Steuer Jahr für Jahresende Mitarbeiter Gehaltsschecks

Welches Steuerjahr sollte ein Mitarbeiter-Gehaltsscheck haben?

Die Frage: Sind Jahresendzahlungen im Jahr der Arbeit oder im Jahr des Gehalts steuerpflichtig?

Die Regel lautet: Der Gehaltsscheck gilt als steuerpflichtiges Einkommen in dem Jahr, in dem der Gehaltsscheck ausgestellt (datiert) ist, auch wenn die Arbeit geleistet und das Gehalt in einem anderen Jahr verdient wurde ( aber lesen Sie die Ausnahme weiter unten).

Zum Beispiel:

Sie zahlen Mitarbeitern am 2. Januar 2018 für Arbeiten, die in der letzten Dezemberwoche 2017 erledigt wurden.

Der Bruttolohn ist im Jahr 2018 steuerpflichtig, nicht 2017. Wenn Sie zahlen Mitarbeitern am letzten Tag des Monats Dezember für diese Arbeit, das Gehaltsscheindatum vom 31. Dezember 2017, würde bedeuten, dass das Gehalt 2017 steuerpflichtiges Einkommen ist.

Warum ist das Jahr des Gehalts eines Angestellten wichtig?

Das Jahr, in dem der Gehaltsscheck besteuert wird, wirkt sich auf das steuerpflichtige Einkommen des Mitarbeiters aus. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise einen großen Jahresendbonus hatte, könnte dies den Steuersatz des Mitarbeiters beeinflussen. In einigen Jahren gibt es eine zusätzliche Zahlungsfrist, die dazu führen kann, dass Mitarbeiter einen scheinbar "zusätzlichen" Gehaltsscheck erhalten. Wenn der Mitarbeiter über die Differenz informiert wird, bevor sie bezahlt wird, hat der Mitarbeiter Zeit, das W-4-Formular der Person zu ändern, um dem Gehaltsscheck weitere Einbehalte hinzuzufügen.

Das Problem tritt auf, wenn ein Zahlungszeitraum nicht am letzten Tag des Jahres endet. Wenn die Auszahlungsperiode vor Ende des Jahres endet, werden im ersten Jahr wenige Tage im nächsten Jahr gezahlt.

Wenn die Auszahlungsfrist nach dem Ende des Jahres endet, gibt es ein paar zusätzliche Tage im nächsten Jahr.

Eine Ausnahme: Konstruktive Empfangsbestätigung

Wenn Sie Mitarbeitern vor Jahresende Gehaltsschecks zur Verfügung stellen - zum Beispiel durch direkte Einzahlung -, gilt das Entgelt als erhalten (und steuerpflichtig) in diesem Jahr, auch wenn Der direkte Einzahlungsscheck wird im folgenden Jahr datiert.

Die IRS sagt, dass die Angestellten Zugang zum Gehaltsscheck "ohne wesentliche Einschränkung oder Beschränkung" haben müssen. Dies wird als "konstruktiver Empfang" bezeichnet. Konstruktive Quittung ist ein Buchhaltungsbegriff, der sich darauf bezieht, wann Einkommen als im Besitz von jemandem betrachtet wird und wann es verfügbar ist, um ausgegeben zu werden. Das heißt, wann hat die Person die Kontrolle über das Geld?

Post-datierte Schecks und konstruktiver Beleg

Wenn eine Person per Post eine Zahlung erhält, kann im Allgemeinen davon ausgegangen werden, dass die Person einen konstruktiven Zahlungseingang hat. Aber das ist nicht immer wahr. Eine Überprüfung kann nachträglich erfolgen. Eine nachträgliche Prüfung ist eine Prüfung, für die ein Datum in der Zukunft angegeben ist. Wenn Sie 2017 einen Scheck mit dem Datum 2018 erhalten, können Sie ihn erst im nächsten Jahr einlösen. Nur weil Sie den Scheck in der Hand haben, weil er im nächsten Jahr datiert ist - und bis dahin nicht kassierbar war - würde der Scheck in den Steuern des nächsten Jahres enthalten sein.

Wie wirkt sich diese Regel auf Mitarbeiter-W-2-Formulare aus?

W-2-Formulare sind die Formulare, die Sie Mitarbeitern im Januar geben, um Auskunft über ihre Gehälter und Beträge zu geben, die für Bundessteuern und FICA-Steuern (Sozialversicherung und Medicare) einbehalten werden.

Der letzte Gehaltsscheck vom Dezember ist in den W-2-Einnahmen dieses Jahres enthalten.

Der erste Gehaltsscheck im Januar ist in den W-2-Einnahmen des neuen Jahres enthalten.

Nachdem Sie diese W-2-Formulare vorbereitet haben, müssen diese an die Mitarbeiter verteilt und bei der Social Security Administration eingereicht werden. Hier sind die Daten zu erinnern: W-2-Formulare müssen an die Mitarbeiter bis Ende Januar für die Löhne des Vorjahres gegeben werden. Sie müssen außerdem W-2-Formulare bis zum 31. Januar bei der Sozialversicherungsbehörde einreichen (nicht am 28. Februar, wie in früheren Jahren. Dieses neue, frühere W-2-Anmeldedatum beginnt 2017, für 2016 Steuern.) Wenn Sie Lohnbuchhaltungssoftware verwenden. sollte sich die Software um die Steuerfrage für den Mitarbeiter W-2s kümmern.

Wie geht die Abrechnungssoftware mit diesem Problem um?

Patriot Software sagt: "Der Benutzer das sind Sie, das Unternehmen würde das Bezahlungsdatum auswählen, das Tag, Monat und Jahr einschließen würde. Aber um klar zu sein, ist das Einzahlungsdatum des Gehalts normalerweise auch das" Bezahlungsdatum ". "Wenn es aus irgendeinem Grund jemals eine Verspätung bei der Hinterlegung der Gelder gibt, wird der Mitarbeiter W2 immer noch das Lohndatum in der Abrechnung widerspiegeln."

Wie gehe ich mit diesem Problem um?

Einige Vorschläge:

1. Überlegen Sie sich nicht und versuchen Sie nicht, das zu überdenken. Geben Sie Gehaltsschecks aus, wenn sie normalerweise verteilt werden. Wenn Sie versuchen, Lohnsteuern selbst zu berechnen, kann es ratsam sein, Lohnsoftware zu kaufen.

2. Informieren Sie die Mitarbeiter. Lassen Sie die Mitarbeiter wissen, in welchem ​​Steuerjahr ihr letzter Gehaltsscheck liegt. Es ist immer besser, die Mitarbeiter zu warnen, als sie später herausfinden zu lassen und sich darüber aufzuregen.

3. Sie können Hilfe von Ihrem CPA oder einem anderen Steuerfachmann erhalten. Wenn Sie wirklich verwirrt sind, sollten Sie vielleicht einen Gehaltsabrechnungsdienst in Anspruch nehmen, um bei diesen Problemen zu helfen.