5 Unterschiede zwischen Projekten und Business as Usual

Arbeiten Sie wirklich an einem Projekt? Oder ist das, was Sie tun, Teil des täglichen Betriebs Ihres Unternehmens?

Wenn ich mit Leuten in Teams spreche, sagen sie mir oft, dass sie sich nicht sicher sind, ob sie an einem Projekt arbeiten oder "nur" eine Business-as-usual-Funktion ausüben. Beide Rollen sind in einer Organisation erforderlich und gleichermaßen gültig. Sie können aber auch helfen zu verstehen, woran Sie arbeiten, damit Sie besser sehen können, wo sie in die Organisation insgesamt passt.

Lassen Sie uns den Unterschied klären, damit Sie sicher sind, was ein Projekt ist und was wie immer Teil des Geschäfts ist. Es gibt fünf Hauptunterschiede zwischen Projektarbeit und normaler Arbeit. Sie sehen oft "business as usual", abgekürzt als BAU.

1. Projekte verändern das Geschäft; BAU identifiziert Änderung

Erstens gibt es einen Unterschied darin, wie die Änderung gehandhabt wird.

Business-as-usual-Geschäfte leiten das Geschäft. Sie halten die Lichter an. Sie dienen Kunden und treffen Ziele. Auch die BAU-Teams wissen als erste, wann die bestehenden Geschäftsprozesse nicht funktionieren und nicht mehr zweckgerecht sind. Wenn dies geschieht, sind die BAU-Teams diejenigen, die die Notwendigkeit von Veränderungen erkennen.

Ein Manager kann im Rahmen einer strategischen Überprüfung vorschlagen, welche Änderungen für diesen Geschäftsbereich oder diese Geschäftseinheit vorgenommen werden müssen, um ihre Ziele zu erreichen. Oder ein heller Funke in einer Abteilung könnte einen Änderungsvorschlag durch ein Vorschlagswesen für Mitarbeiter unterbreiten.

Am anderen Ende des Spektrums können Sie einen vollständigen Business Case erstellen lassen, der von einem Senior Manager erstellt wurde, um Änderungen zu liefern, die erforderlich sind, um der Division zu helfen, ihre Ziele für das Jahr zu erreichen.

Es rationalisiert nicht nur die Geschäftsprozesse. Diejenigen, die in BAU-Funktionen arbeiten, können ebenfalls erkennen, dass Veränderungen aufgrund von Änderungen des Regulierungsrahmens oder als Teil der Wettbewerbssituation für die Organisation von wesentlicher Bedeutung sind.

Frontline-Mitarbeiter arbeiten strategisch und wissen, was anders sein soll, um dorthin zu gelangen.

Projekte sind der Mechanismus zur Implementierung dieser Änderung. Projekte liefern über die Projektverwaltung Änderungen an und durch die BAU-Funktionen. Wir werden klären, wie das Projektmanagement weitergeht. Die Projektorganisation arbeitet an der Umsetzung der von den BAU-Teams identifizierten Änderungen. Dies geschieht, sobald ein Projektgenehmigungsprozess durchlaufen wurde, der normalerweise ein Geschäftsfall und eine Genehmigung durch die Geschäftsleitung ist.

Das soll nicht heißen, dass Leute in einer Projektrolle niemals Verbesserungen der Geschäftspraxis vorschlagen können, aber sie tun dies unter ihrer Rolle als Angestellte und nicht als Teil ihrer Projektrolle.

Diese Aufteilung, die Sie auch als "Ändern des Geschäfts, Führen des Geschäfts" erfahren, ist auch am Ende von Projekten bemerkbar.Die Änderung, die ein Projekt implementiert, besteht darin, eine Ausgabe zu liefern. Das könnte ein Stück neue Software, ein Gebäude, ein neuer Service oder etwas anderes sein. Das BAU-Team ist dafür verantwortlich, das zu nutzen und daraus Nutzen zu ziehen. Mit anderen Worten, das Projekt bietet die Möglichkeit, Vorteile zu erhalten, und die BAU-Betriebe nutzen diese Fähigkeit, um tatsächlich die Vorteile zu erhalten.

2. Projekte Risikomanagement; BAU senkt Risiko

Damit die Business-as-usual-Funktionen effektiv sind, werden Sie feststellen, dass die BAU-Teams versuchen, alle betrieblichen Risiken zu mindern. Die Unsicherheit aus dem Geschäft zu nehmen, um eine bessere organisatorische Stabilität und wiederholbare Prozesse zu erreichen, ist eine gute Sache.

Projekte erfordern aufgrund ihres Wesens, einzigartig und unsicher zu sein, ein gewisses Risiko. Das Unternehmen macht einen kleinen Sprung ins Ungewisse, indem es ein Projekt durchführt, da es Veränderungen einführt und etwas liefert, was vorher nicht da war.

Projektteams gehen daher Risiken anders an als die BAU-Seite der Organisation. Projektmanager versuchen, sowohl positive als auch negative Risiken zu managen, um die besten Ergebnisse zu erzielen. Dies könnte auch die Risikominderung beinhalten, um die Wahrscheinlichkeit zu minimieren, dass dies passieren wird, aber es beinhaltet auch andere Risikomanagementstrategien.

Es ist unwahrscheinlich, dass Sie bei einem Projekt jemals das Risiko auslöschen, aber vielleicht können Sie dies aus guten betrieblichen Gründen für Ihre BAU-Arbeit tun.

3. Projekte sind zeitgebunden; BAU ist aktiv

Projekte haben einen Anfang, eine Mitte und ein Ende. Dies ist der Projektlebenszyklus. In der Tat ist das definierendste Merkmal eines Projekts, dass es endet. Während dieser Zeit arbeiten der Projektmanager und das Projektteam an dem Projekt. Dann wird das Team während der Übergabe und Abschlussphase am Ende aufgelöst.

Die BAU hört nicht auf. Sie können natürlich eine Funktion schließen oder einen Prozess stoppen, wenn er für das Unternehmen nicht mehr benötigt wird - obwohl dies als Projekt verwaltet würde! .. Eine BAU-Funktion erzeugt laufende Arbeiten ohne vorhersehbares Enddatum.

4. Projekte können kapitalisiert werden; BAU kann oft nicht sein

Projekte können kapitalisiert werden und oft kann die BAU nicht sein - Sie verlassen sich auf Betriebskosten für Ihre laufende Geschäftstätigkeit. Mit anderen Worten, die Bilanzierungsverfahren für Projekte und "andere" Aufgaben sind unterschiedlich.

Die Projektfinanzierung bezieht sich häufig auf die Inbetriebnahme eines Vermögenswerts, dh die Kosten können aktiviert werden. In einigen Fällen können Sie, je nachdem, wo Sie sich auf der Welt befinden, und Ihre lokalen Buchhaltungsvorschriften sogar die Projektkosten unterschreiten.

BAU-Kosten werden normalerweise als Betriebskosten (Opex) betrachtet und in der Gewinn- und Verlustrechnung des Unternehmens erfasst.

Projektfinanzierung und Unternehmensfinanzierung sind im Allgemeinen ein sehr spezialisierter Bereich. Daher sollten Sie sich stets von Ihren Finanzfachleuten beraten lassen, bevor Sie sich darüber einig werden, was in Ihrer Organisation nicht kapitalisiert werden sollte und darf. Die Rechnungslegungsvorschriften unterscheiden sich von Land zu Land und sogar von Organisation zu Organisation, wo einzelne Unternehmen bestimmte Prozesse und Vorgehensweisen haben.

Überprüfen Sie im Zweifelsfall immer!

5. Projekte beinhalten funktionsübergreifende Teams; BAU umfasst Funktionsteams

Schließlich gibt es einen großen Unterschied in der Zusammensetzung der Projektteams. Projekte umfassen in der Regel multidisziplinäre Expertenteams, die zusammengebracht werden, um eine bestimmte Leistung zu erbringen. Zu wissen, wie man ein Projektteam motiviert, ist wichtig, weil manchmal Projekte beginnen, ohne dass das Ziel allen mitgeteilt wird. Wenn die Menschen nicht genau wissen, woran sie arbeiten, neigen sie dazu, nicht die beste Arbeit zu leisten.

Projektteams bestehen aus Personen, die bestimmte Rollen erfüllen. Dies sind keine Berufsbezeichnungen, sondern Positionen innerhalb des Projekts mit unterschiedlichen Verantwortlichkeiten. Die Hauptrollen in einem Projektteam sind:

• Projektsponsor
• Projektmanager
• Hauptlieferant (die für die Ausführung der Arbeit verantwortliche Organisation, die ein internes Team wie die IT oder ein externer Auftragnehmer oder Lieferant sein kann) > Kunde (dies kann ein interner Kunde sein, wie ein anderer Abteilungsleiter, oder in einer Kundendienstorganisation der Kunde, für den Sie das Projekt liefern)
• Sachverständige für Sachgebiete (Personen, die für die Dauer in das Team aufgenommen wurden) des Projekts oder eines Teils davon, die ihr Fachwissen nutzen, um zum Erfolg des Projekts beizutragen.
• Erfahren Sie mehr über die Rollen in einem Projektteam.

Die Arbeit der BAU wird dagegen von funktionalen Teams verwaltet. Sie sind Experten für sich, aber zusammen als eine Abteilung und normalerweise mit weniger funktionsübergreifenden Überschneidungen zu anderen Abteilungen als Projektteams.

Es ist normalerweise sehr klar, woran sie arbeiten sollen und welche Ziele das Team hat. Sie werden klare Ziele und eine Vision für die Rolle der Abteilung im Unternehmen haben. Ein Beispiel wäre ein Kundenserviceteam, das als Teil einer größeren Kundendienstabteilung arbeitet und Anrufe und E-Mails von Kunden zu Ihrem Produkt bearbeitet.

Das ist kompliziert: Es gibt Überschneidungen. Zum Beispiel ist ein Teamleiter in diesem Kunden-Callcenter ein Spezialist auf seinem Gebiet. Sie können in ein Projektteam entsandt werden, um ein Arbeitspaket und die Ressourcen zu verwalten, die sich auf die Bereitstellung eines Teils eines Projekts beziehen, das sich auf den Kundenkontakt bezieht. In ihrer Projektarbeit übernehmen sie jedoch die Rolle des Subject Matter Expert und nicht des Teamleiters des Customer Services. Als Mitglied des Projektteams sind sie für ihren Teil des Projektbudgets verantwortlich und haben ein hohes Maß an Diskretion darüber, wie die Arbeit ausgeführt wird, um die Endziele zu erreichen. Vielleicht haben sie das nicht in ihrer BAU-Rolle.

Der Konflikt zwischen BAU und Projekten

Projektarbeit und BAU-Arbeit können gut nebeneinander liegen, aber meistens gibt es eine Spannung. Dies geschieht, weil Projekte versuchen, den Status Quo zu ändern. Der Status quo funktioniert ziemlich gut, und die Leute mögen die Veränderung meist nicht, also wird es dort immer ein bisschen Spannung geben.

Zweitens können Sie, wenn Sie Leute bitten, Ihrem Projektteam beizutreten, unter einem Loyalitätskonflikt leiden.Ist ihre erste Verantwortung für ihren Tagesjob oder das Projekt? Klare Ziele und ein starkes Engagement des Managements für das Projekt können hier helfen und die Kommunikationswege offen halten, damit sie wissen, wie die Prioritäten des Unternehmens und des Teams aussehen sollen.

Drittens ist es immer die Priorität, das Geschäft am Laufen zu halten. Dies hat Auswirkungen auf Projektteams, deren Finanzierung möglicherweise gekürzt, wichtige Ressourcen auf die BAU-Rollen zurückgezogen und die Zeitpläne verzögert werden, da die Arbeit, die mit der Bewältigung des Tagesbetriebs der Organisation verbunden ist, im Mittelpunkt steht.

Projektmanager können davon frustriert sein, aber es wird immer so sein, und es sollte so sein. Es hat keinen Sinn, ein fantastisches Projekt zu liefern, wenn das Unternehmen in der Zwischenzeit pleite gegangen ist und niemand mehr das nutzen kann, was Sie gebaut haben!

Unter Berücksichtigung dieser Richtlinien sollte es leicht zu erkennen sein, ob Sie an Projekten oder der BAU oder an beidem arbeiten.