Arbeitnehmer Entschädigungsprüfungen

Die meisten Vergütungsrichtlinien für Arbeitnehmer unterliegen einer Prüfung. In diesem Artikel werden die Arten von Überprüfungen erläutert, die verfügbar sind, und die Gründe, aus denen sie ausgeführt werden.

Geschätzte Prämie

Ihre Prämie für die Vergütung von Arbeitern wird berechnet, indem Sie eine Rate multipliziert mit Ihrer Lohnsumme multiplizieren und das Ergebnis durch 100 dividieren. Nehmen wir beispielsweise an, Ihre Lohnsumme beträgt 500.000 und die Rate beträgt $. 10. Ihre Prämie ist 500, 000 X. 1/100 oder $ 500.

Die Prämie, die Sie zu Beginn Ihres Versicherungszeitraums zahlen, ist ein vorläufiger Betrag. Es handelt sich um eine Schätzung auf der Grundlage Ihrer geplanten Gehaltsabrechnungen für das kommende Jahr. Nachdem Ihre Police abgelaufen ist, führt Ihr Versicherer ein Audit durch, um Ihre tatsächlichen Gehaltsabrechnungen für dieses Jahr zu ermitteln. Ihr Versicherer passt dann Ihre Prämie an. Wenn Ihre tatsächliche Gehaltsabrechnung Ihre geschätzte Gehaltsabrechnung übersteigt, wird Ihnen möglicherweise eine zusätzliche Prämie in Rechnung gestellt. Wenn Ihre tatsächliche Gehaltsabrechnung geringer ist als Ihre prognostizierte Gehaltsabrechnung, erhalten Sie möglicherweise eine Renditeprämie.

Zweck der Prüfung

Es werden Audits durchgeführt, um sicherzustellen, dass die Prämien, die Arbeitgeber für die Entschädigung von Arbeitnehmern zahlen, ihre Risiken genau widerspiegeln. Die Versicherer überprüfen, ob die Arbeitgeber ordnungsgemäß klassifiziert sind und ob die für die Bewertungszwecke verwendeten Gehaltslisten korrekt sind. Wenn die Richtlinien eines Arbeitgebers falsche Klassifizierungen oder Gehaltslisten enthalten, kann der Arbeitgeber im Vergleich zu anderen Arbeitgebern zu viel oder zu wenig für die Arbeiterunfallversicherung zahlen.

Viele Staaten verpflichten Versicherer, alle Entschädigungsregelungen für Arbeitnehmer zu prüfen, deren geschätzte jährliche Prämie einen bestimmten Schwellenwert überschreitet, z. B. 10 000. Die staatlichen Versicherungsabteilungen führen regelmäßig Kontrollen durch, um sicherzustellen, dass die Versicherer die erforderlichen Prüfungen durchführen.

Vertragliche Verpflichtung

Die meisten Arbeitnehmervergütungsrichtlinien, einschließlich des Standard-NCCI-Formulars, enthalten eine Klausel, die sich mit Prüfungen befasst.

Im NCCI-Formular befindet sich diese Klausel unter dem fünften Teil, Premium. Darin heißt es, dass der Arbeitgeber dem Versicherer gestatten muss, die Police jederzeit innerhalb von drei Jahren nach Ablauf der Police zu überprüfen. Der Versicherer hat das Recht, alle Unterlagen zu prüfen, die sich auf die Police beziehen. Dazu können Buchhaltungsbücher, Steuererklärungen und Gehaltsabrechnungen gehören.

Die Richtlinien zur Arbeitsunfallvergütung enthalten auch eine Bestimmung zu Inspektionen. Im NCCI-Formular befindet sich diese Bestimmung in Teil 6, Bedingungen. Sie gibt dem Versicherer jederzeit das Recht, die Arbeitsplätze des Arbeitgebers zu inspizieren. Der Zweck dieser Inspektionen besteht darin, die Versicherbarkeit Ihres Unternehmens zu beurteilen und Informationen zur Gehaltsabrechnung zu sammeln. Arbeitsunfalluntersuchungen sind keine Sicherheitsinspektionen.

Eine Versicherungspolice ist ein gesetzlicher Vertrag. Wenn Sie eine Arbeitnehmervergütung erwerben, sind Sie vertraglich verpflichtet, die in der Police enthaltenen Prüfungs- und Inspektionsbestimmungen einzuhalten.Wenn Ihr Versicherer Sie auffordert, Ihre Einrichtung zu besuchen oder aktualisierte Gehaltsabrechnungsinformationen anfordert, müssen Sie seine Forderungen einreichen. Andernfalls kann ein Vertragsbruch vorliegen. Ihr Versicherer kann auf Ihre Ablehnung reagieren, indem er Ihre Police annulliert oder sich weigert, sie zu erneuern.

Dies kann sich nachteilig auf Ihren Erfahrungsmodifikator auswirken.

Arten von Audits

Es gibt verschiedene Arten von Worker Compensation Audits. Die Arten von Audits, die verfügbar sind, können von Staat zu Staat und von Versicherer zu Versicherer variieren.

• Mail Audit Die einfachste Art der Prüfung. Mail-Audits können für kleine Arbeitgeber, die nicht viel Prämie generieren, erlaubt sein. Mail-Audits stehen Arbeitgebern in bestimmten Berufen (z. B. Bedachungen) jedoch unabhängig von ihrer Größe möglicherweise nicht zur Verfügung.
• Voraudit Wird ausgeführt, wenn eine Police zum ersten Mal bei einem neuen Versicherer geschrieben wird. Voraudits werden in der Regel vor Ort durchgeführt. Ihr Zweck ist es sicherzustellen, dass die richtigen Klassifizierungen und Gehaltsabrechnungen für die Police verwendet werden.
• Telefonaudit Wird von einigen Versicherern verwendet. Der Versicherer kann Ihnen ein Formular senden, das ausgefüllt und an den Versicherer zurückgeschickt wird. Wenn der Versicherer die Informationen erhalten hat, plant er einen Telefonanruf mit einem Auditor, um die von Ihnen bereitgestellten Informationen zu besprechen.
• Feldaudit Eine physische Prüfung bei Ihnen vor Ort. Der Zweck ist, Lohn- und Gehaltsabrechnungen und andere Informationen zu sammeln, die der Versicherer verwenden wird, um Ihre endgültige Prämie zu berechnen.
• Interim-Audit Kann durchgeführt werden, wenn sich Ihr Unternehmen in irgendeiner Weise verändert hat, z. B. durch den Start eines neuen Vorgangs. Zwischenprüfungen werden auch von großen Arbeitgebern verwendet, die ihre Gehaltsabrechnung monatlich oder vierteljährlich und nicht einmal jährlich melden möchten. Diese Audits werden normalerweise per Post durchgeführt. Eine physische Prüfung wird am Ende der Richtlinienperiode durchgeführt.
• Testaudit Durchführung durch eine Entschädigungsbehörde des Staates, um die vom Versicherer erzielten Prüfungsergebnisse zu überprüfen. Staatsbüros führen Testaudits durch, um sicherzustellen, dass die Versicherungsprüfer das Klassifizierungs- und Bewertungssystem richtig anwenden. Die Büros wollen auch sicherstellen, dass die Versicherer vom Büro genehmigte Bewertungspläne verwenden (wenn eine vorherige Genehmigung erforderlich ist).

Betrug durch einen Arbeitgeber

Die Erfüllung der Informationsanfrage Ihres Versicherers ist nicht Ihre einzige Verpflichtung als Versicherungsnehmer. Sie müssen außerdem genaue Daten bereitstellen. Wenn Sie absichtlich falsche Informationen an Ihren Versicherer liefern, könnten Sie von der Versicherungsabteilung Ihres Staates für Versicherungsbetrug strafrechtlich verfolgt werden. Hier sind Beispiele für Aktionen, die als betrügerisch betrachtet werden könnten:

• Unterzeichnen Ihrer Gehaltsabrechnung mit der Absicht, Ihre Prämie zu reduzieren
• Falsche Berufsbilder für einen Versicherungsprüfer bereitstellen
• Falsche Steuererklärungen oder andere Finanzberichte bereitstellen
• Verbergen die Tatsache, dass Sie Subunternehmer eingestellt haben
• gefälschte Versicherungszertifikate für Subunternehmer vorlegen

Sobald ein Audit abgeschlossen ist, sendet Ihnen Ihr Versicherer einen Bericht. Idealerweise unterscheiden sich die im Bericht angezeigten Gehaltsabrechnungen nicht wesentlich von den geschätzten Gehaltsabrechnungen, die in Ihrer Police aufgeführt sind.Leider ist das nicht immer der Fall. Wenn Ihre Gehaltsprognosen zu niedrig waren, hat das Audit möglicherweise eine hohe Zusatzprämie generiert. Der Überwachungsbericht kann auch Änderungen an Ihren Klassifizierungen anzeigen. Wenn der Prüfer festgestellt hat, dass Ihr Unternehmen falsch klassifiziert wurde, hat er möglicherweise neue Klassencodes hinzugefügt oder vorhandene Klassen entfernt.

Prüfungsstreitigkeiten

Versicherungsnehmer stimmen nicht immer mit Prüfungsberichten überein. Ein Bericht kann Fehler enthalten, z. B. den falschen Erfahrungsmodifikator oder falsche Abrechnungszahlen. Alternativ kann es zu Änderungen der Klassifizierung kommen, mit denen Sie nicht einverstanden sind.

Wenn Sie mit den Ergebnissen einer Prüfung nicht zufrieden sind, wenden Sie sich unverzüglich an Ihren Versicherer. Die meisten Versicherer geben Anweisungen, wie ein Audit angefochten werden kann. Diese können in Ihren Richtliniendokumenten enthalten sein. Seien Sie sicher, den Anweisungen des Versicherers sorgfältig zu folgen. Reklamieren Sie Ihre Beschwerde innerhalb der vom Versicherer angegebenen Frist schriftlich. Beschreibe das Problem im Detail. Wenn Sie beispielsweise der Meinung sind, dass der Prüfer die falsche Klassifizierung verwendet hat, erläutern Sie Ihre Argumentation und schlagen Sie eine Alternative vor. Der Versicherer prüft Ihre Beschwerde und entscheidet, ob eine Überarbeitung gerechtfertigt ist.

Wenn bei einer Prüfung eine zusätzliche Prämie entstanden ist, Sie jedoch die Prüfungsergebnisse bestritten haben, sollte Ihre Verpflichtung zur Zahlung der Zusatzprämie ausgesetzt werden, bis die Streitigkeit beigelegt ist. Wenn der Versicherer das Problem nicht zu Ihrer Zufriedenheit angeht, können Sie die Entscheidung des Versicherers an die zuständige Ausgleichskommission richten.