Versuch Chunking zur Verbesserung der Effizienz

Als Manager verbringen wir zu viel Zeit damit, mehr Arbeit in weniger Zeit zu erledigen. Eine häufige Antwort für überarbeitete Fachleute auf allen Ebenen ist der Versuch, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen. Das Problem ist, dass Multitasking nicht funktioniert.

Multitasking funktioniert nicht

Stellen Sie sich zum Beispiel vor, dass Sie morgens beim Zähneputzen über die Tagesordnung für ein großes Meeting nachdenken.

Es nimmt nicht viel von der Verarbeitungsleistung deines Gehirns, um deine Zähne zu putzen, und du könntest dich tatsächlich auf die Tagesordnung konzentrieren, während du deine morgendliche Zahnputzaufgabe mechanisch bearbeitest.

Aber was ist mit zwei Aufgaben, die mehr Kapazität Ihres Gehirns erfordern? Sie können am Telefon sprechen, während Sie Frühstück vorbereiten. Sie können beide Aufgaben richtig erledigen, aber die Chance auf Fehler durch Aufmerksamkeitsstörungen ist groß. Und wie wir alle wissen,

Chunking Works Better

Chunking "beschreibt, wie die menschliche Gedächtnisverwendung funktioniert. Es ist wichtig, sich dieses Konzept zu merken, wenn wir mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigen. Wir wechseln tatsächlich zwischen ihnen, anstatt sie gleichzeitig (obwohl im Falle des Zähneputzens, scheint es, als wären sie gleichzeitig).

Stellen Sie sich vor, Sie telefonieren, wenn jemand in Ihr Büro kommt. Sie fragen nach Ihrem Rat oder einer schnellen Entscheidung über ein Ausgabe.

Sie hören auf, die Person auf dem Telefon kurz zu hören, die Notiz vor Ihnen zu scannen, eine Antwort zu schreiben und zum Telefonanruf zurückzukehren. die beiden Aktivitäten (Telefonanruf und persönliche Konversation) gleichzeitig.

Sie haben tatsächlich drei Aufgaben nacheinander ausgeführt, den Anruf gestartet, die persönliche Konversation geführt und den Anruf dann fortgesetzt.

Genau wie in dem Frühstücksbeispiel oben, hätten Sie beide besser machen können und in weniger Zeit, wenn Sie Saum einer nach dem anderen statt zur gleichen Zeit. Der Grund ist, dass, wenn Sie mit jeder Aufgabe beginnen, Sie sich darauf konzentrieren und loslegen müssen.

Startzeit beendet Multitasking

Wenn Sie den Anruf gestartet haben, mussten Sie darüber nachdenken, die Telefonnummer suchen und den Anruf tätigen. Als du unterbrochen wurdest, musstest du herausfinden, was die Person von dir wollte, um ihnen eine Entscheidung geben zu können. Als Sie den Anruf wieder aufgenommen haben, mussten Sie sich daran erinnern, wo Sie aufgehört hatten. Sie hätten vielleicht sogar sagen müssen, "Ups, Entschuldigung, jemand ist hereingekommen. Was haben Sie gesagt?"

Je mehr Starts und Stopps Sie während des Tages machen, desto mehr von diesen zeitaufwändigen Anläufen Momente, die du hast. Diese Momente sind unproduktive Zeit. Wenn Sie einen täglichen Bericht vorbereiten müssen, ist der Startzeitpunkt wahrscheinlich ziemlich kurz im Vergleich zu dem für den Bericht, den Sie nur vierteljährlich durchführen.Dennoch, wenn Sie diesen Bericht vorbereiten und Sie unterbrochen werden, haben Sie jedes Mal fast die gleiche Zeit für den Start.

Ich kann meinen Wochenbericht in etwa 30 Minuten ohne Unterbrechungen schreiben. Ich habe es mehrere Stunden in Anspruch nehmen müssen, nur weil mein Job funktioniert und ich mit ungeplanten Aufgaben sehr viel zu tun habe.

(Das ist Code für Ich habe viele Unterbrechungen in meinem Tag.) Aber der Täter waren nicht die Leute, die mich unterbrochen haben. Der Täter war die Zeit, die für die Startmomente benötigt wurde, jedes Mal, wenn ich den Bericht neu startete.

Einige Male müssen Sie mehrere Aufgaben ausführen

Okay, manchmal müssen Sie Multitasking durchführen. Ihre Arbeit kann wie meine funktionieren. Was ist besser als Multitasking? Chunking ist besser.

Chunking ist das Konzept, den Tag in größere Stücke aufzuteilen, anstatt auf ständige Unterbrechungen zu reagieren. Je mehr Zeit Sie bestimmten Aufgaben widmen können, desto weniger Startmomente werden Sie haben und Ihre Effizienz verbessert sich entsprechend. Da Sie nicht so viel Zeit in Start-up-Momenten verbringen werden, werden Sie mehr Zeit haben und Sie werden mehr erledigt bekommen. Als Bonus, da Sie sich auf die einzelne Aufgabe konzentrieren können, werden Sie es besser machen.

Als Seitenleiste haben Projektmanager vor langer Zeit die Macht dieser Technik erkannt und ihre eigene Version des "Chunking" über den Projektstrukturplan erstellt.

Erste Schritte mit Chunking

Wie können Sie mit dem Chunking beginnen?

• Beginne klein, bis du ein Gefühl dafür hast. Wählen Sie eine einzelne Aufgabe aus, vielleicht Ihren wöchentlichen Bericht.
• Beiseite legen die 30 Minuten, die Sie wissen, dauert es.
• Schließen Sie Ihre Tür oder legen Sie ein Schild mit der Aufschrift "Genius bei der Arbeit" oder ähnliches auf und konzentrieren Sie sich dann auf den Bericht und nichts anderes als den Bericht.
• Ignoriere das Telefon.
• Überprüfen Sie die E-Mail nicht.
• Schreiben Sie einfach den Bericht.

Versuchen Sie dasselbe mit Telefonanrufen, Mitarbeiterversammlungen und anderen regulären Aktivitäten. Konzentrieren Sie sich auf Ihre Tage, und nach ein paar Wochen Übung werden Sie sich fühlen und effizienter sein.

The Bottom Line

Verschwenden Sie nicht so viel Zeit mit dem Multitasking. Stattdessen machen Sie sich effizienter und produktiver durch Chunking. Während der Begriff peinlich ist, ist das Konzept effektiv!

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Aktualisiert von Art Petty