Real Estate Broker- und Agent-E-Mail-Verfahren

Wenn Sie wie ich sind, verwenden Sie Ihren E-Mail-Posteingang als To-Do-Liste, und Sie versuchen, ihn sauber zu halten. Oder Sie sind am anderen Ende immer mit einem prall gefüllten Posteingang. Sie müssen sich der Bedeutung von E-Mails in der heutigen Geschäftswelt bewusst sein und wissen, wie Sie dazu aufgerufen sein können, E-Mails aus vergangenen Jahren zu erstellen.

Die Regierung hat E-Mail-Regeln. :

Bei Bundesgerichtsklagen können und werden wahrscheinlich E-Mails zur Voruntersuchung geliefert.

Da eine große Anzahl von Immobilien-Brokerage-Aktivitäten in irgendeiner Weise durch Bundesregeln geregelt sind, wie EPA und Fair Housing, können Sie die Tatsache nicht ignorieren, dass Sie in einem Bundesgericht Aktion enden könnten und müssen E-Mail-Datensätze erstellen.

Sei kein "Virtual Shredder"!

Es wäre sehr unangenehm, sich einem Bundesrichter zu stellen, der den Verdacht hat, dass Sie oder Ihr Agent absichtlich E-Mails gelöscht haben, die sich auf die Transaktion beziehen.

Glauben Sie nicht, dass die Entschuldigung "Mein Backup-System hat die Dateien überschrieben" Sie aus dem Konzept bringen wird. Das Wesen der meisten Backup-Systeme besteht darin, die ältesten Daten nach festgelegten Zeiträumen oder einer bestimmten Anzahl von Backups endgültig zu löschen.

Sie benötigen eine schriftliche Richtlinie:

Schützen Sie sich selbst und die Brokerage durch die Entwicklung einer schriftlichen E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinie, die die Verfahren für die Ablage von E-Mails in Bezug auf Transaktionen klar festlegt. Achten Sie darauf, anzugeben, dass dies alle E-Mails umfasst, eingehende und ausgehende E-Mails.

Wie bei Ihrem Verfahrenshandbuch und allen Dokumenten dieses Typs müssen alle neuen Agenten unterzeichnen, dass sie diese E-Mail-Verfahren gelesen, verstanden und befolgt haben. Dokumentieren Sie regelmäßig Besprechungen, bei denen Sie diese Verfahren wiederholen und erläutern, wie Sie die Anforderungen erfüllen können.

Gedruckt ist gut - Digital ist besser:

Sie können einfach festlegen, dass jede einzelne E-Mail gedruckt und in die Transaktionsdatei eingefügt wird. WENN dies religiös getan wird, ist der schlimmste Fall, ein paar hundert Seiten für die Präsentation vor Gericht zu kopieren.

Ein besserer Ansatz wäre, die E-Mails auch in einem digitalen Format zu archivieren, sei es auf einer externen Festplatte, einer CD oder DVD. Bei den niedrigen Kosten von CDs und DVDs ist das Übertragen der Dateien und das Einlegen der Disc in die Transaktionsdatei ein ausgezeichnetes Verfahren.

Ein Nebeneffekt ist der Aufruf vom Client, der eine Kopie seiner HUD-Anweisung benötigt. Es ist einfach, die Disc einfach einzulegen und per E-Mail zu versenden.

Archivierungsagent-E-Mails:

Obwohl Outlook die vorherrschende E-Mail-Lösung ist, gibt es Agenten, die Eudora verwenden, kostenlose Online-Systeme und andere. Bei unterschiedlichem Kenntnisstand und bei allen diesen Systemen ist es erforderlich, die E-Mails in einem langfristig wiederherstellbaren Format und an einem bestimmten Ort zu speichern.

Eine Methode wäre, alle Transaktions-E-Mails an eine Transaktions-E-Mail-Adresse weiterzuleiten oder zu kopieren. Mit SmithToJones @ YourDomain. com kann der Agent eingehende und "Cc / Bcc" ausgehende E-Mails an diese Transaktionsadresse weiterleiten. Jetzt befinden sie sich an einem Ort, an dem die Brokerage entsprechende Archivierungsmaßnahmen durchführen kann.

Digitales Dateiformat von Immobilien-E-Mails ist wichtig:

Erscheinen Sie nicht vor Gericht mit einer CD mit E-Mails in einem Format, das nicht gelesen werden kann. Wenn sich Softwareänderungen und Betriebssysteme häufig ändern, archivieren Sie E-Mails in einem allgemein akzeptierten Format, das zu einem späteren Zeitpunkt verfügbar sein sollte.

Das bei weitem am weitesten verbreitete Format ist Adobe Acrobat. pdf (steht für "portable document format"). Adobe neue Versionen waren immer in der Lage, ältere Versionsdateien zu lesen, so dass Sie in Zukunft nicht mit einem nutzlosen Archiv belassen werden sollten.

Ich benutze Gmail für geschäftliche Zwecke und kombiniere Evernote und eine PDF-Datei mit allen Transaktions-E-Mails in einem einzigen Dokument, nachdem ich es geschlossen habe.

Wie man alles andere richtig macht und trotzdem Ihr Geschäft verliert:

Als Immobilienmakler und Firmeninhaber mit Agenten sind wir verantwortlich für die Art und Weise, wie sie ihre Aktivitäten durchführen.

Es spielt keine Rolle, ob wir nur die besten und akribischsten Agenten auswählen. Jeder macht Fehler. Lassen Sie sich nicht durch einen Fehler große Geldbußen oder gar Ihr Geschäft kosten, da Ihre Brokerage keine E-Mails zu einer Transaktion erstellen kann.

Methoden und Verfahren zum Umgang mit E-Mail-Archiven sind nicht teuer, und es wird keine große Anstrengung zur Entwicklung und Verwaltung der Prozeduren, die notwendig sind, um diese wichtige Funktion unter Kontrolle zu bringen, erfordern.