Was Sie wissen müssen über Advertising Timesheets

Viele Branchen verlassen sich auf Arbeitszeitnachweise, um die Mitarbeiterproduktivität zu überwachen und Einnahmen und Vorteile zu berechnen. Einige verwenden ein "Eintakt" -System mit offiziellen Zeitkarten und andere stützen sich auf ein Zeitmanagementsystem, das komplizierte Details darüber aufzeichnet, wie die Zeit jeden Tag verbracht wurde. Letzteres wird von Werbe-, Marketing- und Designagenturen auf der ganzen Welt verwendet.

Die Daten, die in diese Arbeitsblätter eingegeben werden, normalerweise von den Mitarbeitern in der Kreativabteilung, protokollieren die Stunden, die für jeden Teil des Projekts ausgegeben wurden.

Das bedeutet nicht nur die Erstellung der Kampagne, sondern auch das erste Briefing, die Präsentation des Kunden und sogar die Zeit, die in den Drehs und Produktionsstudios verbracht wurde. Nur wenn man sich ein klares Bild von der Art und Weise verschafft, wie die Zeit vergangen ist, kann eine Agentur die Arbeitsbelastung, die Kundenfakturierung und die Art und Weise, wie die Zeit zwischen den Teams aufgeteilt wird, effektiv bewältigen.

Die Arbeitszeittabelle in Kürze

In den frühen Tagen der Werbung, wie so viele Aufgaben dieser Zeit, wurde die Zeit manuell auf Papier mit Stiften und Bleistiften (und viel Radiergummi) aufgezeichnet. Heutzutage wird die Zeit mit einer ausgefeilten Software in den Computer oder ein Tablet eingegeben, die Berichte aller möglichen Varianten erstellen kann.

Die meisten Shops haben eine sehr ähnliche Vorlage, die folgendes enthält:

• Die Auftragsnummer
• Der Auftraggeber
• Die vorliegende Aufgabe
• Beliebiges und alle zugewiesenen Mitarbeiter
• Datum und Anzahl der geleisteten Stunden
• Der Preis pro Stunde < Overtime
• Wenn Sie ein Projekt für einen Client starten, öffnet der Account Manager oder Traffic Manager eine Auftragsnummer und beginnt, die Stunden zu verfolgen.

Diese entsprechen in der Regel dem Angebot oder Gebot für den Kunden und werden in Stunden unterteilt, die hauptsächlich in folgenden Bereichen verbracht werden: Forschung, Planung und Strategie, Kreativentwicklung, Produktion und Projektverwaltung.

Wenn alles nach Plan verläuft, stimmen die tatsächlich für das Projekt aufgewendeten Stunden gut mit der Schätzung überein, was aber normalerweise nicht der Fall ist.

Die kreative Entwicklung nimmt oft mehr Zeit in Anspruch als jeder andere Teil des Prozesses, und zwar aufgrund einer Richtungsänderung, eines Kunden-Feedbacks oder der Unfähigkeit, den Auftrag zu knacken. Dies kann zu einem Streitpunkt mit dem Kunden werden, da er nicht viel zusätzliches Geld für die kreative Zeit ausgeben möchte, da die Kreativabteilung Probleme hat, eine Lösung zu finden.

Die Arbeitszeittabelle muss jedoch korrekt ausgefüllt werden, um die Zeit zu verfolgen und dem Kunden zu zeigen, wie das Geld ausgegeben wurde und wie die Agentur arbeitet. Es ist ein guter Weg, um zu sehen, ob einige Projekte zu arbeitsintensiv sind, um einen Gewinn zu erzielen, oder ob andere so lukrativ sind, dass sie Investitionen in diesen Klienten für die weitere Arbeit verdienen. Und in aller Kürze, das ist die Rolle der Arbeitszeittabelle.

Die Vorteile von Timesheets

Hier ist, warum Timesheets der Lebensnerv jeder Agentur sind:

Geld

• - Timesheets zeigen eine Agentur (sogar intern), wie viele Stunden für jeden Teil von jede Kampagne. Es ist dann einfach zu sehen, ob sich der Client des Kunden lohnt oder ob es Zeit ist, den Kunden Projekt für Projekt zu vermitteln. Bei einer internen Agentur kann diese Zeit nicht direkt zu Abrechnungen führen, aber sie zeigt dem Management, wie effektiv sie die Zeit der Kreativabteilung nutzen. Wenn es entdeckt wird, verbringen sie 90% ihrer Zeit auf nur einem Aspekt des Geschäfts, das kann einige rote Fahnen erstellen.

Transparenz

• - Wenn Arbeitszeittabellen korrekt ausgeführt werden, ist es leicht zu sehen, wo die Dinge reibungslos funktionieren und wo sich Engpässe oder Ineffizienzen einschleichen. Warum verbraucht ein Texter die Hälfte der Zeit auf einem Kunden? ? Und wenn mehr Creatives benötigt werden, wird ein kurzer Blick auf die Arbeitszeittabelle zeigen, ob die Abteilung überarbeitet ist. Verpflichtung und Verantwortlichkeit

• - Die meisten Kunden erwarten eine bestimmte Anzahl von Stunden für ein Projekt. Wenn sie nicht glauben, dass die richtige Menge an Arbeit in einen Job gesteckt wurde, können die Zeiterfassungen die Daten liefern, um etwas anderes zu sagen. Es ist auch eine Möglichkeit, einigen Kunden zu zeigen, wie viel Wert sie von der Agentur bekommen. Analyse

• - Die frühere Wertentwicklung ist oft ein guter Indikator für die Zukunft. Wenn ein Klient der Agentur das Leben nimmt und sie zur Hölle macht, können die Daten aus den Timesheets zeigen, ob es sich lohnt, diesen Klienten zu behalten, oder ob es Zeit ist, sie loszulassen. Auf der anderen Seite der Gleichung kann es einer Agentur die Rentabilität einiger Kunden zeigen, die nur wenig kreative Arbeit und Anstrengung erfordern, aber eine maximale Rendite für die Investition.
  Die Nachteile der Arbeitszeittabellen

Bei all diesen Pluspunkten, was ist das Problem? Nun, es gibt einen Grund, warum die Zeiterfassungen von fast allen außer den Zahlenbrechern der Agentur allgemein verabscheut werden:

Zeit

• - Viele Leute in Agenturen, besonders in Kreativabteilungen, wollen keine Zeit ihrer Zeit widmen. Verwaltung. Als Kreative kann es schädlich sein, sich von einem großen kreativen Brainstorming zu trennen, um Stunden zu füllen. Viele Account Manager haben die gleichen Probleme. Es ist ironisch, aber Zeit für Timesheets wird selten zugeteilt. Fehler

• - Dies führt direkt zum ersten Punkt. Viele Creatives verlassen die Zeiterfassung bis zur letzten Minute vor dem Ende des Monatsberechnungsberichts. Und das bedeutet, dass die Genauigkeit einer Arbeitszeittabelle von ziemlich gut bis entsetzlich reicht. Es ist schwer, sich daran zu erinnern, wie viele Minuten Sie vor zwei Wochen für einen Job ausgegeben haben, also ist es oft ein Rätselraten. Wenn die Timesheets alle erraten sind, macht es sie fast nutzlos. Schlechter Fokus

• - Die Zeit ist kein guter Indikator für hervorragende Werbung. Ein Laden konnte 40 Stunden verbringen und nichts Besonderes produzieren, ein anderer konnte 10 arbeiten und ein Meisterwerk herstellen. Arbeitszeittabellen zeichnen nicht die Qualität des Denkens auf, sondern nur die Zeit, die damit verbracht wird.
  Die Zukunft der Arbeitszeittabellen

Arbeitszeittabellen müssen bleiben und müssen manuell erstellt werden. Die automatische Zeiterfassung funktioniert nicht, da sie manuell gestartet und gestoppt werden muss. Wenn Sie vergessen, die Uhr zu starten, verlieren Sie Stunden. Vergessen Sie, es zu stoppen, und ein armer Kunde wird für Stunden der Arbeit in Rechnung gestellt, die für ein anderes Projekt ausgegeben wurden. Das wiederum könnte zu Problemen (und sogar zu Klagen) mit Überberechnung und dem Verlust eines wertvollen Kunden führen.

Die einzige Möglichkeit, eine gute Zeiterfassung zu gewährleisten, besteht darin, darauf zu bestehen, dass jeder in der Agentur mindestens zweimal am Tag Zeitlisten aktualisiert, einmal vor dem Mittagessen und dann noch einmal vor der Heimreise. Wenn dies erledigt ist, werden die Zeiterfassungen genau und hilfreich sein. Und wenn es nicht getan wird, sollten Agenturen mit Motivation kreativ werden. Finden Sie einen Weg, den Zeiterfassungsprozess zu fördern. Geben Sie jenen Mitarbeitern, die ihre Zeit akribisch protokollieren, einen wöchentlichen Bonus oder freitags ein paar Stunden. Es mag wie eine Verschwendung von Zeit und Geld erscheinen, aber genaue Zeiten können der Agentur weit mehr wert sein als ein paar hundert Dollar hier oder dort jede Woche.