Die sieben Todsünden der Powerpoint-Präsentationen

Es ist nicht überraschend, dass Powerpoint © Diashows in den meisten Geschäftspräsentationen zur Norm geworden sind. Sie sind schnell zu produzieren, einfach zu aktualisieren und effektiv, um visuelles Interesse in die Präsentation zu bringen. Sie können jedoch auch für erfahrene Moderatoren eine Katastrophe bedeuten. Der Schlüssel zum Erfolg besteht darin, sicherzustellen, dass Ihre Diashow eine visuelle Hilfe und keine visuelle Ablenkung ist. Um die besten Ergebnisse zu erzielen, vermeiden Sie die üblichen "sieben Todsünden" von Powerpoint © Präsentationen.

1. Slide-Übergänge und Sound-Effekte.
Sie werden zum Mittelpunkt der Aufmerksamkeit, was wiederum das Publikum ablenkt. Schlimmer noch: Wenn eine Präsentation mit mehreren Effekten und Übergängen auf einem Computer läuft, der viel langsamer ist als der, auf dem sie erstellt wurde, ist das Ergebnis eine träge, fast komische Wiedergabe. Solche Gimmicks verstärken selten die Botschaft, die Sie vermitteln möchten. Wenn Sie nicht bei einer Science-Fiction-Convention auftreten, lassen Sie den lasergeführten Text weg!

Lassen Sie die Einblendungen, Ausblendungen, Tücher, Jalousien, Überblendungen, Schachbretter, Schnitte, Cover und Splits an Hollywood-Filmemacher. Auch "Builds" (Textzeilen, die bei jedem Mausklick erscheinen) können ablenken. Konzentrieren Sie sich auf Ihre Botschaft, nicht auf die Technologie.

2. Standard-Clipart.
Tod um Bohnen zu screenen! Powerpoint © ist inzwischen so weit verbreitet, dass die darin enthaltenen Cliparts zu einem "visuellen Klischee" geworden sind. "Es zeigt einen Mangel an Kreativität und ein müdes Festhalten an einer Standardform.

Stellen Sie zunächst sicher, dass Sie Grafiken benötigen, um Ihre Nachricht zu verbessern. Wenn Sie dies tun, verwenden Sie Ihre eigenen gescannten Fotos oder Grafiken mit besserer Qualität von Unternehmen wie PhotoDisc. Bildschirmaufnahmen können Realismus bei der Darstellung von Informationen über eine Website oder ein Computerprogramm hinzufügen. Zwei beliebte Bildschirmaufzeichnungsprogramme sind Snagit (www. Techsmith.com) für Windows und Snapz Pro (www. Ambrosiasw. Com) für Macintosh.

Beide sind als Shareware verfügbar.

3. Präsentationsvorlagen
Ein weiteres visuelles Klischee. Vorlagen zwingen Sie, Ihre ursprünglichen Ideen in die vorgefertigte Form einer anderen Person einzupassen. Die Vorlagen enthalten oft störende Hintergründe und schlechte Farbkombinationen. Heben Sie ein gutes Buch über Webgrafiken auf und wenden Sie dieselben Prinzipien auf Ihre Folien an. Erstellen Sie Ihren eigenen unverwechselbaren Look oder verwenden Sie Ihr Firmenlogo in einer Ecke des Bildschirms.

4. Textlastige Folien.
Projizierte Folien sind ein gutes Medium, um eine Idee grafisch darzustellen oder einen Überblick zu geben.Sie sind ein armes Medium für Details und Lesen. Vermeiden Sie Absätze, Zitate und sogar ganze Sätze. Beschränken Sie Ihre Folien auf fünf Zeilen Text und verwenden Sie Wörter und Phrasen, um Ihre Punkte zu erstellen. Das Publikum wird in der Lage sein, Schlüsselpunkte leichter zu verdauen und zu behalten. Verwenden Sie Ihre Folien nicht als Vortragsnotizen oder projizieren Sie einfach eine Gliederung Ihrer Präsentation.

5. Das "Ich" Paradigma.
Moderatoren scannen häufig einen Tisch oder eine Grafik direkt aus ihrem vorhandenen Unternehmensdruckmaterial und fügen sie in ihre Diashow-Präsentationen ein. Die Ergebnisse sind fast immer suboptimal. Druckvisuals sind normalerweise von 8-12 Zoll gesehen, anstatt von mehreren Füßen betrachtet zu werden. Typischerweise sind sie zu klein, zu detailliert und zu textuell, um eine effektive visuelle Darstellung zu ermöglichen.

Das Gleiche gilt für die Schriftgröße; Die 12-Punkt-Schriftart ist ausreichend, wenn der Text vor Ihnen liegt. Zielen Sie in einer Diashow auf eine Schriftart mit mindestens 40 Punkten. Erinnern Sie sich an das Publikum und bewegen Sie den Kreis von "mir" zu "wir". "Stellen Sie sicher, dass alle Elemente eines bestimmten Objektträgers groß genug sind, um leicht zu erkennen zu sein. Größe ist wirklich wichtig.

6. Lesen.
Eine mündliche Präsentation sollte sich auf interaktives Sprechen und Zuhören konzentrieren, nicht auf das Lesen durch den Sprecher oder das Publikum. Die Anforderungen von gesprochener und geschriebener Sprache unterscheiden sich erheblich. Gesprochene Sprache ist kürzer, weniger formell und direkter. Das Lesen eines Textes ruiniert eine Präsentation. Ein verwandter Punkt hat mit Handouts für das Publikum zu tun. Eines Ihrer Ziele als Moderator ist es, die Aufmerksamkeit des Publikums zu gewinnen und zu halten. Wenn Sie Materialien vor Ihrer Präsentation verteilen, liest Ihr Publikum die Handzettel, anstatt Ihnen zuzuhören. Oft hängen Teile einer effektiven Präsentation davon ab, Spannung zu erzeugen, um das Publikum zu erreichen.

Wenn das Publikum alles lesen kann, was Sie sagen werden, ist dieses Element verloren.

7. Glaube an die Technik.
Sie wissen nie, wann eine Gerätestörung oder inkompatible Schnittstellen Sie dazu zwingen, Ihre Präsentation auf einem anderen Computer abzugeben. Seien Sie vorbereitet, indem Sie Ihre Präsentation auf einer CD-ROM sichern.

Noch besser ist eine Compact-Flash-Speicherkarte mit einem Adapter für den PCMCIA-Steckplatz in Ihrem Notebook. Damit können Sie noch Änderungen in letzter Minute vornehmen. Es ist auch eine gute Idee, ein paar Farbfolien Ihrer Schlüsselbilder vorzubereiten. Im schlimmsten Fall funktioniert keine der Technologien und Sie haben keine visuellen Darstellungen. Sie sollten immer noch in der Lage sein, eine ausgezeichnete Präsentation zu geben, wenn Sie sich auf die Botschaft konzentrieren. Machen Sie sich immer mit der Präsentation vertraut, üben Sie sie und seien Sie bereit, das Publikum unabhängig von der verfügbaren Technologie zu begeistern. Es ist fast eine verlorene Kunst.

Dr. Joseph Sommerville hat den Titel "The Presentation Expert" erhalten, um Fachleuten zu helfen, effektivere Präsentationen zu entwerfen, zu entwickeln und zu liefern. Er ist der Leiter von Peak Communication Performance, einem in Houston ansässigen Unternehmen, das weltweit arbeitet, um Fachleuten bei der Entwicklung von Fähigkeiten in der strategischen Kommunikation zu helfen.