Häufige Fehler Anwälte machen beim Senden von E-Mails

Rechtsanwälte machen wie jeder andere Fehler bei der Verwendung von E-Mails. Manche E-Mail-Fehler werden zu Horrorgeschichten, andere sind peinlich. Die folgenden sind neun häufige Fehler, die Rechtsanwälte beim Schreiben und Versenden von E-Mails machen.

Gesendet vom Schreibtisch von (Name einfügen)

Von Zeit zu Zeit erhalte ich eine E-Mail von einem Anwalt, der eine E-Mail im Namen seines Schreibtisches verschickt. Hier sind ein paar Probleme mit diesem Ansatz zu E-Mail.

Erstens zeigt der Posteingangsanzeigeindex der meisten E-Mail-Systeme keinen so langen Namen an. Die meisten Leute sehen nur einen Teil von "vom Schreibtisch" und vielleicht ein paar Buchstaben des Vornamens. Noch wichtiger ist, scheint es albern und ein bisschen protzig. Ein Schreibtisch verschickt keine E-Mails. Wenn ein Anwalt eine E-Mail verschickt, sollte dies in seinem Namen geschehen.

Ausgefallene Effekte

Manche Anwälte lieben es, mit dem Erscheinen ihrer E-Mails kreativ zu werden. Neulich sah ich die Signatur eines Anwalts und für einen Moment dachte ich, ich hätte Sehprobleme. Es stellt sich heraus, dass die verschwommenen Buchstaben absichtlich waren. Spezialeffekte mögen unterhaltsam aussehen, aber alles, was die Wörter schwer lesbar macht, ist eine schlechte Idee. Vor allem, wenn schwer zu lesen ist, Name und E-Mail-Adresse des Anwalts.

Noch schlimmer als die Spezialeffekte auf die Briefe ist, wenn Rechtsanwälte ihre E-Mails mit Kunstwerken oder ausgefallenen Grafiken überladen. Dadurch wird die Nachricht langsamer heruntergeladen, ist langsamer zu öffnen und mühsam zu lesen.

Das Ziel einer E-Mail ist es, Informationen zu vermitteln, nicht künstlerische Fähigkeiten. Halte es einfach.

Kein Signaturblock

Es ist nicht schwer, in den meisten E-Mail-Systemen einen automatischen Signaturblock einzurichten. Es muss nicht kompliziert sein, und Meinungen darüber, wie viele Informationen in einem Signaturblock enthalten sein müssen, sind unterschiedlich. Einige Anwälte verwandeln ihre E-Mail-Fußzeilen in Mini-Werbespots, die in jeder E-Mail veröffentlicht werden, während andere einen sehr minimalistischen Ansatz mit nur ihrem Namen und ihrer E-Mail-Adresse oder Telefonnummer verwenden.

Die meisten legen am Fuß der Fußzeile eine Art Datenschutzhinweis oder einen rechtlichen Haftungsausschluss an. All dies sind akzeptable Verwendungen eines E-Mail-Signaturblocks. Was nicht akzeptabel ist, ist das Versenden von E-Mails, die den Absender nicht identifizieren. Der Empfänger einer E-Mail muss nicht erraten, wer die E-Mail gesendet hat. Rechtsanwälte sollten sich bei jeder Kommunikation, die sie aussenden, eindeutig ausweisen, und wenn der Anwalt klug ist, enthält die E-Mail auch einen Datenschutzhinweis.

E-Mails schreiben, während es wütend ist

Einer der Vorteile des alten Systems, Briefe an Leute zu senden, war, dass es eine eingebaute "Abkühlungs" -Zeit zwischen dem Schreiben eines Briefes und dem tatsächlichen Erlöschen gab. an den Empfänger.Wenn der Anwalt den Brief selbst tippte, würde er wahrscheinlich noch mehrere Stunden auf einem Tisch sitzen, bevor er zur Post ging. Wenn es vorgeschrieben war, könnte der Anwalt zu dem Zeitpunkt, als die Sekretärin mit der Eingabe fertig war, über das hinweggekommen sein, was ihn anfangs so wütend gemacht hatte.

Dieser Schutz existiert nicht in E-Mails. Mit einer E-Mail kann der Anwalt innerhalb von Sekunden eine wütende Nachricht abfeuern, die den Ärger ausgelöst hat. 99. 99% der Zeit wird dies eine schlechte Idee sein. Niemand denkt am klarsten, wenn er von Wut getrieben wird. Gehe etwas anderes und komme später zu dem Problem zurück, wenn etwas von der Wut verschwunden ist.

Es könnte den Unterschied machen, ob man Kunden, Freunde oder Geld hält oder verliert.

Keine rechtzeitigen Antworten

Einige Anwälte sind der Ansicht, dass die alte "5-Tage-Regel" für die Beantwortung von Geschäftskorrespondenz auch für E-Mails gilt. Es tut es nicht. Egal wie umständlich es auch sein mag, die Realität ist, dass die Leute schnellere Reaktionen auf eine E-Mail erwarten als bei einem Brief, der per Post verschickt wird. Wenn ein Kunde oder ein anderer Anwalt eine E-Mail sendet, versuchen Sie innerhalb von 24 Stunden zu antworten, sofern dies möglich ist. Wenn es eine komplizierte Angelegenheit ist, der im Moment keine angemessene Aufmerksamkeit geschenkt werden kann, senden Sie zumindest eine Bestätigung und informieren Sie die Person, wann Sie eine Antwort erwarten. Die meisten Kunden werden eine freundliche Nachricht zu schätzen wissen, die besagt, dass die E-Mail empfangen wurde und in naher Zukunft beantwortet wird. Angesichts des Schweigens muss der Kunde darüber spekulieren, ob der Anwalt die E-Mail erhalten hat, ob eine Antwort vorliegt oder ob die Bedenken des Kunden einfach ignoriert werden.

Falscher Empfänger im Feld "An"

Eine der großen Vorteile der automatischen Vervollständigung von E-Mail-Systemen besteht darin, dass Anwälte die E-Mail-Adressen ihrer Kunden oder Kollegen schneller finden können. Eines der Risiken der Autovervollständigungsfunktion ist, dass ein Anwalt, der nicht aufpasst, die E-Mail an die falsche Person senden kann. In einigen Fällen könnte dies nur eine geringfügige Verlegenheit sein, aber in einigen Fällen könnte es sich um berufliche Nachlässigkeit handeln. Versenden Sie vertrauliche Kundenmitteilungen nicht versehentlich per E-Mail an einen anderen Anwalt oder sogar an einen anderen Kunden.

Verwenden der Option "Allen antworten".

Der Gegenverteidiger sendet Ihnen eine E-Mail mit einem Vorschlag oder bekräftigt seine Position zu einem Problem. Sie leiten die E-Mail an die anderen Anwälte Ihrer Firma weiter, die mit dem Fall befasst sind, um sie zu besprechen. Bald wird der "Alles antworten" -Button großzügig verwendet, ohne dass jemand bemerkt, dass der gegnerische Anwalt auf die interne Diskussion in Ihrem Unternehmen kopiert wird. Es passiert. Wenn Sie eine E-Mail zur Diskussion weiterleiten möchten, entfernen Sie die Informationen des Absenders, bevor Sie sie weiterleiten. Wenn Sie diese Option Alle Antworten verwenden, überprüfen Sie jede E-Mail-Adresse in der Empfängerliste, bevor Sie auf Senden klicken.

8. Sloppy Betreffzeilen. Denken Sie daran, dass alles, was in einer E-Mail an einen anderen Anwalt gesendet wurde, an andere Personen weitergeleitet werden könnte. Überlegen Sie es sich zweimal, bevor Sie Betreffzeilen wie "mein idiotischer Klient" oder "dummer Richterauftrag" verwenden."Man weiß nie, wo eine Kopie dieser E-Mail landen kann. Lassen Sie auch keine Betreffzeilen leer, da sonst ein anderer Anwalt nicht bemerkt, dass eine E-Mail zu Ihrem Fall vorliegt. Eine einfache Betreffzeile von" Parkerson case "oder "Smith vorgeschlagen Vereinbarung" oder was auch immer Titel für den Inhalt der E-Mail relevant ist am besten funktioniert.

Und während "idiotischen Client" kann die genaueste Beschreibung des Inhalts der E-Mail sein, ist es eine schlechte Wahl für die Betreffzeile

9. Beobachten Sie Ihren Ton - und missverstehen Sie nicht jemand anderen. Wenn Menschen einander von Angesicht zu Angesicht sprechen, wird durch Gesichtsausdrücke und Vokaltöne normalerweise die Absicht einer Person deutlich. Stimme ist in der Regel genug, um zu sagen, wenn jemand sarkastisch, scherzhaft oder ernst ist.Aber in E-Mail ist es gefährlich leicht, die Absicht einer Person vollständig falsch zu lesen.Vielzahl Freundschaften wurden von einer Person beschädigt, die Absicht einer anderen Person falsch in Aussagen in eine E-Mail und mit Anwälten, die so gewohnt sind, mit Im anderen Fall ist es für einen Anwalt leicht, schnell davon auszugehen, dass die andere Person feindselig oder unhöflich ist.

Nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, um sich abzukühlen, bevor Sie eine Antwort auf die E-Mail dieses Idioten senden.

Nach einer Stunde wird Ihnen vielleicht klar, dass Sie es überhaupt falsch verstanden haben. Sie haben keine haarsträubende Antwort auf in E-Mails gemachte Aussagen und lösen eine Antwort erst dann aus, wenn Sie in Betracht ziehen, ob der Absender eine andere Absicht hat als ursprünglich. Wenn es scheint, dass eine Aussage auf mehr als eine Art gelesen werden kann und eine dieser Methoden nicht anstößig ist, versuchen Sie, dem Absender den Vorteil des Zweifels zu geben, bevor Sie ihm mit einer tödlichen E-Mail-Nachricht den Kopf abschneiden.

Gibt es andere E-Mail-Fehler von Rechtsanwälten, die die Top 10-Liste hätten machen sollen? Erzähl es uns im Forum.