9 Meeting Facilitation Skills für Manager

Meetings können entweder Gelegenheit zum Austausch von Ideen sein, Herausforderungen diskutieren und Aktionspläne definieren, oder sie können als unproduktive Zeitverschwendung enden. Unglücklicherweise sind Manager oft die Hauptbeiträge zur Behebung von Prozessstörungen.

Dieser Artikel bietet Ideen für Führungskräfte auf allen Ebenen, um ihre Fähigkeiten zur Verbesserung von Besprechungen zu stärken und so die Produktivität von Meetings zu verbessern.

Wo Manager bei Meetings schief gehen

Viele Manager denken, dass sie wissen, wie sie ein Meeting "führen" sollen.

Sie legen die Tagesordnung fest, führen alle Gespräche und treffen alle Entscheidungen. Während dies für Manager leicht und effizient zu sein scheint, ist es oft eine Verschwendung von Zeit für die Leute, und es nutzt nicht das kreative Potenzial des Teams. In der Tat hat dies den gegenteiligen Effekt, da sich die Mitarbeiter tendenziell zurückziehen und sich auf den Manager zurückziehen, der eindeutig die Verantwortung übernehmen möchte.

Es gibt viele Gründe, warum Manager ihre Mitarbeiter nicht mehr in Meetings einbeziehen, darunter:

• Angst vor dem Loslassen.
• Der falsche Glaube, dass sie alle Antworten geben müssen, weil sie verantwortlich sind.
• Ein Mangel an Vertrauen in die Fähigkeiten oder Problemlösungskompetenzen ihrer Mitarbeiter.
• Ein Mangel an Fähigkeiten zur Vermittlung von Treffen.

Während die ersten drei Punkte Verhaltensweisen von armen Managern sind, kann die letzte, Erleichterungsfähigkeiten, durch Übung gelernt und gestärkt werden.

Stärkung Ihrer Meeting Facilitation Skills

Per Definition bedeutet erleichtern, " einfacher oder weniger schwierig zu machen; weiterleiten . "Damit ein Manager ein Meeting durchführen kann (statt es zu leiten), müssen sie bereit sein, ihre Macht loszulassen und offen für unterschiedliche Ergebnisse und Ansätze zu sein.

Die richtige Besprechungserleichterung umfasst die Einbeziehung aller Beteiligten in die Identifizierung und Lösung von Problemen. Teams entwickeln fast immer bessere, kreativere Lösungen als jeder Manager und kann die Implementierung der Lösungen eher unterstützen.

Hier sind neun Fähigkeiten erforderlich, um ein Treffen zu ermöglichen, die alle mit Übung gelernt und verbessert werden können:

1. Agendaplanung. Ein Zusammenarbeitstreffen beginnt mit der Terminplanung. Themen auswählen, die zur Teilnahme einladen, i. e. Ein zu lösendes Problem ist weitaus interessanter als "informative" Themen. Es muss jedoch genügend Zeit zur Verfügung gestellt werden, um eine Gruppenbeteiligung zu ermöglichen.
2. Umgebung und Klimaeinstellung. Logistik ist wichtig! Wenn Menschen sich unwohl fühlen, sich nicht sehen können, nicht hören können oder hungrig sind, werden die Besprechungsergebnisse leiden. Lernen Sie, wie Sie die Logistik nutzen können, um eine große Beteiligung zu fördern und Barrieren zu beseitigen.
3. Fragen stellen. Große Fragen regen zu großer Diskussion an.Der Artikel "70 ehrfürchtige Coaching-Fragen mit dem GROW-Modell" bietet einige herausragende Diskussionsprompter.
4. Aktives Zuhören. Wenn ein Manager paraphrasiert, nach Verständnis sucht und Nachfragen stellt, fördert er mehr Partizipation und hält die Diskussion fließend In "Wie werde ich ein besserer Zuhörer" tausche ich Ideen zur Stärkung Ihrer aktiven Hörfähigkeiten aus.
5. Brainstorming. Die meisten Leute denken, dass sie bereits wissen, wie man brainstormt. In zu vielen Situationen wird die Effektivität von Brainstorming durch schlechtes Prozessmanagement, starken sozialen oder politischen Druck und schlechte Moderationsfähigkeiten reduziert.Viele Menschen haben noch nie die Kraft eines gut geführten Brainstormings erlebt. eine Brainstorming-Sitzung "für das, was nicht zu tun ist - dann tue das Gegenteil!
6. Konsensbildung. Konsens bedeutet nicht, dass jeder mit einer Entscheidung einverstanden sein muss. hatte die Gelegenheit, ihre Perspektiven zu teilen und Ideen vorzuschlagen. Eine ordnungsgemäße Moderation wird die Gruppe vom Ideenaustausch bis zur Entwicklung einer effektiven Entscheidung leiten. Konsens zu erreichen dauert mehr Zeit, wird aber in der Regel von der gesamten Gruppe stärker akzeptiert. Denken Sie jedoch daran, dass Konsens nicht das ultimative Ziel ist. Eine effektive Entscheidung für das vorliegende Problem ist das wichtigste Thema. Weitere Informationen dazu, wie Sie ein Team durch einen Konsensentscheidungsprozess führen können, finden Sie unter Einen sechsstufigen Konsens-Entscheidungsfindungsrahmen.
7. Konfliktlösung. Wann immer es einen Raum voller Leute gibt, die an der Lösung eines Problems beteiligt sind, ist ein Konflikt unvermeidlich. In der Tat wird der Konflikt über die Aufgabe oder das Problem von Teamforschern als Teil des Prozesses für eine effektive Entscheidungsfindung betrachtet. Ein Manager muss lernen, die Macht des Konflikts positiv zu nutzen. Siehe: "Konfliktlösung für kleine Gruppen".
8. Nonverbale Kommunikationsfähigkeiten. Während Forscher über die genauen Prozentsätze streiten, stimmen die meisten zu, dass mehr als 50 Prozent der Kommunikation nicht verbal sind. Ein Manager muss in der Lage sein, die Ton- und Körpersprache der Gruppe zu lesen, um ihr Engagement, ihre Offenheit und ihr Engagement zu beurteilen.
9. Aufnahme. Bei der geschickten Gruppenerleichterung muss man wissen, wann man sich Flipchart oder Whiteboard zuwenden muss, um zu erfassen, was die Leute sagen. Auf diese Weise haben die Menschen das Gefühl, dass ihre Ideen gehört und geschätzt werden, und dient als wertvolle Aufzeichnung für die Planung und Weiterverfolgung von Maßnahmen.

The Bottom Line:

Zeit ist ein kostbares Gut im Leben und bei der Arbeit. Bemühen Sie sich, Meetings für optimale Effizienz und Effektivität zu verwalten. Das Lernen, Üben und Anwenden der oben genannten neun Erleichterungsfähigkeiten ist ein großartiger Ausgangspunkt.

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Aktualisiert von Art Petty