mit Kundengeldern verwaltet werden . Einige Rechtsanwaltskammern verbieten es Rechtsanwälten, persönliche Mittel auf einem Treuhandkonto zu haben, während andere es Rechtsanwälten erlauben, einen kleinen Betrag auf dem Konto zu behalten, um die mit dem Betrieb des Kontos verbundenen Kosten zu decken (obwohl empfohlen wird, alle Treuhandkontengebühren abzuziehen). das Geschäftskonto). Aber nirgendwo darf ein Anwalt ein Treuhandkonto als ein Betriebskonto, ein Sparkonto oder einen Ort zum Ausblenden von Vermögenswerten verwenden.

Manchmal verstehen Rechtsanwälte einfach nicht, dass sie Rechnungen wie ihre Bürogemeinkosten nicht direkt aus dem Treuhandkonto bezahlen können, selbst wenn die Schecks aus bereits verdienten Beträgen ausgeschrieben werden. In anderen Fällen missbrauchen Rechtsanwälte absichtlich das Treuhandkonto, um Vermögenswerte zu verbergen. Zum Beispiel sagt Calloway, sie habe gesehen, wie Anwälte persönliche Gelder auf das Treuhandkonto gesteckt haben, um eine IRS-Abgabe für Steuern zu vermeiden. Das ist eine offensichtliche Verletzung der Ethik.

(c) keine verdienten Gebühren oder Erstattungen vom Treuhandkonto entfernen . Calloway sagt, sie habe einige Anwälte gesehen, die ihr Treuhandkonto als verregnetes Tagesgeldkonto benutzten.Anstatt alle Gebühren zu erstatten, nachdem sie verdient wurden, verzögert der Anwalt das Entfernen des Geldes aus dem Trust, um das Risiko der Ausgabe zu reduzieren. Calloway sagt, dass dies sowohl eine schlechte Geschäftspraxis als auch eine Ethikverletzung ist. Während der staatliche IOLTA-Fonds von den zusätzlichen ZREPLACErägen profitieren kann, sollte der Anwalt dieses Geld tatsächlich auf das Geschäftsbetriebskonto oder eine Art von Sparfonds übertragen.

3. Fehler bei der korrekten Verfolgung der Kundengelder.

Der dritte wichtige Weg, auf dem Anwälte ihre Treuhandkonten vermasseln, besteht darin, dass sie keine detaillierten Aufzeichnungen über die Transaktionen des Kundenkontos jedes Kunden führen. Es gibt mehrere Möglichkeiten, dass Anwälte diesen Fehler machen.

(a) Der Clientname wird nicht auf Trust-Konto-Checks gesetzt. Während die meisten Anwälte gut darin sind, Kopien ihrer Trust-Konto-Checks zu führen, denken nicht alle daran, dass sie bei jedem Scheck den Namen oder die Dateinummer des Kunden bei der Ausstellung notieren sollten. Während es vielleicht leicht ist sich zu erinnern, warum ein Scheck vor einem Monat geschrieben wurde, kann es schwierig sein sich zu erinnern, warum es in einem Jahr geschrieben wurde.

Rechtsanwälte, die der Meinung sind, dass sie nie ein Problem damit haben herauszufinden, was in ihren Treuhandkonten steht, sollten die Auswirkungen von Katastrophen oder Naturkatastrophen berücksichtigen. Während es nicht so oft vorkommt, werden manchmal Anwaltskanzleien und alle ihre Aufzeichnungen zerstört. Ein Feuer kann diese Papierakten ziemlich schnell verbrennen, sowie die Computerfestplatte zerstören. Ein Hurrikan oder ein Tornado können die Abrechnungsaufzeichnungen kilometerweit verstreuen. Diese Dinge passieren mit Anwälten. Wenn ein Anwalt die Treuhandkonten eines Unternehmens anhand von Kontoauszügen und Kopien der von der Bank bestellten alten Schecks rekonstruieren muss, ist die Aufgabe praktisch unmöglich, es sei denn, diese Schecks geben an, wessen Geld bei der Transaktion verwendet wurde.

(b) Kein einzelnes Ledger für jeden Kunden führen.

Manchmal denken Anwälte, dass sie den Kontostand jedes Kunden in ihren Köpfen verfolgen können. Irgendwann können sie es nicht. Und selbst wenn sie es können, was passiert mit diesen Kundenkonten, wenn dem Anwalt etwas passiert?

Calloway beschrieb eine Situation, in der ein Anwalt zwei Treuhandkonten verwaltete. Er würde für einen Monat ein Trust-Konto verwenden und im nächsten Monat auf das andere Trust-Konto wechseln. Sein Glaube war, dass, indem jedes Konto einen Zero-Kontostand während des Monats, in dem es verwendet wurde, erreichen konnte, er keine individuellen Treuhandbücher für das Geld behalten musste, das auf dem Konto verblieb. Er hat sich geirrt. Ethikregeln erfordern die Führung einer Bilanz für jeden Kunden, damit spezifische Kundengelder identifiziert werden können.

Um den Anwaltsvereinbarungen zu entsprechen, müssen die Anwälte Aufzeichnungen darüber führen, wie viel Geld jeder Kunde zu einem bestimmten Zeitpunkt im Vertrauen hat. Einzahlungen und Auszahlungen müssen eindeutig nachvollziehbar sein, um die Ermittlung des Kontostandes jedes Kunden zu vereinfachen. Andernfalls wäre es für das Geld eines Kunden ziemlich einfach, für den Fall eines anderen Kunden ausgegeben zu werden.

(c) Die einzelnen Kundenguthaben werden nicht mit dem Gesamtkonto abgeglichen. Rechtsanwälte sollten nicht nur sicherstellen, dass ihr gesamtes Treuhandkonto am Ende des Monats ausgeglichen ist, noch sollten sie nur sicherstellen, dass jedes einzelne Kundenkonto ausgeglichen ist. Vergleichen Sie die beiden miteinander und balancieren Sie sie gegeneinander aus. Der Vergleich der Gesamtsalden zeigt manchmal einen Buchungsfehler auf einem einzelnen Konto, bei dem ein Scheck oder eine Einzahlung übersehen wurde. Dieser einfache Schritt wird manchmal Fehler auffangen, die zu einer fehlerhaften Kontoberechtigungsprüfung geführt haben könnten.

Hilfe bekommen

Einige Anwälte wissen, dass ihre Treuhandkonten vermasselt sind, aber sie wissen nicht, wie sie das Problem beheben können. Eine Lösung ist die Kontaktaufnahme mit einem Rechtsberater. Viele Landesrechtsanwaltskammern bieten ihren Anwaltskandidaten nun kostenlose Rechtsberatungsberatung an. Eine Reihe von Privatrechtsberatern bieten ihre Dienste gegen Gebühr an.

Einige Rechtsanwälte haben möglicherweise Angst davor, ihre Vertrauenskontosituation mit einem Anwalt zu besprechen, insbesondere mit einem Anwalt, der für die Anwaltskammer arbeitet, wegen der obligatorischen Meldepflichten für ethische Verstöße. In vielen Staaten schließen jedoch die Regeln für professionelles Verhalten nun ausdrücklich aus, dass ihre Berater für Rechtsberatung solche Probleme ihrem Ethikausschuss melden müssen. Nerino J. Petro, der Practice Management Advisor für das Law Office Management Assistance Programm der State Bar von Wisconsin, stellt fest, dass, obwohl Regeln von Staat zu Staat variieren, einige Staaten wie Wisconsin Regeln implementiert haben, die die Vertraulichkeit von Rechtsanwälten, die Hilfe von der staatlichen Rechtsanwaltsbüro-Unterstützungsprogramm (LOMAP).

Die ordnungsgemäße Verwaltung eines Treuhandkontos kann mühsam sein, aber der Verlust einer Gesetzeslizenz über schlampige Aufzeichnungen wäre noch schlimmer. Rechtsanwälte, die Schwierigkeiten bei der Verwaltung ihrer Treuhandkonten haben, sollten das Problem unverzüglich angehen, indem sie Hilfe von einem qualifizierten Buchhalter oder einem Rechtsberater erhalten.