Gutes Office Management für Ihr Unternehmen

Desorganisation und Verwirrung sind irritierend, aber sie sind auch einfach schlecht fürs Geschäft. Betrachten Sie es als eine Formel, wenn Sie mögen: Chaoserhöhung bedeutet sinkende Gewinne. Die Antwort? Gute Büroleitung. So können Sie mit gutem Verwaltungsmanagement das Chaos in Ihrem kleinen Unternehmen kontrollieren:

1. Richten Sie Office-Management-Routinen ein und bleiben Sie dabei.

Routineaufgaben benötigen Routineverfahren, wenn Sie organisiert bleiben und alles reibungslos ablaufen wollen.

Richten Sie Routinen für den Umgang mit Papier- und Bürosystemen ein. Zum Beispiel sollte, wenn möglich, jedes Stück Papier, das in Ihr Büro kommt, einmal behandelt, gehandelt und abgelegt werden - nicht zufällig auf einem Schreibtisch gestapelt. In ähnlicher Weise sollten digitale Kommunikationen wie E-Mails priorisiert und sofort gehandhabt werden, wenn möglich oder für zukünftige Aktionen gekennzeichnet werden.

Office-Systeme, einschließlich Desktops, Laptops, Dateiservern, Multifunktionsdruckern und mobilen Geräten, benötigen sowohl Administrations- als auch Notfallverfahren. Wenn das System abstürzt oder ein Computer-gestütztes Gerät ausfällt, muss jeder in Ihrem Büro wissen, wen er anrufen und was nicht (z. B. das Problem selbst zu beheben). Lernen Sie die 3 Schritte zum Schutz Ihrer kritischen Geschäftsdaten kennen.

2. Stellen Sie klar abgegrenzte Verantwortlichkeiten auf.

Gute Büroverwaltung hängt davon ab, dass Menschen wissen, wer für was verantwortlich ist - es sind Leute, die verantwortlich sind, die Dinge erledigen.

Was würde zum Beispiel passieren, wenn der Einkauf für Ihr kleines Unternehmen von wem auch immer durchgeführt wird? Würden Sie Druckerpapier finden können, wenn Sie es brauchten? Eine Person, die für die Bestellung aller Geräte und Zubehör zuständig ist, löst das Problem und sorgt für einen reibungslosen Ablauf. Lassen Sie die Angestellten per E-Mail an die angegebene Person senden, um nach Bedarf zu fragen, oder schreiben Sie eine handgeschriebene Liste an einem auffälligen Ort, an dem die Benutzer hinzufügen können, was sie benötigen.

Das Gleiche gilt für die (Computer-) Systemadministration. Sie müssen eine Person haben, die für die Sicherheit Ihrer Computersysteme verantwortlich ist und Dinge wie Konten, Passwörter und Software nachverfolgen kann. Die Verwendung cloudbasierter Systeme für Büroanwendungen, Buchhaltungssoftware und Datenspeicherung ist eine ideale Lösung für kleine Unternehmen, aber Sie müssen weiterhin eine vertrauenswürdige Person für die Durchführung von Verwaltungsaufgaben wie Hinzufügen / Löschen von Benutzern, Zuweisen von Berechtigungen usw. bereitstellen. > 3. Führen Sie Datensätze - und halten Sie Ihre Geschäftsunterlagen auf dem neuesten Stand.

Aufzeichnungen zu führen, hört sich nach dem einfachsten Teil des guten Verwaltungsmanagements an - bis Sie die Notwendigkeit berücksichtigen, diese Aufzeichnungen zugänglich und aktualisiert zu halten. Aber die erste Regel, ein guter Büroleiter zu sein, wird Ihnen helfen, dies in den Griff zu bekommen. machen Sie Aktualisierungsaufzeichnungen eine Büroroutine.Wenn Sie beispielsweise einen neuen Kunden oder Kunden erhalten, dauert es nur einen Moment, bis Sie ihn in Ihre Kontaktdatenbank eingeben. Dann dauert es nur noch einen oder zwei Sekunden, bis die Aufzeichnung aktualisiert ist, nachdem Sie mit ihm am Telefon gesprochen haben.

(Beachten Sie auch, dass die meisten Gerichtsbarkeiten Datenschutzgesetze haben, die die Handhabung von Kundeninformationen regeln.)

4. Spazieren Sie durch Ihr Büro und nehmen Sie Platz.

Ist Ihr Büro ein Beispiel für Raummanagement oder Raumfahrtmanagement?

Wenn Sie durch das Büro gehen, müssen Sie Hindernisse umgehen oder Gefahr laufen, über etwas zu stolpern?

Wenn Sie sich an einen Schreibtisch setzen, könnten Sie dort bequem arbeiten? Sind die Dinge logisch so arrangiert, dass die Dinge, die Sie am Schreibtisch am meisten benutzen würden, am nächsten liegen?

Es gibt heutzutage viele Dinge in Büros, von Druckerständern bis zu Aktenschränken. Für ein gutes Büro-Management müssen Sie sicher sein, dass alle Dinge im Büro auf maximale Effizienz und maximale Sicherheit ausgelegt sind. Die Grundlagen des Small Office- oder Home Office-Designs bieten Tipps für die sichere Erfüllung der Leistungs-, Beleuchtungs- und Lüftungsbedürfnisse Ihrer Büroräume.

5. Planen Sie die mühsame Arbeit.

Es ist zu einfach, Dinge aufzugeben, die Sie nicht gerne tun, und die meisten Geschäftsleute haben keine Freude an Aufgaben wie Einreichung, Versand und Annahme oder Buchhaltung - selbst an Büroleitungen.

Leider funktioniert ein Büro, wie eine Küche, nicht ohne die Hausarbeiten.

Wenn Sie ein Kleinunternehmer sind, der in der Lage ist, alles, was Sie als langweilig oder unangenehm erachten, nicht an andere weiterzugeben, zwingen Sie sich regelmäßig dazu, indem Sie jede Woche Zeit dafür einplanen. Nehmen Sie zum Beispiel einen Vormittag oder Nachmittag und verbringen Sie damit Anrufe in der Kälte, E-Mail-Anfragen, die keine Priorität sind, Social-Media-Postings, Aufzeichnungen über die Buchhaltung oder die Aktualisierung der Aufzeichnungen.

6. Delegieren und auslagern.

In einer perfekten Welt würde jeder nur das tun, was er oder sie Zeit hatte zu tun und es gut machte. Da die Welt nicht perfekt ist, tun viele Leute Dinge, für die sie nicht die Zeit oder das Talent haben, gute Arbeit zu leisten.

Delegieren und Outsourcing können nicht nur die Büroverwaltung Ihres Kleinunternehmens verbessern, sondern es Ihnen auch ermöglichen, sich auf Ihre Talente zu konzentrieren und so Ihre Bilanz zu verbessern. Ein Teilzeit- oder virtueller Assistent kann viele Büro- oder Verwaltungsaufgaben erledigen. Weitere Informationen zum Delegieren finden Sie unter Zu delegieren entscheiden.

7. Machen Sie Business-Planung zu einer Priorität.

Viele Kleinunternehmer verbringen ihre Tage damit, zu handeln und zu reagieren - und wundern sich dann, warum sie scheinbar ihre Räder drehen. Unternehmensplanung ist ein wichtiger Bestandteil eines guten Büromanagements und muss Teil Ihrer normalen Büroverwaltungsroutine sein.

Erfolgreiche Kleinunternehmer verbringen jede Woche Zeit mit der Geschäftsplanung, und viele nutzen tägliche Geschäftsplanungssitzungen als Mittel zur Zielsetzung und zum Wachstum.

Dieser Leitfaden für die Unternehmensplanung ist eine gute Grundlage für die Umsetzung Ihrer Geschäftsplanungsbemühungen. Es legt ein Business-Planning-Framework für Ihr kleines Unternehmen fest und stellt Ressourcen zur Verfügung, von der Erstellung einer Vision bis hin zu den Regeln für die Festlegung von Geschäftszielen.

Wenn Sie Mitarbeiter haben, bringen Sie diese entweder formal oder informell in die Geschäftsplanung mit ein.

Sie werden den Unterschied lieben

Lassen Sie sich nicht vom Chaos bei der Geschäftstätigkeit stören. Sobald Sie anfangen, diese sieben Prinzipien des guten Büro-Managements anzuwenden, werden Sie über den Unterschied erstaunt sein, den gutes Büro-Management macht - und wie viel mehr Geschäft Sie machen.

Siehe auch:

Warum Cloud Computing für kleine Unternehmen ideal ist

Das Ablagesystem beherrschen

Ein Dokumentenverwaltungssystem erstellen

10 Tipps zum Organisieren von Computerdateien