Es wird erwartet, dass Konferenz- und Veranstaltungsplaner vor einer geplanten Konferenz ein "Pre-Con" -Treffen mit dem Konferenzdienstmanager in Hotels, Konferenzräumen, Konferenzzentren und anderswo abhalten.
Es ist im Wesentlichen die Konferenz vor der Konferenz.
Für diejenigen, die keine häufigen Meetings planen, kann ein Pre-Con-Meeting zunächst unbequem oder unangenehm erscheinen, da es neue Begriffe oder Sprachen beinhalten kann, wie z. B. "Veranstaltungswiederaufnahme" oder "Bankettereignisbestellung".
< ! --1 ->Was sollten Event-Planer von einem Pre-Con erwarten?
Ein Pre-Con ist ein Meeting, das mit Event-Anbietern und Lieferanten abgehalten wird, bei denen die Veranstaltung oder das Programm stattfinden soll. Es wird in der Regel ein oder zwei Tage vor dem eigentlichen Ereignis abgehalten und unterscheidet sich vom Durchgang, der am Tag eines Ereignisses stattfindet.
Einige Leute können Konferenzen vor der Tagung mit der Planung größerer Konferenzen, Kongresse, Kongresse und Incentive-Programme verbinden. Es ist jedoch auch üblich, eine Vorbesprechung für Seminare und andere besondere Veranstaltungen abzuhalten.
Was Sie bei einem Pre-Con-Meeting
erwarten können Das Pre-Con-Meeting bietet dem Event-Planer die Möglichkeit, die endgültige Logistik für ein bestimmtes Programm mit dem am Programm beteiligten Lieferantenmanagementteam zu überprüfen.
Typischerweise wird eine Konferenz vor dem Zusammentreffen vom Konferenzdienstleiter des Veranstaltungsortes koordiniert und geplant. Er oder sie lädt Führungskräfte aus verschiedenen Bereichen ein, die an der Veranstaltung beteiligt sind, um die Logistik ihrer jeweiligen Rolle für eine Veranstaltung zu überprüfen.
Dies ist eine ausgezeichnete Zeit für den Meeting- oder Eventplaner, um eine Beziehung zu allen Beteiligten herzustellen.
Während der Pre-Con ist es angemessen, dass der Veranstaltungsplaner einige der Hauptziele der Veranstaltung hervorhebt, einschließlich wichtiger Informationen über die Organisation, die die Veranstaltung ausrichtet, wichtige Botschaften, die während der Veranstaltung vermittelt werden, und wichtige VIPs.
Pre-Con ist der richtige Zeitpunkt, um den Ereignis-Lebenslauf zu überprüfen
Ein Ereignis-Lebenslauf wird auch als Ereignisspezifikationen bezeichnet. Es enthält alle relevanten Informationen zu einem Programm oder einer Veranstaltung, einschließlich Einzelheiten zum Programm selbst. Diese Elemente können einige oder alle der folgenden Elemente enthalten: Daten, Uhrzeiten, Kontakte, Teilnehmerprofile, Notfallkontakte, Speisen und Getränke, Transport, Versandinformationen, Abrechnung, Audio / Video und andere spezielle Anforderungen.
Jeder Abteilungsleiter überprüft sein Verständnis der Veranstaltung einschließlich relevanter Details und ihrer typischen Arbeitsabläufe. Sie werden auch ihr Verständnis des Veranstaltungsvertrags und Informationen, die zuvor auf den Bankettveranstaltungen ausgetauscht wurden, überprüfen.
Meeting- und Veranstaltungsplaner sollten daran denken, während dieser Zeit detaillierte Fragen zu den Veranstaltungsspezifikationen zu stellen, wie z. B. die Besetzungsstufen und die Namen der Hauptkontakte während der eigentlichen Veranstaltung aus allen vertretenen Bereichen.Wesentliche Elemente der Vorkonzertation können eine Überprüfung folgender Punkte sein:
- Anforderungen an Speisen und Getränke
- Anforderungen an die Gastzimmerliste (falls zutreffend)
- Anforderungen an die Konferenz und Ausstellung der Ausstellung
- Versammlungsraum und Ausstellungsfläche Anforderungen (Grundrisse)
- Technische Anforderungen wie Elektrik und Telekommunikation
- Details zur Beschilderung
Dies ist der ideale Zeitpunkt, um Änderungen in letzter Minute vorzunehmen. Obwohl sie es nicht immer mögen, erwarten die meisten Anbieter und Lieferanten vernünftige (und unangemessene) Änderungen. Wenn die Vor-Con während einer Zeit geplant wird, während der das Setup läuft, sollten Sie eine frühe Rauminspektion durchführen, um sicherzustellen, dass alles reibungslos läuft.
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