Was sind Reisekosten und Ausgaben?

Reisekosten sind Ausgaben, die ein Mitarbeiter während einer Geschäftsreise tätigt. Das Unternehmensgeschäft kann beispielsweise Konferenzen, Ausstellungen, Geschäftstreffen, Kunden- und Kundentreffen, Jobmessen, Schulungen und Verkaufsgespräche umfassen.

Die Ausgaben können Unterkunft, Rückerstattung des persönlichen Fahrgastaufkommens, Flüge, Bodentransport, Trinkgelder, Mahlzeiten, Trinkgelder für Kellner, Zimmerservice und andere Nebenkosten umfassen, die ein Mitarbeiter unterwegs erfahren könnte.

Ausgaben, die eine Organisation erstatten wird, finden Sie in der Geschäftsreiseregelung des Unternehmens. Machen Sie sich mit den Richtlinien Ihres Unternehmens vertraut, denn die Kosten für die Reinigung und die Mitgliedschaft im Fitnessstudio können auf längeren Reisen abgedeckt werden.

Die Unterhaltung des Kunden bei Konferenzen, Verkaufsgesprächen und Vor-Ort-Besuchen ist eine weitere erstattungsfähige Ausgabe, aber Sie kennen die Richtlinien Ihres Unternehmens, damit Sie die Grenzen der Unterhaltungskosten nicht überschreiten.

In der Regel zahlen Organisationen die Reisekosten für Mitarbeiter auf diese drei Arten.

• Firmenkreditkarten werden an Mitarbeiter ausgegeben, die häufig geschäftlich reisen müssen. Mitarbeiter können die meisten Ausgaben, die ihnen bei einer Geschäftsreise entstehen, mit der Firmenkreditkarte belasten. Für die Erstattung von Nebenkosten wie Trinkgeld und Fastfood müssen Mitarbeiter eine Spesenabrechnung ausfüllen.
  Gebührenkarten sind für die Mitarbeiter praktisch, da sie vor der Erstattung keine Bargeld für die Geschäftsausgaben bezahlen müssen. Informieren Sie sich jedoch über die Richtlinien Ihres Unternehmens. Möglicherweise müssen Sie Belege und andere unterstützende Dokumente noch einreichen.

• Bargeld: Organisationen ohne Mitarbeiter-Kreditkarten verlangen, dass die Mitarbeiter für jede Ausgabe einen Kostenerstattungsbericht ausfüllen, während der Mitarbeiter unterwegs ist. Sie verlangen im Allgemeinen Belege und eine gewisse Berechtigung für jede Ausgabe.
  Nur selten würde eine Organisation die Mitarbeiter auffordern, für die großen Ticketartikel wie den Flugpreis zu bezahlen und später eine Erstattung zu beantragen. Eine Firmenbestellung oder eine Firmenkreditkarte zahlen für große Ausgaben im Voraus. Häufig müssen die Mitarbeiter jedoch für ihre Reisekosten, die später erstattet werden, Barauslagen zahlen.
• Tagegeld: Ein Taggeld ist ein Tagegeld, das einem Mitarbeiter zur Deckung aller Ausgaben zur Verfügung gestellt wird. Der Mitarbeiter ist dafür verantwortlich, dass er sich innerhalb der Parameter des Geldbetrags, den er täglich erhält, für eine solide Reisekostenoption entscheidet.
  Einige Unternehmen zahlen direkt für Transport und Unterkunft, geben aber den reisenden Angestellten einen Tagessatz für alle anderen Ausgaben, einschließlich Mahlzeiten und Bodentransport. Es ist bekannt, dass Angestellte Ausgaben zu tragen haben, um das zusätzliche Geld aus dem Tagegeld zu behalten.Unternehmen erlauben dies im Allgemeinen.

Mitarbeitern, die geschäftlich unterwegs sind, wird empfohlen, sich über die Reiserichtlinien des Unternehmens und die Kosten, die für die Erstattung abgedeckt sind, auf dem Laufenden zu halten. Aufwendungen, die außerhalb der Policies liegen, werden im Allgemeinen nicht erstattet oder gedeckt.

Quittungen werden von den meisten Unternehmen verlangt, außer denen, die ein Tagegeld zahlen. Ihre Firma hat wahrscheinlich auch eine Form, von der sie erwarten, dass die Mitarbeiter sie für die Reisekosten verwenden.

Um über erstattungsfähige Ausgaben auf dem Laufenden zu bleiben, wird den Mitarbeitern häufig eine Frist eingeräumt, innerhalb derer sie eine Spesenabrechnung einreichen und die entsprechenden Belege einreichen müssen. Die Finanzabteilung wird Richtlinien haben, die helfen, auf dem Laufenden zu bleiben.

Wenn Sie Fragen zu den angemessenen Reisekosten in Ihrem Unternehmen haben, wenden Sie sich an Ihren Vorgesetzten und die Personalabteilung.

Sie wollen das Geld nicht ausgeben und erhalten später eine Überraschung.

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