Wie man ein erfolgreiches Fundraising Walk Event plant

Spezielle Veranstaltungsplaner - vor allem in der gemeinnützigen Welt - wissen, dass die Organisation einer Outdoor-Spendenaktion eine großartige Idee ist. Diese Arten von Veranstaltungen, wie andere Ideen der Community-Fundraising, erfordern, dass die Planung für die Veranstaltung im nächsten Jahr unmittelbar nach der diesjährigen Spendenveranstaltung beginnt. Es ist wichtig, die Veranstaltung zu besprechen und zu besprechen, was gut gelaufen ist und was verbessert werden konnte, während die Veranstaltung im Team noch frisch ist.

Die Erörterung der Erfolge und Verbesserungen stellt sicher, dass diese Funktionen für die Veranstaltung im nächsten Jahr berücksichtigt oder verbessert werden können. Eine solche proaktive Planung schafft auch einen Mehrwert für die Sponsoren. Und zwangsläufig hoffen alle erfolgreichen Gemeindespaziergänge von Jahr zu Jahr zu wachsen und zu wachsen.

Aber es ist wichtig, sich auf das Hauptziel der Durchführung solcher Veranstaltungen zu konzentrieren: Fundraising. Für diejenigen Veranstaltungsplaner, die zuvor einen Gemeindespaziergang veranstaltet haben, passiert eine der wichtigsten Planungszeiten nach dem Ende der Wanderung. Um mehr über die vielen Aspekte der Planung und Ausführung eines Spendenlaufs zu erfahren, werden wir einen Blick hinter die Kulissen des Muttertags-Events der Chicagoer Y-ME Breast Cancer Organization werfen.

Der Y-ME Muttertag Breast Cancer Fundraiser Walk

Y-ME wurde 1979 von zwei Brustkrebspatienten gegründet. Der gemeinnützige Verein war vor allem für seinen mehrsprachigen Nationalen Brustkrebs bekannt. Hotline-Programm für Brustkrebspatienten.

Das Programm wurde berühmt als die einzige gebührenfreie 24-Stunden-Hotline des Landes, die ausschließlich von Brustkrebspatienten besetzt ist, die geschulte Peer-Berater sind. Aber die Organisation organisierte auch einen jährlichen Spendenspaziergang am Muttertag, der ihre Programme und Dienstleistungen unterstützte. Zurück Im Jahr 2007 sammelte Y-ME mehr als $ 7 Millionen mit fast 43.000 Wanderern aus 12 Städten.

2008 nahmen 15 Städte teil. Leider schloss Y-ME 2012 seine Türen, aber das Erbe seiner jährlichen Spendenaktion bleibt eine großartige Fallstudie für gemeinnützige Veranstaltungsplaner.

Ein Großteil des Fundraising-Erfolges von Y-ME lässt sich auf einen organisierten Planungsansatz zurückführen und die wichtigsten Ziele zuerst im Auge behalten. Liz Klug, ehemalige Leiterin Special Events der Organisation, sagte nach ihrem Rekordjahr 2007: "Wir haben einen Plan für verschiedene Zeitpunkte im Planungsprozess. Deshalb werden wir Schritte unternehmen, um die kritischsten Zeitpunkte zu fördern und sicherzustellen, dass wir erfolgreich sind. Zum Beispiel in einer Stadt, in der wir zum ersten Mal eine Veranstaltung veranstalten, müssen wir uns darauf konzentrieren, dass wir einen großartigen Veranstaltungsort und einen Ort haben, an dem die Menschen zurückkommen wollen. Auf der Straße können wir uns darauf konzentrieren, welche Coffeeshops wir Broschüren abgeben."Schauen wir uns einmal an, wie Klug und das Y-ME Event-Planungsteam eine so erfolgreiche Veranstaltung organisiert haben.

Planungsschritt 1: Analysieren der Zahlen

Das Hosten eines Gemeindespaziergangs oder einer ähnlichen Veranstaltung erfordert das Zusammenführen mehrerer unterschiedlicher Zielsetzungen, aber letztendlich tut der Verein oder die Organisation, die die Veranstaltung ausrichtet, Geld für ihre Sache.

Daher findet der erste Schritt bei der Planung des nächsten Ereignisses statt, wenn das aktuelle Ereignis endet, und der Großteil dieser Arbeit umgibt die "Zahlen".

"Wir haben uns die Zahlen nach Abschluss des Ereignisses genau angesehen", erklärt Liz Klug. "Wir verglichen, wie wir dieses Jahr gegenüber dem vorherigen Jahr gemacht haben. Wir haben uns die Teilnehmererfahrung angeschaut. Wir haben unsere Sponsoringkategorien bewertet. Wir haben sofort auf E-Mails zu den Ereignissen geantwortet. "Event-Planer werden auch sofort Schritte unternehmen, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten an der diesjährigen Veranstaltung im nächsten Jahr teilnehmen werden.

Klug grub auch die Details aus. In ihren Auswertungen betrachtete sie alles von der Anzahl der Freiwilligen, die an der Menge der verteilten T-Shirts teilnahmen. Sie würde dann fragen, ob sie für das nächste Jahr mehr oder weniger brauchte.

Planungszeitplan

Für diejenigen, die einen Community-Fundraising-Spaziergang organisieren, ist es wichtig zu wissen, welche Schritte zu verschiedenen Zeiten ausgeführt werden sollten.

Die meisten gemeinnützigen Organisationen haben nicht den Luxus einer großen Anzahl von Mitarbeitern und freiwilligen Ausschussmitgliedern, um den Erfolg der Veranstaltung voranzutreiben. Aber die Planer wissen, dass sie sicherstellen müssen, dass sie eng mit dem Büro eines Bürgermeisters und der öffentlichen Bauabteilung zusammenarbeiten, um die Veranstaltung in den öffentlichen Terminkalender zu bringen.

Klug schlägt vor, dass der erste Schritt nach der Analyse der letztjährigen Zahlen darin besteht, sich auf die Rekrutierung von Unternehmen zu konzentrieren. Wenn es sich nicht um ein neues Programm handelt, ist es wichtig, sofort nach Abschluss der diesjährigen Veranstaltung die Unterstützung des Unternehmens für die Veranstaltung im nächsten Jahr zu erhalten. "Wir haben uns darauf konzentriert, Sponsoring zu erneuern, als wir den Abschlussbericht der Veranstaltung vorlegten", sagt Klug. Sie bietet auch folgende Highlights für Planer, die an einer Gemeindewanderung als Fundraising-Veranstaltung interessiert sind:

• Unternehmenssponsoren identifizieren
• Walking-Team-Programme entwickeln
• Veranstaltungsaktivitäten festlegen
• Rekrutierung für die Wanderung beginnen
• Veranstaltungslogistik abschließen
• Halten Sie das Ereignis
• Halten Sie ein "Danke" -Ereignis
• Bewerten und beginnen Sie das nachfolgende Ereignis

Y-ME würde auch ein externes Logistikunternehmen beauftragen, das viele logistische Anforderungen erfüllt. Aber einer der hilfreichsten war die Implementierung eines Online-Registrierungssystems.

Online-Registrierungssystem Erfolg

Y-ME erfuhr schnell, wie wichtig es ist, das Web für die Online-Registrierung zu nutzen, und hat sich seitdem für die Nutzung der Technologie für Online-Registrierung und Fundraising stark gemacht.

Sie investierten in ein Online-Beziehungsmanagementsystem, das als ihre Rennwebsite für 2003 diente. Diese Art von System dient als eine persönliche Website für Freiwillige, um persönliche Spenden und andere Beteiligungen zu machen. Es erfasst Informationen in einer einzigen Datenbank und dient als Werkzeug für die Führung von Teamkapitänen, um ihre Mitglieder zu ermutigen.Die Ergebnisse waren großartig.

Online-Teilnehmer stiegen von 4 000 auf 11 594. Online-Spenden stiegen von 5 000 auf 19 650. Das Y-ME-Team glaubte, dass es dazu beitrug, 2 US-Dollar zu erreichen. 35 Million Ziel, und als eine Prämie die Technologie verringerte Verwaltungskosten um ungefähr $ 20. 000.

Ein solches System kann auch als wichtiges Kommunikationsinstrument dienen, das es einer Organisation ermöglicht, nach dem Renntag selbst weiterzuarbeiten und weiterhin Mitglieder zu involvieren.

Race Day Timeline

Am häufigsten werden Gemeinschaftswanderungen am Morgen geplant. Abhängig von der Komplexität der Beschilderung und des Standorts kann die Einrichtung für das Ereignis normalerweise bereits eine Woche vor dem Ereignis beginnen, wobei die meisten Aktivitäten ein paar Tage vor dem Spaziergang stattfinden.

Wenn Y-ME das jährliche Fundraising-Event plant, versucht das Team in der Regel, den Bereich einzuschränken, in dem der Walk stattfand, so dass keine signifikante Menge an Ressourcen benötigt wurde, um bestimmte Operationen wie das Schließen auszuführen. Straßen hinunter. Ihr Weg war im Allgemeinen nicht wettbewerbsfähig, so dass es auch hilft, dass sie nicht die Anforderungen für eine wettbewerbsfähigere Rennumgebung berücksichtigen mussten.

Der Zeitplan für den Renntag selbst lautete wie folgt:

• Event Planungsteam kommt an (2. 5 Stunden vor dem Spazierengehen)
• Freiwilliger Check-In (2 Stunden vor dem Spazierengehen)
• Sponsor Check- In und Setup (2 Stunden vor dem Spaziergang)
• Registrierung beginnt (1. 5 Stunden vor dem Spaziergang)
• Startleitungskonfiguration (30 Minuten vor dem Spaziergang)
• Eröffnungszeremonien (10 Minuten vor dem Spaziergang) < Rennen beginnt
• Hauptbühne Unterhaltung Beginn (1 Stunde nach Beginn des Spaziergangs)
• Offizielle Hauptbühne Anmerkungen (nach Ende der Wanderung; bei 1. 5 Stunden)
• Programm endet offiziell (3 Stunden nach Beginn)
• Event Breakdown beginnt (nach offiziellem Ende des Events)
• Tipps für die Planung eines Community Walk or Run

Für diejenigen Organisationen, die an einem Community Walk oder Run zum ersten Mal interessiert sind, bietet Klug eine erfolgreiche Veranstaltung.

Beginnen Sie mit warmen Leads, einschließlich gut vernetzten Freiwilligen, Sponsoren oder großen Teams. Definieren Sie messbare Ergebnisse.

• Bewerten Sie Wettbewerberveranstaltungen in Ihrer Stadt / Ihrem Standort, um ihre Best Practices und Bereiche für Verbesserungen zu ermitteln.
• Arbeiten Sie mit Bürgermeisteramt und Parkbezirken zusammen, um erforderliche Genehmigungen und Ihre Event-Logistik zu besprechen: Zeit, Ort, Anzahl der Teilnehmer. Stellen Sie sicher, dass Sie auf diese Treffen vorbereitet sind.
• Verstehen Sie Ihr Budget und stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Betriebskosten für ein neues Ereignis auf 25-30% halten. Einige Wohltätigkeitsorganisationen streben 15-20% der Gesamtausgaben an.
• Sichern Sie Sponsoren, um 100% der Betriebskosten Ihrer Veranstaltung zu übernehmen.