Schritte zum Erstellen eines Bewilligungskalenders

Wenn Sie ein Grant-Autor sind, ist Ihr Leben wahrscheinlich verrückt nach Terminen und Tabellenkalkulationen. Aber es gibt einen Weg, es viel einfacher zu machen.

Gestalten Sie einen Grant-Kalender, der Sie pünktlich und für alle Details verantwortlich hält.

Jahr für Jahr kann ein Zuschusskalender ein großartiges Werkzeug sein, das Ihnen hilft, nur nach der Finanzierung zu gehen, die am besten zu Ihren Programmen passt und Ihnen hilft, mit den Geldgebern in guten Beziehungen zu bleiben.

Entwickeln Sie noch heute einen Förderantragskalender und erstellen Sie eine Karte für den zukünftigen Fundraising-Erfolg.

Die Erstellung eines umfassenden Zeitplans erfordert Zeit und vielleicht ein wenig Zwanghaftigkeit. Jedoch wird ein wenig Arbeit im Voraus Ihnen unzählige Stunden und Ressourcen über das Jahr ersparen. Vielleicht können Sie sich sogar etwas entspannen.

Hier sind einige einfache Schritte, mit denen Sie Ihren Grant-Kalender starten können.

1. Wählen Sie eine Vorlage für Ihren Finanzhilfevorschlagskalender

Das von Ihnen gewählte Format hängt von Ihren organisatorischen Anforderungen, Ihrem Team und Ihrem individuellen Arbeitsstil ab. Für viele Organisationen funktioniert eine monatlich geteilte Tabelle recht gut. Andere bevorzugen das größere Detail, das Projektmanagement-Software bietet.

Unabhängig vom Format sollte jeder Zuschusskalender Ihnen einen Schnappschuss des Monats, Fristen, Aktionen, die zum Ausfüllen des Angebots erforderlich sind, und den Status der Anwendung geben. Hier finden Sie eine Musterbewilligungskalendervorlage.

Ihr Zeitplan sollte auch einen Aufgabenabschnitt enthalten. Sie können Aufgaben direkt im Kalender oder auf einer separaten Registerkarte auflisten. Wenn Sie mit anderen Personen an Zuschüssen arbeiten, verwenden Sie kollaborative Software wie Google Docs, um Doppelarbeit zu vermeiden und sicherzustellen, dass alle auf dem Laufenden bleiben.

2. Überprüfen Sie Ihre früheren Zuschüsse

Schauen Sie sich Ihre Zuschüsse aus dem letzten Jahr an. Entscheiden Sie, für welche Sie sich erneut bewerben werden. Bedenken Sie:

• Die Höhe der Förderung, die Sie erhalten haben
• Wie lange die Bewerbung dauerte
• Und die Wahrscheinlichkeit einer erneuten Finanzierung

Stellen Sie sicher, dass alle Förderrichtlinien jährlich überprüft werden, da sich die Förderprioritäten ändern.

3. Forschung und Tierarzt neue Stipendien

Beginnen Sie mit der Suche nach allen Stipendien, für die Sie berechtigt sind. Verschwenden Sie keine Zeit mit der Beantragung von Zuschüssen, die Sie niemals erhalten werden.

Überprüfen Sie gründlich jeden neuen Zuschuss, der Ihrer Meinung nach für Ihr Programm geeignet ist. Berücksichtigen Sie die Prioritäten der Förderer, die Arten und den Wert der gewährten Zuschüsse sowie die Höhe der Arbeit, die jede Anwendung in Anspruch nimmt.

4. Betrachten Sie den offiziellen Kalender Ihrer Wohltätigkeitsorganisation

Haben Sie eine große Spendenaktion, die viel Zeit in Anspruch nimmt? Plant einer Ihrer Mitarbeiter einen längeren Urlaub? Denken Sie einmal im Monat an die Mitarbeiter Ihrer Organisation und die Zeitverpflichtungen. Behalten Sie diese Einschränkungen im Auge, wenn Sie Ihren Planungskalender erstellen.

5. Füllen Sie die strengen Fristen aus

Wenn Sie sich entschieden haben, für welche Zuschüsse Sie sich bewerben möchten, füllen Sie Ihre Tabelle mit den Zuschüssen aus, für die harte Zeitbeschränkungen gelten. Da sich diese nicht ändern, stellen sie ein Skelett dar, über das Sie die restlichen Einreichungen organisieren können.

6. Füllen Sie die Einführungsfristen aus

Sobald Sie sich ein Bild vom kommenden Jahr gemacht haben und die strengen Fristen eingehalten haben, ist es an der Zeit, die rollierenden Termine einzuhalten. Wenn Sie sich für Firmenförderprogramme bewerben, platzieren Sie sie früher im Jahr, da diesen Quellen das Geld ausgeht. Wenn Sie wissen, wann eine Stiftung oder andere Geldgeber Zuschussanträge prüfen, können Sie planen, Ihre Anträge rechtzeitig vor diesem Zeitpunkt einzureichen.

7. Aufgabenabschnitt ausfüllen

Überlegen Sie sich alle Aufgaben, die zum Ausfüllen eines Vorschlags erforderlich sind. Sind Ihre Daten auf dem neuesten Stand? Benötigen Sie eine interne Genehmigung?

Denken Sie an jede der Aufgaben. Dann arbeiten Sie rückwärts mit Fristen für jede Aktion. Nachdem Sie die Aufgabenzeitpläne abgeschlossen haben, müssen Sie möglicherweise einige der rollierenden Termine neu mischen.

Der Aufgabenbereich ist auch ein großartiger Ort, um sich Notizen über den Bewerbungsprozess zu machen, einschließlich der Gespräche, die Sie mit den Geldgebern geführt haben, und aus den gemachten Erfahrungen.

Wenn Sie sich erneut bewerben, können Sie sich auf diese Notizen im folgenden Jahr beziehen.

8. Seien Sie realistisch

Es ist besser, sich für zehn solide, relevante Zuschüsse zu bewerben, als zwanzig Bewerbungen einzureichen.

Seien Sie realistisch in Bezug auf die Menge an Arbeit, die jede Einreichung benötigt, und auf die Zeit, die Sie haben. Bezahlen Sie keine Zuschüsse, die unwahrscheinlich erscheinen oder die über den Umfang Ihrer Dienstleistungen hinausgehen.

9. Verbessere

Ein Erteilungskalender ist kein statisches Dokument. Wenn Sie von neuen Finanzierungsmöglichkeiten erfahren, fügen Sie diese hinzu. Wenn sich Ihre Programm- oder Finanzierungsprioritäten ändern, ändern Sie den Zeitplan. Ihr Zuschusskalender sollte mindestens einmal jährlich überprüft werden.

Stellen Sie sicher, dass Sie in jedes Jahr Zeit investieren, um Ihren Kalender zu überprüfen, Ihre Erfolge zu reflektieren und Ihre Strategie für das nächste Jahr zu planen.

Die Erstellung eines Grant-Kalenders nimmt im Voraus Zeit in Anspruch, aber sobald Sie die anfängliche Arbeit erledigt haben, sind Sie auf dem besten Weg zu einer erfolgreichen Grant-Strategie.

Kerri Drumm unterstützt gemeinnützige Organisationen bei Moderation, Training, Organisationsentwicklung und Grant writing.