Häufige Fehler beim Ausfüllen des Formulars W-2

Häufige Fehler beim Ausfüllen der Form W-2

Vorgewarnt zu sein ist gewappnet. Bevor Sie W-2-Formulare an Mitarbeiter senden und diese Formulare bei der Verwaltung für soziale Sicherheit (zusammen mit dem Übermittlungsformular W-3) ablegen, sollten Sie diese häufigen Fehler überprüfen, um Probleme zu vermeiden.

Einreichung von W-2-Formularen spät

Beginnend mit dem Steuerjahr 2016 wurde die Anmeldefrist für W-2-Formulare (und 1099 Formulare) auf den 31. Januar verschoben. Daher müssen Ihre 2017 W-2-Formulare für Mitarbeiter bis spätestens 31. Januar 2018 bei der Sozialversicherungsbehörde eingereicht werden.

Es gibt Strafen für verspätete Einreichung. Lesen Sie mehr über die neuen Termine für W-2 und 1099 Formulare.

Verwenden des W-2-Formulars des falschen Jahres

Verwenden Sie das W-2-Formular für das Jahr, in dem das Einkommen steuerpflichtig war, und nicht für das Jahr, in dem Sie das Formular einreichen. Verwenden Sie zum Beispiel für Mitarbeitergehälter im Jahr 2015 das 2016 W-2-Formular; Dieses Formular wird den Mitarbeitern ausgehändigt und 2017 bei der Social Security Administration eingereicht.

Fehlende Anmeldefristen. Sie müssen Mitarbeitern bis spätestens Ende Januar W-2-Formulare zur Verfügung stellen. Diese Formulare müssen Sie bis spätestens Ende Februar bei der Sozialversicherungsbehörde einreichen. Die Fristen ändern sich jedes Jahr, je nachdem, wann das Datum in den Kalender fällt. Wenn die Frist an einem Wochenende oder Feiertag liegt, wird das Datum auf den nächsten Werktag verschoben. Hier sind die genauen Fristen für die Lohnsteuer für das laufende Jahr.

Verwenden des genehmigten W-2-Formulars

Sie können das W-2-Formular nicht herunterladen, kopieren und verwenden.

Das Rot auf A ist eine spezielle Tinte. Sie müssen die genehmigten Formulare von einem Bürobedarfsunternehmen, dem IRS oder von einem Softwareunternehmen erhalten. Lesen Sie mehr darüber, wo Sie genehmigte W-2-Formulare erhalten können.

Versagen, die Sozialversicherung zurückzuhalten

Die Quellenabgabe der Sozialversicherung muss für jedes Jahr bei den maximalen Sozialsteuervorauszahlungen der Sozialversicherung eingestellt werden.

(Dieses Maximum ändert sich in den meisten Jahren, um die Lebenshaltungskosten widerzuspiegeln.) Obwohl dies nicht spezifisch ein W-2-Fehler ist, ist es üblich und führt dazu, dass Sie die Sozialversicherungslöhne für einen Mitarbeiter übermäßig melden. Sie müssen dann den Überschuss an den Mitarbeiter zurückgeben und sowohl das W-2 als auch das Formular 941, den vierteljährlichen Lohn- und Steuerbericht für alle Quartale korrigieren, die den Selbstbehalt widerspiegeln. Wenn der Mitarbeiter beispielsweise das Maximum für die Einbehaltung der Sozialversicherung im September erreicht hat, müssen Sie das Formular 941 für das dritte Quartal ändern.

Senden von W-2-Formularen an das IRS

Die Sozialversicherungsformulare müssen bis Ende Januar an Mitarbeiter ausgegeben und bis Ende Februar bei der Sozialversicherungsbehörde eingereicht werden, zusammen mit dem Übermittlungsformular W-3, das sammelt alle Informationen von allen W-2s.

Versäumnis, einen IRS-Verzicht für Nicht-E-Fling zu erhalten

Arbeitgeber, die 250 oder mehr W-2-Formulare einreichen, müssen eine Verzichtserklärung erhalten, wenn sie keine E-Datei wünschen.Lesen Sie mehr darüber, wie Sie von der elektronischen Einreichung von W-2-Formularen befreit werden können (PDF).

Erstellen dieser allgemeinen Formularfehler auf Formular W-2

Zu ​​den häufigsten Formularfehlern in W-2-Formularen gehören:

• Fehler bei der Verwendung von Dezimalzahlen und Cent bei Beträgen
• Keine Verwendung von schwarzer Tinte zu hell)
• Einträge zu groß oder zu klein machen. Der IRS schlägt vor, dass Sie 12 Pt verwenden. Courier-Schriftart zum Drucken von W-2s.
• Falsch formatierender Mitarbeitername. Der erste Vorname des Mitarbeiters und der mittlere Anfangsbuchstabe werden in das erste Feld übernommen, der Nachname des Mitarbeiters in das zweite Feld und ein beliebiges Suffix (wie "Jr.") in das dritte Feld.

Die Verwendung von Finanzsoftware kann Ihnen helfen, viele dieser Fehler auf W-2-Formularen, insbesondere Formularfehlern, zu vermeiden, und Ihre Software kann Sie warnen, wenn Sie die maximale Höhe der Sozialversicherungsbeiträge erreichen. Schauen Sie sich diesen Artikel über 2012 Buchhaltungssoftware-Programme von Rosemary Peavler, Guide to Business Finance, mit Schwerpunkt auf Programme, die Lohn-und Gehaltsabrechnungen Funktionen enthalten.

Korrigieren eines W-2-Formulars

Sie müssen jedem Mitarbeiter bis Ende Januar jedes Jahres (für das vorherige Kalenderjahr) ein W-2-Formular aushändigen, aber Sie müssen diese Formulare nicht einreichen. bei der Social Security Administration (SSA) bis Ende Februar. Diese Verzögerung bietet Zeit für die Korrektur von Fehlern.

Wenn Sie den Fehler korrigieren können, bevor Sie ihn bei SSA einreichen, nehmen Sie einfach die Korrektur vor und senden Sie das korrigierte Formular.

Wenn Sie den Fehler nach der Anmeldung bei der SSA finden, müssen Sie ein korrigiertes W-2 zusammen mit einem korrigierten Übermittlungsformular W-3c) einreichen.

Lesen Sie weitere Informationen darüber, wie Sie Korrekturen an einem W-2-Formular vornehmen können, nachdem Sie es bei der Social Security Administration eingereicht haben.