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Was ist Mitarbeiterreise?
Im Allgemeinen sollte die Zeit, die von Mitarbeitern für berufsbezogene Aktivitäten aufgewendet wird, bezahlt werden. Reisen, die mit den Pflichten des Mitarbeiters und der Zeit des Pendelns (Reisen zwischen Haus und Arbeit) zusammenhängen, werden nicht bezahlt. Die Reisezeit kann sowohl lokale Fahrten als auch Reisen von zu Hause umfassen.
Fahrzeit und Pendelzeit
Pendeln geht hin und her, um zu arbeiten. Jeder (zumindest jeder, der nicht zu Hause arbeitet) pendelt zu einem Arbeitsplatz.
Pendelzeit ist persönliche Zeit, keine Geschäftszeit. Die IRS erlaubt es Unternehmen nicht, Pendlerzeit als Betriebsausgaben abzuziehen, und die Mitarbeiter sollten nicht für die Pendelzeit bezahlt werden.
Das Arbeitsministerium (DOL) diskutiert Mitarbeiter, die vom Arbeitgeber bereitgestellte Fahrzeuge fahren. Der DOL berücksichtigt die Zeit, die ein Mitarbeiter in einem vom Arbeitgeber bereitgestellten Fahrzeug in Heimarbeitszeiten oder in von einem Mitarbeiter durchgeführten Tätigkeiten verbracht hat, die mit der Nutzung des Fahrzeugs zum Pendeln verbunden sind, im Allgemeinen nicht "geleistete Arbeitsstunden" und muss also nicht bezahlt werden.
Hier eine mögliche Faustregel: Wenn Sie eine Reise genehmigen, egal wie der Mitarbeiter reist (Auto, Zug, Bus, etc.), sollte die Reisezeit bezahlt werden.
Reisestunden für stündige Mitarbeiter
Die Bezahlung an Mitarbeiter für örtliche Reisezeiten gilt nur für nicht freigestellte (stündliche) Mitarbeiter, nicht für die Befreiung von (beruflichen oder leitenden) Angestellten. Befreite Mitarbeiter werden für ihre Fachkenntnisse von der Stelle bezahlt, nicht von Stunde zu Stunde.
Reisebeispiele: Bezahlt oder nicht bezahlt?
- Ein Mitarbeiter fährt jeden Tag von zu Hause aus zur Arbeit. Sie bitten ihn, auf dem Weg anzuhalten und Bagels für die Personalversammlung abzuholen. Diese Fahrzeit wird nicht bezahlt. Zeit, die zur Arbeit pendelt, ist nie bezahlte Zeit; die Zeit für die Bagels anzuhalten ist für die Pendler "nebensächlich" und gehört nicht zum Job des Mitarbeiters.
- Sie bitten einen Mitarbeiter, während der Arbeitszeit in ein Geschäft zu fahren, um Bagels für das Bürogespräch zu holen. Wenn der Mitarbeiter während der normalen Arbeitszeit diese Reise unternimmt, sollte er oder sie bezahlt werden.
- Eine LPN (lizenzierte professionelle Krankenschwester) arbeitet für eine Pflegeeinrichtung und reist zwischen den beiden Standorten dieser Einrichtung wie vorgesehen, wobei sie Patienten an beiden Standorten betreut. Ihre tägliche Reisezeit muss in ihrem Gehalt enthalten sein, weil sie nicht pendelt, sondern zwischen Arbeitsorten reist.
Bezahlen von Mitarbeitern für Zeit, die von zu Hause weggeschafft wurden
Mitarbeiter, die zu Geschäftszwecken an einen anderen Ort reisen, sind ein anderer Fall. Im Allgemeinen müssen Sie den Mitarbeitern für die Zeit bezahlen, die Sie unter Ihrer Kontrolle haben und die Zeit, die sie nicht nach Belieben ausgeben können. Wenn also ein Mitarbeiter von Cleveland nach Pittsburgh zu einem zweitägigen Seminar auf Anweisung des Unternehmens reist, sollte ein Teil der Zeit des Mitarbeiters kompensiert werden.
Bei bezahlten Angestellten ist die Bezahlung der Reisezeit kein Thema, weil die Angestellten für die Arbeit bezahlt werden, nicht für die geleisteten Arbeitsstunden. Die Bezahlung der Geschäftsreisezeit kann jedoch im Fall eines stündlichen Mitarbeiters ein Problem darstellen.
Die Reisekosten für einen Tag oder für Übernachtungen zu bezahlen ist kompliziert.
Wenden Sie sich an das nächstgelegene Bezirksamt des US-Arbeitsministeriums, um Informationen zu bestimmten Fällen von Reisezeiten zu erhalten, die Ihr Unternehmen betreffen. Sie können sich auch an einen Arbeitsrechtsanwalt wenden, um diese Fragen zu besprechen.
Bezahlen von Reisekosten
Neben der Bezahlung von Mitarbeitern für die Reisezeit sollten Sie auch ihre Reisekosten begleichen. Das Arbeitsministerium verlangt keine Erstattung von Reisekosten, aber es ist sinnvoll, Angestellte zu bezahlen, wenn sie reisen müssen. Reisekosten sind für Ihr Unternehmen abzugsfähig und Mitarbeiter können nicht erstattete Reisekosten abziehen. Wenn Mitarbeiter geschäftliche und persönliche Reisen miteinander kombinieren, müssen Sie den Teil, der geschäftlich verbunden ist, aussortieren und nur diese Ausgaben bezahlen.
Staatliche Vorschriften für die Bezahlung von Arbeitnehmerreisen
Erkundigen Sie sich bei Ihrer staatlichen Arbeitsbehörde, ob es Vorschriften gibt, die die föderalen Vorschriften ersetzen könnten.
Weitere Informationen
The Balance enthält einige Tipps zur Senkung der Reisekosten.
SHRM (die Gesellschaft für Personalwesen) hat mehr Informationen über die Bezahlung der Arbeitszeit von Mitarbeitern.
Weitere Informationen zum IRS zur Mitarbeiterreisezeit finden Sie in IRS Publication 535: Business Expenses.
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