Anleitung zum Ausfüllen und Ausfüllen des Formulars W-3

Was ist die Form W-3?

Ein W-3-Formular ist ein Übermittlungsformular, das an die Social Security Administration (SSA) gesendet wird und die Gesamteinnahmen, Sozialversicherungslöhne, Medicare-Löhne und Einbehaltungen für alle Mitarbeiter für das vorangegangene Jahr anzeigt. Der Titel des Formulars lautet "Übermittlung von Lohn- und Steuererklärungen". Um ein W-3-Formular vorzubereiten, müssen Sie die Löhne für alle Mitarbeiter in jeder Kategorie aus allen Mitarbeiter-W-2-Formularen addieren und die W-2-Summen verwenden, um das W-3-Formular auszufüllen.

Die W-2-Form ist die Lohn- und Steuersumme, die den Arbeitnehmern gegeben wird, damit sie diese Informationen über ihre Einkommensteuererklärung abgeben können.

Wann muss ein W-3-Formular eingereicht werden?

Sie müssen ein Formular W-3 zusammen mit allen W-2-Formularen für alle Mitarbeiter vor Ende Januar nach dem Steuerjahr einreichen. Wenn Sie also W-2s für Mitarbeiter für 2016 vorbereitet haben, müssen Sie bis zum 31. Januar 2017 alle W-2s und das Übermittlungsformular W-3 einreichen.

Die Frist am 31. Januar ist für die Einreichung von Papierformularen und elektronischen Einreichungen gleich.

Die Frist für den 31. Januar ist für 2017 neu. Das bedeutet, dass Sie Mitarbeitern bis zu diesem Datum W-2-Formulare aushändigen müssen und das Formular W-2s und W-3 ​​bis zum selben Datum an die SSA senden müssen. Es ist eine gute Idee, die Formulare Anfang Januar an die Mitarbeiter weiterzuleiten, damit Sie Zeit haben, Fehler zu korrigieren, bevor Sie alles an die SSA senden.

Wie erhalte ich W-3 Formulare?

Sie können ein W-3-Formular nicht einfach kopieren oder aus dem Internet ausdrucken, da das Formular mit einer speziellen roten Tinte gedruckt wird.

Sie müssen den erforderlichen W-3-Formulartyp an dem Ort kaufen, an dem Sie W-2-Formulare kaufen, oder Sie können Ihren Formularbearbeiter oder Steuerberater diese Formulare ausfüllen lassen.

Wie fülle ich das Formular W-3 aus?

Hier sind die Abschnitte des Formulars W-3, wenn Sie sie selbst bearbeiten wollen. Überprüfen Sie auch die Anweisungen für dieses Formular.

Informationen zum Arbeitgeber. Dieser Abschnitt (a bis h) enthält allgemeine Informationen über Ihr Unternehmen als Arbeitgeber. Ein paar Notizen:

• Art des Zahlers. Die meisten Unternehmen aktivieren das Kontrollkästchen 941. Das Formular 941 ist das vierteljährliche Lohn- und Steuerformular, das von den meisten Arbeitgebern ausgefüllt wird. Andere Optionen umfassen Haushalts-Arbeitgeber und andere.
• Art des Arbeitgebers. Die meisten Unternehmen würden das Feld "Keine Anwendung" aktivieren. Die anderen Kästen sind für gemeinnützige Organisationen und Arbeitgeber der Bundesregierung.
• Betriebsnummer. Der Abschnitt "Betriebsnummer" wird bereitgestellt, damit Arbeitgeber verschiedene Geschäftsbereiche identifizieren können, entweder nach Standort, Tochterunternehmen oder Geschäftsbereich. Wenn Sie Betriebsnummern identifizieren, müssen Sie W-2- und W-3-Formulare für jede Niederlassung trennen. Oder Sie können alle Einrichtungen kombinieren und alle W-2-Formulare zusammen mit einem W-3-Formular einreichen.

Lohn- und Steuerinformationen. Der zweite Abschnitt, nummeriert von 1 bis 19, entspricht den nummerierten Abschnitten in Formular W-2. In diesem W-3 Formular müssen Sie für alle W-2s, die Sie einreichen, Summen angeben.

Arbeitgeberkontaktinformationen. In diesem letzten Teil des Formulars müssen Sie Kontaktinformationen angeben, einschließlich einer E-Mail-Adresse.

Wann und wie kann ich das Formular W-3 einreichen?

Das W-3-Formular muss spätestens Ende Februar zusammen mit einer Kopie A der W-2 W-2-Formulare für jeden Mitarbeiter an die SSA gesendet werden.

Die Gesamtsummen für jeden Artikel auf dem W-3 müssen den Gesamtwerten für alle Artikel auf allen Mitarbeiter-W-2-Formularen entsprechen. Der W-3 enthält auch die Gesamtlohn- und Quellensteuer für alle Angestellten.

Sie müssen das Formular W-3 zusammen mit W-2-Formularen für alle Mitarbeiter am letzten Geschäftstag im Februar einreichen. In diesem Artikel über die Einreichungsfristen für die Lohnsteuer finden Sie spezifische Informationen zum Anmeldetag für dieses Jahr.

Die Frist für die Einreichung des Steuerjahres 2016 W-2s und W-3s ist der 31. Januar 2017,

Wenn Sie W-2 elektronisch ausfüllen

Wenn Sie sich dafür entscheiden, Mitarbeiter-W-2-Formulare elektronisch beim Sie brauchen nicht alle W-2-Informationen zu kompilieren und ein W-3-Formular einzureichen.

Der IRS empfiehlt Ihnen dringend, W-2-Formulare elektronisch an die Social Security Administration zu senden. Die SSA verfügt über zwei Optionen für die elektronische Einreichung über den Bereich Business Services Online:

• W-2 Online. Sie können ein ausgefülltes W-3-Formular verwenden, um bis zu 50 W-2-Formulare gleichzeitig einzureichen.

• Datei hochladen. Sie können eine spezielle Lohnsteuersoftware verwenden, die Dateien für die Ablageformulare W-2 elektronisch (EFW2) gemäß den SSA-Spezifikationen formatiert.

Weitere Informationen zur elektronischen Ablage von W-2-Formularen bei der Sozialversicherung.

Was passiert, wenn ich einen Fehler auf einem W-3 mache?

Wenn Sie einen Fehler in einem W-3 haben, als Ergebnis von Berechnungen oder wenn ein oder mehrere W-2s nicht korrekt sind, müssen Sie ein W-2c und ein W-3c Formular bei der Social Security Administration einreichen. .. Weitere Informationen zum Korrigieren von Fehlern in W-2- und W-3-Formularen