Immobilien-Dokumentfreigabe mit Google Drive

Was ist Google Drive?

Google Drive ist ein kostenloser Dienst von Google, der ständig Dateien auf Ihrer Festplatte überwacht und diese in der Cloud sichert. Ich sage kostenlos, und es werden bis zu 15 GB Speicherplatz für Google Mail, Google + Fotos und Google Drive freigegeben. Also, wie viel freier Speicherplatz Sie haben, hängt davon ab, wie viel Speicherplatz Sie für die anderen beiden Anwendungen verwenden. Wenn Sie Gmail oder andere Google-Dienste verwenden, sollten Sie hier Ihre aktuelle Speicherplatznutzung und den verbleibenden Speicherplatz auf der Google-Speicherseite überprüfen können.

Google Drive für Immobilientransaktionen

Um Google Drive nutzen zu können, müssen Sie die kleine Anwendung auf Ihrer Festplatte installieren. Dadurch wird ein Ordner erstellt, und alle Dateien, die Sie in diesen Ordner ziehen oder in diesem Ordner speichern, werden automatisch in der Cloud in Google Drive kopiert. Sie müssen nichts tun, und es ist ein angenehmes Gefühl zu wissen, dass Sie eine Cloud-Sicherung wichtiger Dateien haben.

Abhängig davon, wie viel Speicherplatz Sie haben oder extra Sie bezahlen möchten, können Sie so viel in diesen Ordner legen, wie Sie möchten. Ich bezahle 1 Terabyte Speicherplatz, da ich meinen gesamten Ordner "Eigene Dateien" in den Google Drive-Ordner platziert habe. Dazu gehören meine Fotos, und da ich eine Android-Handykamera verwende und meine Fotos automatisch in Google + speichern, verbrauche ich viel Speicherplatz. Jedoch, um so ziemlich alles zu haben, was ich auf diese Weise unterstützt habe, ist es die $ 9 wert. 99 / Monat zu mir für diese Lagerung. Es gibt weniger teure mehrere Ebenen, aus denen Sie wählen können.

Für Immobilien machen Sie wahrscheinlich bereits die Grundlagen, indem Sie für jede Transaktion einen Transaktionsordner auf Ihrer Festplatte erstellen. Sie müssen diesen Ordner nur im Google Drive-Ordner ablegen, um die Backups zu erstellen. Wenn Sie jedoch wie ich sind, gibt es einige Dateien, die ich nicht mit dem Kunden teile, wie z. B. Notizen oder Dokumente, die sich auf die Transaktion beziehen, aber für den / die Kunden nicht von Interesse oder notwendig sind.

Erstellen Sie einfach einen Unterordner innerhalb des Haupttransaktionsordners, vielleicht als Client-Dokumente bezeichnet, und platzieren Sie alles, was Sie freigeben möchten, in diesem Ordner.

Jetzt müssen Sie nur noch in den Google Drive-Ordner im Internet wechseln und die Freigabeoption verwenden, um den entsprechenden Ordner für Ihre Clients freizugeben. Natürlich können Sie ihnen Dokumente als Anhänge per E-Mail senden, aber es ist toll, ihnen mitteilen zu können, dass sie jederzeit Zugriff auf alle Dokumente im freigegebenen Ordner haben. Nachdem ein Geschäft geschlossen wurde, sende ich eine E-Mail an meine Kunden und informiere sie, dass sie sicherstellen sollten, dass sie alle Dokumente aus diesem Ordner herunterladen, es sei denn, sie haben sie bereits in irgendeiner Weise aus E-Mails oder Handzustellungen eingereicht.

** Warnung: SEHR WICHTIG - Ändern Sie die Standardeinstellung "Can Edit" auf "Can View"."Sie können die Elemente weiterhin herunterladen. Wenn Sie ihnen jedoch Bearbeitungszugriff gewähren, können sie diese Dateien löschen oder auf andere Weise auf ihren Computer verschieben. Wenn dies der Fall ist, werden sie in Ihrem Google Drive-Ordner ausgeblendet und anschließend gesichert. und verschwinden von Ihrer Festplatte!!! **

Irgendwann in der Zukunft sollten Sie diesen Ordner in den Ruhestand schicken, um Speicherplatz freizugeben, und Sie möchten, dass sie wissen, dass sie innerhalb weniger Monate.

Ein weiterer Grund, warum ich für 1 TB Speicherplatz zahle, ist, dass ich die Transaktionsordner für mindestens die Anzahl der Jahre, die mein Staat von mir verlangt, um Papierdateien von Transaktionen zu behalten, aufrechterhalten möchte. , eine Festplattenordnerdatei und eine on-line-Unterstützungsakte Mein Zustand, New Mexiko, erlaubt jetzt elektronische Dokumentenablage und erfordert nicht mehr Papierakten.

Immobiliendateien vom ersten Kontakt zum Schließen

Wir alle wünschen uns, dass jeder zu einem Closing und einer Provision führte, aber wir wissen alle, dass das nicht der Fall ist. Es handelt sich um Dokumente und E-Mail-Kommunikationen, die möglicherweise ein Auftakt zu einer Transaktion sind oder nicht. Das Starten eines Ordners für jeden Kunden, der die Anzeigephase erreicht, ermöglicht es mir, diesen Ordner einfach in meinen Transaktionsordner zu verschieben, um später einen vollständigen Satz von Dokumenten an einem Ort zu erhalten.