Einfache Schritte zum Erstellen eines Projektbudgets

Erfahrene Projektmanager und solche, die in großen Unternehmen arbeiten, verfügen über Software und Buchhalter, um Projektbudgets zusammenzustellen. Aber was ist, wenn du es nicht tust? Wenn Sie auf eine leere Tabelle oder eine E-Mail von Ihrem Projekt-Sponsor starren und Sie bitten, die Finanzen für das Projekt zusammenzustellen, dann ist dieser Artikel für Sie.

Wir werden uns die fünf Dinge ansehen, die Sie tun müssen, um ein grundlegendes Projektbudget zu erstellen.

Verwenden Sie Ihre Aufgabenliste

Nehmen Sie zunächst Ihre Projektaufgabenliste. Möglicherweise haben Sie auch eine Projektstruktur und wenn Sie eine haben, ist es am besten, diese zu verwenden. Aber eine Aufgabenliste wird so lange funktionieren, wie sie umfassend alles abdeckt, was Sie für das Projekt tun müssen.

Wenn Sie keine Aufgabenliste haben, müssen Sie eine erstellen. Schreiben Sie alles auf, was Sie tun müssen und was Sie bauen oder machen müssen, bevor das Projekt abgeschlossen werden kann. Es muss nicht in einer bestimmten Reihenfolge sein, aber es muss alles enthalten.

Schließlich können Sie auf diesem Schritt Ideen mit Ihrem Projektteam austauschen, da es etwas gibt, das Sie vergessen haben. Viele Köpfe sind besser als einer!

Schätzen Sie jede Komponente ab

Gehen Sie nun Ihre Liste durch und errechnen Sie den Preis jedes Artikels. Zum Beispiel könnte eine Aufgabe, die besagt "Sitzungen einrichten, um Anforderungen zu besprechen", beinhalten, die Besprechungsräume zu beschaffen und anzuheuern oder Ressourcen zu kaufen, die Sie benötigen, wie ein Projektor oder Flipchartstifte.

Es ist mit Kosten verbunden, also erhalten Sie Angebote für Ihre Zimmervermietung und die anderen Geräte und notieren Sie sie.

Tun Sie dies für alles auf der Aufgabenliste, damit Sie mit jedem Artikel einen Preis erhalten. Einige Projektaufgaben haben möglicherweise keinen Preis und das ist OK.

Schätzungen zusammen hinzufügen

Fügen Sie als Nächstes alle Schätzungen hinzu.

Das ist am einfachsten, wenn Sie eine Liste von Elementen in einer Tabelle erstellen, die Kosten in der nächsten Spalte addieren und dann die Spalte am Ende summieren. Lassen Sie die Tabelle die Mathematik für Sie erledigen! Dies wird zu Ihrer Budgettabelle.

Es ist eine gute Idee, Ihre Kosten auch in Kategorien zu unterteilen, damit Sie leicht erkennen können, wohin der Großteil des Geldes geht. Verwenden Sie Kategorien wie 'Projektstart', 'Infrastruktur' oder 'Training' - wählen Sie Gruppierungen, die etwas im Kontext des Projekts bedeuten.

Hinzufügen von Kontingenz und Steuern

Es wäre großartig, wenn Sie eine Kristallkugel hätten und diese Kosten mit einer Genauigkeit von 100% vorhersagen könnten, aber Sie fühlen sich wahrscheinlich nicht sicher in Ihrer Fähigkeit, dies zu tun! Hier kommt Kontingenz ins Spiel. Es ist eine Geldgrube, die darauf basiert, wie zuversichtlich Sie glauben, dass Sie die Schätzungen richtig verstanden haben. Es bezieht sich nicht auf eine bestimmte Aufgabe. Es ist ein allgemeiner "Notfalltopf" für den Fall, dass Sie etwas falsch gemacht haben oder versehentlich etwas ausgelassen haben.

Wenn Sie nicht wissen, wie viel Kontingenz Sie hinzufügen müssen, gehen Sie für 10% der Summe, die Sie in Schritt 3 erstellt haben.Dies ist eine nicht-wissenschaftliche Schätzung, die von vielen Projektmanagern verwendet wird, und gibt Ihnen ein wenig Abfederung Ihres Budgets, falls Sie sie benötigen.

Fügen Sie unten in Ihrer Budget-Kalkulationstabelle eine Zeile mit dem Wort "Kontingenz" hinzu und geben Sie den Prozentsatz an, den Sie verwendet haben.

Vergessen Sie nicht, Umsatzsteuer oder andere Steuern hinzuzufügen, die nicht explizit bereits in Ihren individuellen Werbebuchungsschätzungen enthalten sind.

Füge alles hinzu und das ist dein endgültiger Budgetbetrag.

Genehmigung beantragen

Als letztes müssen Sie Ihren Manager oder Projektsponsor bitten, Ihr Budget zu genehmigen. Sprechen Sie mit ihnen darüber, wie Sie es zusammenstellen und welche Elemente Ihr Gesamtbudget ausmachen.

Das ist es! Projektbudgetierung ist eine grundlegende Projektmanagementkompetenz und dieser Leitfaden wird Ihnen helfen, ein Projektbudget zu erstellen.